phẩm thông thường với doanh thu từ các đơn đặt hàng đặc biệt).
Mục đích kiểm toán:
− Nhận biết các loại giao dịch trọng yếu (nghĩa là các loại giao dịch có ảnh hưởng/tác động lớn tới các tài khoàn trọng yếu và các CSDL)
− Nhận ra các quy trình trọng yếu nếu có thể
− Nhận biết các nguồn lực và chuẩn bị thông tin cho các trình bày quan trọng
Bảng 2.5: Các giao dịch trọng yếu của khách hàng ABC Tên giao dịch Loại
giao dịch
Khoản mục
liên quan Chiến lược
Lần kiểm tra cuối cùng
Chi tiền Diễn ra
hằng ngày N. Các khoản phải trả
Thử nghiệm cơ bản
Kiểm tra hằng năm
Thu tiền Diễn ra
hằng ngày C. Tiền và tương đương tiền Thử nghiệm cơ bản Kiểm tra hằng năm Hàng tồn kho và giá vốn hàng bán Diễn ra hằng ngày F. Hàng tồn kho Thử nghiệm cơ bản Kiểm tra hằng năm Tiền lương và các khoản trích theo lương
Diễn ra hằng ngày
VB. Lương và các khoản trích theo lương
Thử nghiệm cơ bản
Kiểm tra hằng năm
Mua hàng và phải trả Diễn ra
hằng ngày F. Hàng tồn kho
Thử nghiệm cơ bản
Kiểm tra hằng năm
Bán hàng và phải thu Diễn ra
hằng ngày E. Các khoản phải thu
Thử nghiệm cơ bản
Kiểm tra hằng năm
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của nhân viên kiểm toán Công ty Ernst & Young)
2.1.2.3. Tìm hiểu về qui trình giao dịch, các sai sót có thể gặp phải và các hoạt động kiểm soát kiểm soát
Các quy trình giao dịch: đối với các giao dịch trọng yếu mang tính chất thường xuyên, quy trình các giao dịch là các giao dịch được khởi đầu, cho phép, ghi nhận và báo cáo vào Sổ Cái. Đối với các giao dịch không thường xuyên hoặc các giao dịch mang tính chất dự đoán, “quy trình các giao dịch” ngụ ý là khách hàng đã ghi nhận, xử lý và báo cáo các sự kiện cũng như các điều kiện ảnh hưởng đến các giao dịch đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn và việc chuẩn bị thông tin: các thông tin được sử dụng bởi ban quản lý và cho quá trình quản lý để tạo lập và ghi nhận các khai báo quan trọng.
KTV tìm hiểu và ghi chép về qui trình của các giao dịch. Việc hiểu biết về quy trình kế toán nói chung và quy trình giao dịch nói riêng không những giúp KTV hiểu rõ hơn về hoạt động kế toán của khách hàng phục vụ tích cực trong quá trình thực hiện kiểm toán mà còn giúp KTV đánh giá tính hiệu quả của hệ thống KSNB của khách hàng. Ngoài ra, những hiểu biết này còn giúp cho KTV nhận biết rõ hơn nơi sai sót trọng yếu có thể xảy ra và xác định những hoạt động kiểm soát để giảm bớt rủi ro.
Để đạt được những hiểu biết về qui trình giao dịch kế toán, KTV thường áp dụng những phương pháp như:
− Phỏng vấn kế toán trưởng về cách bố trí đội ngũ nhân viên kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng người, phỏng vấn kế toán chịu trách nhiệm tương ứng để tìm hiểu về quy trình hạch toán, ghi chép, lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách.
− Yêu cầu kế toán cung cấp những tài liệu cần thiết phục vụ cho việc tìm hiểu
− Quan sát hệ thống chứng từ, sổ sách, quá trình ghi chép, sử dụng máy tính,… đồng thời quan sát việc hạch toán thực tế hàng ngày tại phòng kế toán để đánh giá xem việc hạch toán có tuân thủ các chính sách kế toán của công ty và quyết đinh, chế độ, chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính phê chuẩn hay không.
Các quy trình giao dịch KTV thực hiện đối với khách hàng ABC như sau:
− Tìm hiểu quy trình thu tiền
− Tìm hiểu quy trình chi tiền
− Tìm hiểu quy trình về hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
− Tìm hiểu quy trình bán hàng và thu tiền
− Tìm hiểu quy trình tiền lương mua hàng và thanh toán
Sau đây là ví dụ minh họa cho thủ tục tìm hiểu quy trình giao dịch kế toán chi tiền tại khách hàng ABC (trích dẫn giấy tờ làm việc của KTV tại Công ty ABC) như sau:
CÔNG TY TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM Tìm hiểu quy trình giao dịch kế toán chi tiền
Tham chiếu BD200
Trang: 1/ 133
Khách hàng: ABC Chuẩn bị bởi PTQ 26/12/2007
Năm tài chính 31/12/2007 Phê duyệt bởi TXH 12/07
Tên quy trình giao dịch
quan trọng Chi tiền
Người thực hiện
Bà Thu (Kế toán trưởng), bà Nga (Kế toán tiền mặt), bà Thanh (Kế toán công nợ)
Đầu vào/ Đầu ra của quy trình giao dịch kế toán Đầu vào/ Đầu ra của sự hỗ trợ của việc áp dụng hệ thống CNTT
Đầu vào:
Từ bên ngoài:
• Hóa đơn,…
Từ các quy trình khác:
• Yêu cầu thanh toán từ các bộ phận có liên quan
• Phê duyệt mua hàng
• Phiếu nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đầu vào
Thực hiện hàng ngày:
Không áp dụng
Hoạt động chi tiền được thực hiện thủ công. Kế toán ghi nhận hoạt động chi tiền trên Excel.
Đầu ra:
• Lệnh chi
• Phiếu chi
Từ các quy trình khác:
• Các khoản phải trả ghi bên Nợ
Đầu ra:
• Không áp dụng
Các quy trình giao dịch liên quan:
• Mua NVL
• Chi phí sản xuất chung cho văn phòng
• Phí điện thoại cho Ban Giám đốc
• Các khoản tạm ứng
Các tài khoản liên quan
• Tiền mặt • Tạm ứng
• Tiền gửi ngân hàng
• Các khoản phải trả
• Tiền lương …
•
Mô tả các bước trong quy trình của giao dịch chi tiền
Chi tiền mặt
S T T
Thứ tự các bước Thực hiện bởi Sự tin tưởng vào
dữ liệu điện tử
1 Đề nghị thanh toán và những chứng từ trợ giúp được đệ trình lên kiểm tra
Người có nhu cầu Giám đốc Kinh doanh Kế toán tiền
Không (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 Phiếu chi được chuẩn bị Kế toán tiền Không 3 Nghiệp vụ chi tiền được ghi nhận vào sổ tiền mặt Kế toán tiền Không 4 Cuối tháng, nghiệp vụ chi tiền được đối chiếu và
vào Sổ chi tiết / Sổ Cái
Kế toán trưởng Không
Ghi chú: Việc thanh toán bằng tiền mặt thường xảy ra khi mua hàng trị giá nhỏ hơn 15 triệu VNĐ
S
TT Thứ tự các bước Thực hiện bởi Sự tin tưởng vào
dữ liệu điện tử
1 Đề nghị thanh toán và những chứng từ trợ giúp được đệ trình lên kiểm tra
Người có nhu cầu Giám đốc Kinh doanh Kế toán Công nợ
Không
2 Lệnh chuyển tiền được chuẩn bị, Nhận được giấy báo có từ ngân hàng
Kế toán tiền
Không 3 Nghệp vụ thanh toán tiền được ghi nhận vào sổ
tiền gửi
Kế toán tiền
Không 4 Cuối tháng nghiêp vụ chi tiền được đối chiếu và
vào Sổ Cái
Kế toán trưởng
Không
Ghi chú :
− Các khoản thanh toán trên 15triệu VNĐ được chi trả qua tài khoản ngân hàng. Công ty có 3 tài khoản ngân hàng ở Ngân hàng Calyon và 1 tài khoản ở ngân hàng Techcombank. Các nghiệp vụ chủ yếu được thực hiện ở các tài khoản tại ngân hàng Calyon.
− Bà Nga là Kế toán tiền mặt, Bà Thu là Kế toán trưởng, Bà Thanh là Kế toán Công nợ. Việc kiểm kê quỹ tiền mặt được thực hiện hàng tuần. Các tài khoản ở ngân hàng Calyon được kiểm tra trực tuyến trên trang web của ngân hàng. Tài khoản tại ngân hàng Techcombank được kế toán gọi điện trực tiếp để xác minh.
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của nhân viên kiểm toán công ty Ernst & Young)
Trong bước tìm hiểu này, KTV còn tìm hiểu xem những sai sót gì có thể xảy ra đối với mỗi quy trình giao dịch (What Could Go Wrongs-WCGWs). Sau đây là một số sai sót có thể xảy ra với quy trình giao dịch chi tiền trên:
− Nghiệp vụ thanh toán tiền được ghi nhận không đúng về thời gian
− Nghiệp vụ thanh toán tiền không được ghi nhận vào sổ sách kế toán.
− Nghiệp vụ thanh toán ghi nhận khác với số tiền thực chi.
− Nghiệp vụ thanh toán ghi nhận trên Sổ Cái không có thực.
− Nghiệp vụ thanh toán được ghi nhận 2 lần lên Sổ Cái
− Tổng các nghiệp vụ thanh toán trên Nhật ký chung được vào Sổ Cái không chính xác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ tục này tìm ra một mẫu để minh họa cho quy trình nghiệp vụ đã tìm hiểu ở bước 2.1.2.3 và tiến hành tham chiếu theo thứ tự các bước đã ghi chép.
Giấy tờ làm việc với Thủ tục Walkthough này sẽ được trình bày tương tự với mẫu tìm hiểu quy trình giao dịch kế toán. Trong đó, với mỗi bước được thực hiện, KTV thu thập các tài liệu, chứng từ có liên quan và coi đó là một giấy tờ làm việc để làm rõ cho bước thực hiện đó và tham chiếu lên giấy tờ làm việc với thủ tục này. Ngoài ra, KTV còn tìm hiểu về hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ cho công việc kế toán của khách hàng, hoạt động kiểm soát được thực hiện, sự phân công phân nhiệm trong bộ phận kế toán, những yêu cầu thực hiện bởi ai, vào thời gian nào. Sau đây là ví dụ minh họa (trích dẫn):
Bảng 2.7: Thủ tục Walkthrough của hoạt động chi tiền tại ABC (trích dẫn)
STT Thứ tự các bước Thực hiện bởi Giấy tờ làm việc
1
Đề nghị thanh toán và những chứng từ trợ giúp được đệ trình lên kiểm tra
Người có nhu cầu Giám đốc Kinh doanh Kế toán tiền
BD211
2 Phiếu chi được chuẩn bị Kế toán tiền BD212
3 Nghiệp vụ chi tiền được ghi nhận vào sổ tiền mặt Kế toán tiền BD213
4 Cuối tháng, nghiệp vụ chi tiền được đối chiếu và vào Sổ chi tiết / Sổ Cái
Kế toán trưởng BD214
STT
Thứ tự các bước Thực hiện bởi Giấy tờ làm việc
1
Đề nghị thanh toán và những chứng từ trợ giúp được đệ trình lên kiểm tra
Người có nhu cầu Giám đốc Kinh doanh Kế toán Công nợ
BD221
2 Lệnh chuyển tiền được chuẩn bị, Nhận được giấy báo có từ ngân hàng
Kế toán tiền
BD222
3 Nghệp vụ thanh toán tiền được ghi nhận vào sổ tiền gửi
Kế toán tiền
BD223
4 Cuối tháng nghiêp vụ chi tiền được đối chiếu và vào Sổ Cái
Kế toán trưởng
BD224
(
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});