Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Để có hiểu biết về khách hàng, Công ty phải tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng để trợ giúp cho cuộc kiểm toán. Những thông tin thu thập bao gồm cả những thông tin cơ sở và những thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp KTV hiểu được về các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này.
Các tài liệu mà Ernst & Young đã thu thập từ khách hàng ABC bao gồm:
• Thông tin cơ sở: Cơ cấu tổ chức, Ban Giám đốc, quá trình phát triển, đối tác thường xuyên,…
• Thông tin về nghĩa vụ pháp lý:
− Tài liệu pháp lý: Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty, hợp đồng liên doanh, Biên bản họp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, ban lãnh đạo, nhiệm kỳ lãnh đạo, thay đổi vốn kinh doanh,…
− Tài liệu kế toán: các Báo cáo tài chính năm hiện tại, các Báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm trước, báo cáo kiểm toán, thư quản lý, chế độ kế toán áp dụng,…
− Tài liệu về thuế: Quyết toán thuế hằng năm, quyết định về thuế giá trị gia tăng, quyết đinh về việc hoàn thuế, biên bản kiểm tra thuế và các văn bản có liên quan.
− Các hợp đồng và các cam kết quan trọng,…
Đây là khách hàng mới nên những thông tin này được thu thập thông qua trao đổi trực tiếp với nhân viên, Ban giám đốc của khách hàng, yêu cầu khách hàng cung cấp tài liệu, kết hợp với quan sát thực tế, trao đổi với các KTV đã kiểm toán cho khách hàng khác trong cùng ngành nghề kinh doanh, thu thập thông tin từ bên ngoài, …
• Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh:
Mục đích của hoạt động này là để xác định những rủi ro kinh doanh (bao gồm những rủi ro trọng yếu) có thể dẫn đến sai sót trọng yếu đối với các BCTC, là căn cứ để đánh giá rủi ro kết hợp và phát triển chiến lược kiểm toán của Công ty.
Kết quả của bước này là lập Bảng tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng theo mẫu có sẵn với một số nội dung chính (chi tiết xem phụ lục 02: trích dẫn
Understand the Business):
• Cơ cấu tổ chức, Chủ sở hữu, tổ chức về tài chính và địa lý
• Ảnh hưởng từ thị trường liên ngành và môi trường kinh doanh: tìm hiểu tác động từ thị trường dây và cáp điện, các công ty kinh doanh trong
cùng ngành, thị trường chủ yếu của công ty với những khách hàng lớn, các nhà cung cấp chủ yếu, các đối thủ cạnh tranh.
• Ảnh hưởng của các bên liên quan: các bên liên doanh, nhân viên, chính phủ, các nhà cung cấp hoặc khách hàng, khả năng thanh toán nợ của công ty.
• Mục tiêu và chiến lược: mục tiêu và những chỉ tiêu hoạt động cơ bản.
• Các nhân tố ảnh hưởng đến công việc kinh doanh
• Sản phẩm sản xuất và dịch vụ cung cấp
• Chính sách kế toán
• Tìm hiểu về phương thức đánh giá tình hình tài chính của Ban Giám đốc
Từ đó, tìm hiểu và nhận diện các rủi ro gian lận. Kết thúc của quá trình này là đưa ra đánh giá về các rủi ro kinh doanh, rủi ro gian lận.
Rủi ro gian lận đối với khách hàng ABC được xác định là rủi ro liên quan
đến TSCĐ. Khách hàng có khả năng tối đa hóa lợi nhuận nhằm làm hài lòng cổ đông bằng cách ghi giảm chi phí khấu hao. Rủi ro này ảnh hưởng đến các BCTC: với BCĐKT ảnh hưởng đến tài sản dài hạn và ảnh hưởng đến chi phí khấu hao của BCKQKD.
• Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ về thông tin tài chính và phi tài chính của khách hàng
KTV tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán.
• Thủ tục phân tích sơ bộ về thông tin tài chính:
Với khách hàng ABC, thủ tục phân tích sơ bộ về thông tin tài chính được thực hiện thông qua phân tích các báo cáo tài chính gồm có Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh:
Bảng 2.1: Phân tích sơ bộ Bảng cân đối kế toán Công ty ABC (tóm tắt) (Đơn vị: VNĐ) Mã TK TÀI SẢN SỐ CUỐI NĂM SỐ ĐẦU NĂM CHÊNH LỆCH % Ghi chú 10 0 A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 116,227,028,888 98,563,315,000 17,663,713,888 18% … … … … … …
130 III. Các khoản phải thu ngắn hạn 58,740,381,775 41,998,030,000 16,742,351,775 40% 131 1. Phải thu khách hàng 43,398,711,042 19,654,150,000 23,744,561,042 121% [1] 132 2. Trả trước cho người bán 7,960,475,391 448,636,000 7,511,839,391 1674% [2] 135 5. Các khoản phải thu khác 7,381,195,342 - 7,381,195,342 #DIV/0! [3]
… … … … … 140 IV. Hàng tồn kho 56,157,033,324 54,683,113,000 1,473,920,324 3% [4] … … … … … … 151 1. Chi phí trả trước ngắn hạn 563,790,098 828,960,000 (265,169,902) -32% [5] … … … … … … 20 0 B. TÀI SẢN DÀI HẠN 161,047,197,374 135,919,815,000 25,127,382,374 18% 23 0
4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 2,418,358,57 3 - 2,418,358,57 3 #DIV/0! [6] … … … … … … 27 0 TỔNG TÀI SẢN 277,274,226,262 234,483,130,000 42,791,096,262 18%
[1] Sự tăng lên đáng kể trong doanh thu năm nay cũng như việc áp dụng thời hạn bán chịu 60 ngày với khách hàng lớn thay cho 30 ngày như trước làm cho số dư các khoản phải thu khách hàng cũng như các khoản phải thu nội bộ vào thời điểm 31/12/2007 tăng lên.
[2] Sự tăng lên chủ yếu là do số tiền chi trả cho việc xây dựng ABCD – chi nhánh mới nhưng tất cả các hồ sơ pháp lý vẫn đang trong quá trình hoàn thiện. Ngoài ra, khoản tạm ứng cho Hippotronic để lắp đặt máy móc mới góp phần làm tăng khoản này.
[3] Số dư chủ yếu là những khoản thanh toán hộ cho Công ty ABCD.
[4] Số dư hàng tồn kho tại ngày 31/12/2007 là 1.9 tỷ VNĐ lớn hơn so với thời điểm 31/12/2006 mà không có bất kỳ sự thay đổi nào đáng kể được giải thích. Tuy nhiên, số dư ước tính cuối năm tăng lên là do đồng đỏ nhập kho muộn.
[5] Sự khác nhau là do phân loại các tài khoản: Tạm ứng được phân loại vào chi phí trả trước ngắn hạn năm 2006 nhưng lại được phân loại là tài sản ngắn hạn khác trong năm 2007.
[6] Công ty đang trong quá trình lắp đặt phần mềm Kế toán và quản trị Navision và một máy kiểm tra chất lượng cáp mua từ Hippotronic.
[7] Khoản vay ngắn hạn trình bày khoản thấu chi 5.173.575 đô la Mỹ từ ngân hàng Calyon Chi nhánh Hà Nội và đến ngày 31/1/2008 sẽ phải thanh toán hết khoản này, với mức lãi suất Sibor cộng Spread cho một tháng.
[8] Phải trả người bán tăng lên khoảng 4,05 tỷ VNĐ là do NVL chính tăng lên khoảng 14 tỷ VNĐ, điều này thể hiện khả năng thanh toán tốt của công ty.
Mã
TK NGUỒN VỐN SỐ CUỐI NĂM SỐ ĐẦU NĂM CHÊNH LỆCH % Ghi chú
300 A. NỢ PHẢI TRẢ 79,061,157,614 39,243,457,000 39,817,700,614 101% 31 0 I. Nợ ngắn hạn 6,655,382,730 39,243,457,000 (32,588,074,270) -83% 31 1 1. Vay và nợ ngắn hạn 68,093,050,675 33,236,922,000 34,856,128,675 105% [7] 31 2 2. Phải trả người bán 6,728,998,752 2,670,034,000 4,058,964,752 152% [8] 31 6 6. Chi phí phải trả 3,136,008,748 988,091,000 2,147,917,748 217% [9] … … … … … … 33 0 II. Nợ dài hạn 585,656,971 235,091,000 350,565,971 149% … … … … … … 400 B. VỐN CHỦ SỞ HỮU 198,213,068,649 195,239,673,000 2,973,395,649 2% 440 TỔNG NGUỒN VỐN 205,454,108,350 234,483,130,000 (29,029,021,650) -12%
[9] Sự tăng lên là kết quả của việc Công ty đã tính dồn tích cho khoản hoa hồng phải trả liên quan đến mức doanh thu cao trong năm nay.
(Nguồn: Giấy tờ làm việc của nhân viên kiểm toán Công ty Ernst & Young)
Bảng 2.2: Phân tích sơ bộ Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty ABC
(Đơn vị: VNĐ)
Mã T K
Khoản mục Năm nay Năm trước Chênh lệch %
Ghi chú
1 1. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 243,153,467,483 73,522,784,000 169,630,683,483 231% [1]
… … … … … …
11 4. Giá vốn hàng bán (221,894,476,552) (72,779,413,000) (149,115,063,552) 205% [2]
… … … … … …
21 6. Doanh thu hoạt động tài chính 1,308,428,800 129,241,000 1,179,187,800 912% [3] 22 7. Chi phí tài chính (3,321,388,953) (750,353,000) (2,571,035,953) 343% [4] 24 8. Chi phí bán hàng (6,675,215,757) (1,670,247,000) (5,004,968,757) 300% [5] 25 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp (9,737,857,219) (5,602,218,000) (4,135,639,219) 74% [6] 50 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước
thuế 2,973,395,966 (7,025,596,000) 9,998,991,966 -142%
… … … … … …
[1] Năm 2007 chứng kiến sự tăng lên đáng kể trong doanh thu của Công ty nhờ có sự nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới đặc biệt 2 khách hàng nước ngoài và thành lập thêm hệ thống phân phối tại miền Trung và miền Nam.
[2] Giá vốn hàng bán tăng lên cùng chiều với sự tăng lên của doanh thu.
[3] Sự tăng lên chủ yếu do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ vì Công ty có thêm 2 khách hàng lớn nước ngoài trong năm nay.
[4] Sự tăng lên cơ bản là do lỗ chênh lệch tỷ giá và chi phí lãi vay( đặc biệt khoản vay ngắn hạn mới trong năm)
[5] Chi phí bán hàng tăng lên là do nỗ lực của khách hàng kiểm toán trong việc mở rộng hệ thống bán hàng (thành lập chi nhánh mới ở miền Trung và miền Nam)
[6] Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên là hệ quả tất yếu của việc mở rộng Công ty.
Việc phân tích các thông tin tài chính này giúp KTV có những cái nhìn sơ bộ về toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm tài chính, phát hiện những biến động bất thường và từ đó xác định các lĩnh vực cần quan tâm, xem xét. Với khách hàng ABC, các biến động đáng kể chủ yếu liên quan đến sự tăng lên của doanh thu, các khoản xây dựng cơ bản dở dang, chênh lệch tỷ giá,…
• Thủ tục phân tích sơ bộ về thông tin phi tài chính:
Thủ tục phân tích sơ bộ về thông tin phi tài chính bao gồm một số thông tin chính sau:
Trình độ quản lý và môi trường nội bộ của doanh nghiệp:
− Năng lực điều hành của người trực tiếp quản lý doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí: Tính năng động, nhạy bén với thị trường; khả năng thu hút, sử dụng nhân tài; năng lực điều hành quản lý công ty; vai trò/ dấu ấn đối với sự phát triển của công ty
− Tính năng động và độ nhạy bén của Ban lãnh đạo doanh nghiệp với sự thay đổi của thị trường
− Môi trường kiểm soát nội bộ, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
− Tầm nhìn, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn từ 2 đến 5 năm tới
Các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp:
− Doanh nghiệp hoạt động trong ngành kinh tế nào, sản phẩm chủ yếu là gì
− Tốc độ tăng trưởng trung bình năm của doanh thu của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây
− Tốc độ tăng trưởng trung bình năm của lợi nhuận (sau thuế) của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây
− Số năm hoạt động của doanh nghiệp trong ngành (tính từ thời điểm có sản phẩm ra thị trường)
− Uy tín của doanh nghiệp với người tiêu dùng
− Khả năng tiếp cận các nguồn vốn để tài trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp:
− Tính ổn định của nguồn nguyên liệu đầu vào (khối lượng và giá cả)
− Các chính sách bảo hộ/ ưu đãi của Chính phủ, Nhà nước
Tại khách hàng ABC, việc phân tích sơ bộ về thông tin phi tài chính đã được hiện cùng lúc với bước chấp nhận khách hàng và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Các thông tin phi tài chính chủ yếu được sử dụng để KTV có được sự hiểu biết về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng từ đó giúp khoanh vùng những rủi ro kinh doanh cũng như xác định sự phù hợp của số liệu trên BCTC của khách hàng. Những rủi ro liên quan đến ABC chủ yếu là từ việc khách hàng mới thành lập từ năm 2006 nên nhìn chung doanh nghiệp chưa có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp vẫn còn những điểm hạn chế và đang trong quá trình dần hoàn thiện, công ty cũng chưa có phần mềm quản lý, rủi ro kinh doanh của ABC còn xuất phát từ việc biến động giá của đồng nhôm thường xuyên nên ảnh hưởng đến NVL đầu vào và có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất,...