Trong thời gian qua, hệ thống chứng từ ở các chế độ kế toán nhμ n−ớc đang áp dụng tại các cơ quan KBNN, Tμi chính, Thuế, Hải quan, các đơn vị sử dụng ngân sách …những chứng từ nμo thừa thì bỏ, trùng lắp thì nhập lại, từ đó chúng ta cần bổ sung, sửa đổi các chứng từ liên quan đến thu, chi ngân sách nhμ n−ớc, các chứng từ nμy một mặt phải đáp ứng đủ các yêu cầu thông tin đầu vμo trong quản lý ngân sách (mã số đơn vị sử dụng ngân sách, mã số đối t−ợng nộp thuế, mã nguồn vốn ngân sách...) phù hợp với điều kiện tin học hoá công tác kế toán vμ quá trình phân cấp quản lý ngân sách hiện nay vμ trong thời gian tới. Mặt khác, phải có các quy định
phù hợp trong việc sử dụng chứng từ điện tử, nhất lμ quan hệ giữa Kho bạc Nhμ n−ớc với hệ thống Ngân hμng trong việc xử lý các thông tin qua mạng thanh toán liên quan đến các chứng từ thu, chi ngân sách.
Hệ thống chứng từ phải đảm bảo đ−ợc các yêu cầu nh−:
- Phản ánh đ−ợc tất cả các nội dung của các hoạt động nh− hoạt động thu, chi ngân sách, hoạt động nghiệp vụ kho bạc, hoạt động đơn vị hμnh chính sự nghiệp, đầu t− XDCB, quản lý các quỹ dự trữ, các quỹ tμi chính khác của Chính phủ, tμi sản của quốc gia.
- Đảm bảo quản lý đ−ợc toμn bộ tμi sản, nguồn vốn của nhμ n−ớc . - Dùng chung đ−ợc cho các đối t−ợng áp dụng.
- Xây dựng những chứng từ đặc thù dùng riêng cho từng ngμnh (nếu cần thiết). - Phải kế thừa vμ sử dụng những chứng từ đã có vμ sửa đổi cho phù hợp.
- Đặc biệt lμ phải phù hợp vμ đáp ứng với yêu cầu xây dựng bộ mã hạch toán trong hệ thống kế toán nhμ n−ớc đang dự kiến ban hμnh trong thời gian tới phù hợp với điều kiện tin học hoá công tác kế toán vμ quá trình phân cấp quản lý ngân sách hiện nay vμ trong thời gian tới, thuận lợi trong việc sử dụng chứng từ điện tử,
(Danh mục Hệ thống chứng từ kế toán xem phụ lục số 01)