Trong khuôn khổ chiến l−ợc thông tin tμi chính đ−ợc bắt đầu từ năm 1989, kế toán nhμ n−ớc ở Canada đã có b−ớc biến đổi quan trọng từ ph−ơng pháp kế toán dồn tích điều chỉnh sang ph−ơng pháp kế toán dồn tích đầy đủ. Hệ thống kế toán mới nμy đã đ−ợc chính thức áp dụng từ 01/04/2001 vμ kế toán nhμ n−ớc đã thực sự trở thμnh công cụ hỗ trợ cho quá trình ra quyết định phục vụ quản lý theo kết quả đầu ra đồng thời nâng cao chất l−ợng báo cáo tμi chính của Chính phủ, tạo điều kiện cho việc kiểm soát dân chủ của Quốc hội đối với tính hiệu quả trong sử dụng nguồn lực quốc gia, hiệu quả thực hiện các ch−ơng trình, mục tiêu của Chính phủ, nâng cao chất l−ợng dịch vụ công phục vụ ng−ời dân Canada.
1.2.1- Hệ thống thông tin tμi chính:
Chiến l−ợc thông tin tμi chính ở Canada lμ một dự án lớn của Chính phủ liên bang nhằm cải cách một cách toμn diện vμ triệt để Hệ thống kế toán nhμ n−ớc trong một môi tr−ờng thông tin tμi chính tích hợp.
Vμo năm 1989, đề án nghiên cứu, soạn thảo chiến l−ợc thông tin tμi chính đã bắt đầu đ−ợc tiến hμnh vμ đó thực sự lμ một nhu cầu cần thiết khi mμ các hệ thống báo cáo tμi chính đã trở nên không có khả năng cung cấp vμo thời điểm mong muốn các dữ liệu quan trọng để đáp ứng các nhu cầu điều hμnh, quản lý trong bối cảnh kinh tế luôn vận động vμ phát triển cả bên trong vμ bên ngoμi. Mặt khác, xu thế cải tiến quản lý công dựa trên kết quả đầu ra cũng đòi hỏi việc báo cáo chi phí đầu vμo
của các hoạt động của Nhμ n−ớc phải gắn bó chặt chẽ với kết quả đầu ra t−ơng ứng với việc cung ứng các sản phẩm, dịch vụ của Nhμ n−ớc.
Chiến l−ợc thông tin tμi chính của Chính phủ Canada có mục đích nâng cao chất l−ợng thông tin tμi chính mμ các cơ quan, tổ chức ở Trung −ơng vμ các bộ đang nắm giữ, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ra quyết định, kế hoạch hoá, quản lý các ch−ơng trình, lập các báo cáo tμi chính vμ nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của quốc gia đối với từng cơ quan, tổ chức của Nhμ n−ớc. Mục tiêu cụ thể lμ:
- Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát các ch−ơng trình, kế hoạch hoá các hoạt động, nâng cao chất l−ợng lập vμ chấp hμnh ngân sách, nâng cao chất l−ợng quản lý chi tiêu công vμ hỗ trợ tiến trình ra quyết định.
- Cải tiến căn bản việc lập báo cáo tμi chính liên quan đến kết quả thực hiện các ch−ơng trình gắn liền với báo cáo chi phí đầu vμo, cho phép trình bμy báo cáo ngân sách vμ báo cáo hiệu quả hoạt động với Quốc hội.
Để đạt đ−ợc mục tiêu đó, Chiến l−ợc thông tin tμi chính đã triển khai các nội dung quan trọng nh−:
- Thay đổi ph−ơng pháp kế toán: chuyển từ logich kế toán dồn tích điều chỉnh sang logích kế toán dồn tích đầy đủ đối với tất cả các nghiệp vụ, kể cả các nghiệp vụ liên quan đến tμi sản cố định.
- Thiết kế hệ thống tμi khoản mới nhằm phục vụ một cách tốt nhất cho việc lập báo cáo tμi chính nhμ n−ớc trên phạm vi toμn Chính phủ liên bang.
- Phân cấp việc thực hiện công tác kế toán nhμ n−ớc cho các bộ; Tổng Kế toán nhμ n−ớc vẫn tiếp tục thực hiện chức năng quản lý ngân quỹ của Chính phủ vμ lập các báo cáo tμi chính tổng hợp của toμn Chính phủ dựa vμo thông tin báo cáo tμi chính do các bộ cung cấp.
- Giao cho các bộ trách nhiệm lập kế hoạch thanh toán chi trả; Hiện đại hoá hệ thống kế toán trung tâm trên cơ sở xây dựng Hệ thống Trung tâm Quản lý các Báo cáo Tμi chính; Cải tiến các hệ thống quản lý tμi chính ở các bộ thông qua việc gắn vμo đó các thông tin của quá trình ra quyết định quản lý tích hợp về tμi chính, vật t−, tμi sản...nhờ vμo công nghệ thông tin hiện đại; Thực hiện một hệ thống mã hoá mới đ−ợc chuẩn hoá ở cấp Chính phủ nhằm lập các báo cáo tμi chính trên bình diện toμn liên bang.
- Sử dụng các hệ thống quản lý tμi chính tại các bộ, cung cấp cho Hệ thống Quản lý Trung tâm các Báo cáo Tμi chính các bảng cân đối kiểm soát theo hệ thống mã hoá trên bình diện liên bang. Mỗi Hệ thống quản lý tμi chính tại cấp bộ phải đ−ợc kết nối với 5 hệ thống khác: Hệ thống thanh toán tiêu chuẩn, Hệ thống thanh toán l−ơng, Hệ thống các dịch vụ ngân hμng, Sổ cái của Tổng Kế toán nhμ n−ớc vμ Hệ thống Quản lý Trung tâm các Báo cáo Tμi chính.
- Tạo ra một môi tr−ờng đμo tạo để các công chức vμ các nhμ quản lý có thể th−ờng xuyên nâng cao năng lực sử dụng các thông tin tμi chính chất l−ợng với các mục đích có tính chiến l−ợc.
Quyết định thúc đẩy dự án cũng tạo điều kiện để tổ chức lại hệ thống tμi chính nhμ n−ớc dựa trên một công nghệ thông tin hiện đại, nhờ đó, ng−ời ta có thể truy cập trực tiếp vμo một cơ sở dữ liệu nhiều chiều rộng lớn về kế toán cũng nh− về quản lý. Trong điều kiện đ−ợc kiểm soát chặt chẽ, những thông tin đó luôn luôn sẵn sμng đ−ợc cung cấp cho các tổ chức, các bộ ở Trung −ơng một cách có lựa chọn. (Trừ Bộ Tμi chính, mỗi bộ chỉ có thể truy cập vμo dữ liệu của bộ mình).
Để thực hiện mô hình tổ chức đó, Tổng th− ký Hội đồng Kho bạc đã công bố các nguyên tắc cơ bản về trao đổi dữ liệu kế toán mμ Chiến l−ợc thông tin tμi chính FIS phải tuân thủ:
1. Tất cả các dữ liệu kế toán chi tiết phải đ−ợc ghi chép vμ l−u giữ trong các hệ thống quản lý cấp bộ. Vì vậy, trong hệ thống kế toán trung tâm, Tổng kế toán nhμ n−ớc không giữ bất kỳ một dữ liệu kế toán chi tiết nμo cho các bộ.
2. Các bộ phải phát triển hoặc thay đổi các hệ thống quản lý của mình để các thông tin mμ họ nắm giữ tôn trọng các nguyên tắc kế toán chung đ−ợc thừa nhận áp dụng trong khu vực doanh nghiệp. Điều nμy thực chất lμ triển khai kế toán dồn tích đầy đủ trên bình diện Chính phủ liên bang. Các bộ chịu trách nhiệm toμn diện về chất l−ợng vμ tích hợp lý của các dữ liệu mμ họ đ−a vμo trong các hệ thống quản lý trung tâm.
3. Các bộ phải tổng hợp hμng tháng tất cả các dữ liệu mμ họ nắm giữ trong hệ thống quản lý tμi chính của mình theo các nguyên tắc kết toán tμi khoản, đồng thời
chuyển các kết quả kết toán đó về hệ thống trung tâm.
4. Tổng th− ký Hội đồng Kho bạc phải xác định rõ các đòi hỏi mang tính chuẩn mực về hệ thống mã hoá trên bình diện liên bang để đáp ứng cho các yêu cầu về thông tin trên nguyên tắc kết toán tμi khoản.
Hệ thống quản lý tμi chính lμm thay đổi phần lớn cách đánh giá về ảnh h−ởng của kế toán Chính phủ, chủ yếu trên các mặt sau đây:
- Nâng cao hiệu quả thực hiện các ch−ơng trình, mục tiêu của các bộ.
- Cải tiến cơ cấu vμ phân bổ trách nhiệm Chính phủ với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý các khoản chi tiêu công cộng.
- Giảm thiểu các chi phí hμnh chính chung.
- Mở rộng quyền tự chủ vμ nâng cao trách nhiệm của các bộ để họ có thể đ−a ra các thông tin tμi chính đáp ứng các nhu cầu của bản thân họ trong quản lý.
Các bộ sẽ đ−ợc lμm chủ trong quá trình thực hiện kế toán vμ có thể phát triển quá trình đó cũng nh− quá trình lập báo cáo đáp ứng các yêu cầu quản lý đặc thù. Hội đồng Kho bạc tiếp tục soạn thảo vμ công bố các chế độ kế toán tổng quát để các báo cáo tμi chính có đ−ợc tính đồng bộ, tiêu chuẩn trên bình diện liên bang; tuy nhiên, các bộ sẽ có nhiều trách nhiệm hơn trong việc quản lý công tác kế toán của mình.
1.2.2- Đặc điểm áp dụng kế toán dồn tích:
Tr−ớc đây, các bộ thực hiện kế toán theo ph−ơng pháp “tiền mặt” trong khuôn khổ kinh phí ngân sách đ−ợc Quốc hội biểu quyết hμng năm. Các khoản chi thực hiện bao gồm các chi phí th−ờng xuyên vμ các chi phí hình thμnh tμi sản cố định trong niên độ ngân sách đó.
Đối với các khoản thu thì đ−ợc hạch toán vμo thời điểm giao dịch thanh toán mμ không tính đến thời điểm phát sinh thu nhập nhận đ−ợc hay sản phẩm dịch vụ cung cấp. Cùng với quá trình phát triển, kế toán dồn tích điều chỉnh đã dần thay thế cho kế toán tiền mặt tuyệt đối. Kế toán tiền mặt điều chỉnh cho phép từng b−ớc xác định các quyền vμ nghĩa vụ tμi chính thay vì chỉ ghi nhận các khoản thu, chi vμo thời điểm thanh toán thực tế.
Trong môi tr−ờng hệ thống quản lý tμi chính, kế toán dồn tích đ−ợc thực hiện một cách đầy đủ, theo đó các thu nhập vμ chi phí tμi chính của Chính phủ đ−ợc ghi nhận vμ báo cáo vμo thời điểm phát sinh quyền vμ nghĩa vụ tμi chính mμ không tính đến thời điểm thu tiền hay xuất tiền thực tế.
Tất cả các yếu tố mang tính chất vốn l−u động (nhất lμ các khoản cho vay, các khoản phải thu, các khoản phải trả...) đ−ợc điều chỉnh một cách thận trọng vμo cuối mỗi kỳ báo cáo tμi chính. Điều đó cho phép tạo ra sự liên hệ giữa việc cam kết các yếu tố của tμi sản nợ với việc tiêu dùng (sử dụng) tμi sản có (nh− hμng tồn kho
chẳng hạn) vμo cùng một thời kỳ phát sinh các yếu tố tμi sản có vμ tμi sản nợ cũng nh− cùng thời kỳ phát sinh các thu nhập vμ chi phí có liên hệ với nhau.
Trong kế toán dồn tích, chi phí mua sắm một thiết bị không đ−ợc phân bổ toμn bộ vμo chi phí hoạt động của năm diễn ra việc mua sắm đó. Các tμi sản, thiết bị đ−ợc khấu hao trong suốt quá trình sử dụng vμ khoản trích khấu hao hμng năm mới đ−ợc hạch toán vμo chi phí của niên độ.
Một cách cụ thể hơn, trong môi tr−ờng hệ thống quản lý tμi chính, các bộ sẽ ghi nhận các khoản thu, khoản chi vμo thời điểm có dấu hiệu ghi nhận nghiệp vụ phát sinh chứ không phải khi có yêu cầu thanh toán gửi đến Tổng Kế toán nhμ n−ớc hoặc khi Hệ thống các dịch vụ ngân hμng gửi giấy báo có đã tiếp nhận tiền gửi nh− tr−ớc đây. Với kế toán dồn tích, các bộ sẽ hạch toán:
- Một khoản chi hoặc một tμi sản có vμo thời điểm tμi sản, dịch vụ đã nhận hoặc khi một khoản thanh toán chuyển giao đ−ợc yêu cầu hay hạch toán theo một cách nμo đó.
- Các khoản thu vμo thời điểm phát sinh sự kiện cung cấp dịch vụ hoặc bán một sản phẩm.
- Một khoản thu hoặc một khoản chi với một bộ khác khi diễn ra nghiệp vụ đó. - Một nghiệp vụ thanh toán l−ơng khi các nhân viên của bộ đ−ợc tính trả l−ơng hoặc thù lao.
- Các khoản chi khấu hao tμi sản cố định đ−ợc thực hiện dần theo quá trình sử dụng.
- Các khoản chi khác khi chúng phù hợp với một sự giảm tμi sản có, ví dụ khoản nợ khó đòi đối với các tμi khoản phải thu không thể thu đ−ợc.
1.3.3- Đặc điểm kế toán nhμ n−ớc ở một số n−ớc khác:
Cho đến tr−ớc năm 1993, hầu hết các n−ớc trên thế giới đều không đ−a nguyên tắc kế toán dồn tích vμo kế toán khu vực công. Nh−ng sau đó, các cải cách hệ thống kế toán nhμ n−ớc đã bắt đầu diễn ra mμ không đòi hỏi phải thay đổi tr−ớc môi tr−ờng pháp lý. ở Mỹ vμ ở ý, các định h−ớng lớn về cải cách hệ thống thông tin tμi chính đã chỉ cần đến các đạo Luật. Ng−ợc lại, ở một số n−ớc khác, tiến trình cải cách chỉ diễn ra trong nội bộ cơ quan hμnh pháp (Canada, Phần Lan). Tuy nhiên, do có sự thay đổi căn bản trong nguyên tắc trình bμy ngân sách nên ở Anh, Thụy Điển vμ ở Hμ Lan các nhμ lμm luật đã phải can thiệp tr−ớc khi bắt đầu cải cách kế toán.
Dù thiết kế hệ thống kế toán nhμ n−ớc trên cơ sở kế toán dồn tích nh−ng không phải mọi nguyên tắc xác định đối t−ợng hạch toán của cơ sở kế toán nμy đều đã đ−ợc tôn trọng. Chính phủ liên bang Mỹ không phản ánh các khoản trợ cấp vμo chi tiêu, ví dụ nh− bảo lãnh nợ, tăng bảo trợ xã hội... trong khi những quyết định nμy có thể ảnh h−ởng lớn trong t−ơng lai. Phân bổ toμn bộ chi mua sắm toμn bộ tμi sản cố định ngay trong niên độ mua hμng chứ không chỉ tính khấu hao sử dụng trong năm. Thụy Sĩ hay Bỉ tuy quyết định cải tổ hệ thống kế toán nhμ n−ớc theo h−ớng kế toán doanh nghiệp nh−ng cũng còn gặp nhiều trở ngại trong việc xác định giá trị tμi sản cố định thuộc loại di sản văn hoá thuộc sở hữu nhμ n−ớc. B−ớc đầu việc ghi chép vμo tμi khoản kế toán mới dừng ở chỗ liệt kê danh mục tμi sản vμ tạm quy −ớc giá trị bằng 1 đơn vị tiền tệ.
1.3.2- Phân cấp chức năng kế toán
Hiện đại hoá các thông tin tμi chính đ−ợc tiến hμnh trong khuôn khổ việc mở rộng phân cấp chức năng kế toán cho các bộ vμ đơn vị công. Việc hiện đại hoá kế toán các đơn vị công lập vμ của các bộ đ−ợc tiến hμnh trong một khuôn khổ chiến l−ợc tổng thể. Thông th−ờng các cải cách đ−ợc thực hiện d−ới hình thức các dự án liên quan đến tất cả các bộ nh− dự án "Chiến l−ợc thông tin tμi chính" ở Canada; Luật về cải tiến quản lý tμi chính cấp liên bang ở Mỹ; dự án ngân sách hoá theo chức năng (ARB) ở Anh vμ Hμ Lan, dự án "Ngân sách kinh tế" ở ý.
Đặc điểm chung của các n−ớc nμy lμ do không có một cơ quan duy nhất chịu trách nhiệm về kế toán nên các b−ớc tiến hμnh cải cách các công cụ kế toán liên quan đến toμn bộ các bộ, các cơ quan đơn vị. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chuẩn chi vμ kế toán không đ−ợc quy định theo luật ở các n−ớc nμy trừ n−ớc ý, nên việc nắm giữ các tμi khoản Nhμ n−ớc đ−ợc giao cho các bộ chi tiêu tự chịu trách nhiệm hoặc giao cho các đơn vị, tổ chức trực thuộc. Mô hình kế toán phân tán với các đơn vị kế toán độc lập lμ các cơ quan thuộc Bộ (Mỹ, Đan Mạch, Hμ Lan, Anh) chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán. Đối với việc lập các báo cáo tμi chính, Bộ Tμi chính chỉ tham gia với chức năng tập trung các báo cáo tμi chính do các bộ chi tiêu cung cấp. Một số n−ớc nh− Thuỵ Điển, Phần lan, Anh tổ chức các đơn vị công thuộc bộ chi tiêu chịu trách nhiệm tổng hợp các tμi khoản, báo cáo do các đơn vị trực thuộc lập.
Trong bối cảnh đó, cải tiến thông tin về chi phí vμ những tiến triển trong việc trình bμy báo cáo tμi chính công đ−ợc dựa vμo các bộ vμ các đơn vị công lập. Trách
nhiệm của các cơ quan quản lý trong việc kế toán vμ lập báo cáo tμi chính của họ đ−ợc xem nh− một đòi hỏi tự nhiên giúp cho các bộ có đ−ợc các công cụ mới vμ sử dụng chúng với mục đích quản lý vμ điều hμnh nội bộ. Sự phân cấp chức năng kế toán - đã có từ tr−ớc đối với phần lớn các n−ớc đ−ợc nghiên cứu, riêng Canada thì mới diễn ra gần đây- đ−ợc đánh giá lμ một ph−ơng tiện cần thiết cho phép các bộ quản lý tốt hơn phục vụ mục tiêu quản lý theo kết quả đầu ra.