III. Kế toán tổng hợp vật liệu CCDC của Côngty Gốm xây dựng
1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
NVL nhập kho của doanh nghiệp chủ yếu là mua ngoài. Đối với những loại NVL có nhu cầu sử dụng thờng xuyên, doanh nghiệp thơng mại theo hợp đồng dới hình thức mua trọn gói và những nhà cung cấp các loại NVL này thờng có quan hệ quen thuộc với doanh nghiệp, ví dụ nh đất nhập của Công ty TNHH Mạnh Cờng, than nhập từ công ty than Hà Nội, xăng dầu các loại thờng nhập của Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc Các loại vật liệu sử dụng không th… ờng xuyên thì công ty thờng cử nhân viên đi mua. Ngoài ra doanh nghiệp còn nhập NVL từ gia công chế biến nhập phế liệu thu hồi, nhập điều chuyển giữa các kho.
* Chứng từ sử dụng: Doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sau để kế toán nhập vật liệu mua ngoài.
- Phiếu nhập kho (mẫu C11-H - QD 999/CĐKT) - Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05 - VT) - Hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 - GTGT) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 02 - GTGT)
Đây là những chứng từ phục vụ cho việc hoạch toán, ghi chép ban đầu. Riêng phiếu nhập kho của doanh nghiệp có cả phần thuế GTGT (thuế xuất và tiền thuế) với mẫu thiết kế nh vậy sẽ thuận lợi cho kế toán trong việc theo dõi thanh toán và nhập vật liệu sau này. Khi nhập dữ liệu vào mãy, kế toán có thể lựa chọn các mẫu biểu nhập kho sẵn có để nhập nh: phiếu nhập mua nội địa: số 4, nhập từ sản xuất số 2, nhập tiền chi phí mua hàng: số 3, nhập khác: số 9 (mẫu biểu và nội dung của các chứng từ này đợc cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán hàng tồn kho).
Biểu số 1: Từ ví dụ trên ta có hoá đơn GTGT biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau:
Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho Hà Nội, ngày 8 tháng 1 năm 2003
Tại Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà, chúng tôi gồm: 1. Ông: Nguyễn Văn Sinh - Quản đốc phân xởng sản xuất 2. Ông: Trịnh Văn Bình - Trởng phòng kỹ thuật KCS 3. Ông: Nguyễn Công Nghĩa - Thủ kho nguyên vật liệu 4. Ông: Nguyễn Quốc Dũng - Phòng kế hoạch sản xuất
Sau khi kiểm tra số lợng và chất lợng nguyên vật liệu nhập kho do Công ty TNHH Mạnh Cờng cung cấp trong 1 tháng năm 2003 theo các chứng từ kèm theo sau:
Hoá đơn số 04 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Bản kết quả phân tích thành phần hoá
Bản theo dõi kết quả về độ ẩm nguyên vật liệu nhập kho Kết luận: số lợng đủ, chất lợng tốt. Phòng KHSX (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) TP KT-KCS (Ký, họ tên) Quản đốc PXSX (Ký, họ tên)
Biểu số 9
Công ty gốm Xuân Hoà
Phiếu nhập kho Ngày 8 tháng 1 năm 2003
Số chứng từ: 12 Liên 2 Ngời giao dịch: Anh Hiệu
Đơn vị: Nguyễn Đức Hiệu (BCCNH) Địa điểm: Phòng kế hoạch vật t
Diễn giải: Nhập vật t - hoá đơn số 4 ngày 7 tháng 1 năm 2003 Nhập tại kho: Kho vật t (nhiên liệu)
Dạng nhập: Trả ngời bán (331)
STT Tên vật t TK vật t Mã vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Dầu Diezen 1521 NL-1004 Lít 200.000 393 118.600.000
Tổng tiền hàng: 118.600.000 Thuế GTGT: 11.860.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 130.460.000 Viết bằng chữ: Một trăm ba mơi triệu bốn trăm sáu mơi nghìn đồng chẵn. Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách VT (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) TT đơn vị (Ký, họ tên)
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. Ngời giao hàng mang phiếu nhập kho xuống kho nhập vật liệu. Sau khi kiểm nhận vật liệu nhập kho, thủ kho ghi số l- ợng thực nhập lên phiếu nhập kho (ghi bằng mực khác màu). Thủ kho giữ lại1 liên ghi vào thẻ kho, 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán: 1 liên lu, một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển cho kế toán thanh toán.
Căn cứ phiếu nhập kho, hoá đơn thuế GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó vào sổ TK 152 và các sổ liên quan tuỳ theo hình thức thanh toán. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu thờng gắn liền
với hạch toán thanh toán (phải trả tạm ứng nội bộ ) hạch toán tiền gửi ngân… hàng.
Đối với các nguyên vật liệu chính mua nhập kho, hình thức thanh toán chủ yếu là mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng.
Trờng hợp vật liệu mua ngoài cha thanh toán, khi vật liệu nhập kho căn cứ vào hoá đơn thuế GTGT cha thanh toán của ngời bán.
Phiếu nhập kho kế toán ghi vào các sổ có liên quan theo định khoản Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) giá thực tế vật liệu nhập kho
Nợ TK 133 (thuế GTGT đợc khấu trừ) Có TK331: Tổng giá thanh toán
Nh vậy việc thanh toán cho ngời bán đợc thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Sổ này đợc lập riêng cho ngời bán.
Với nghiệp vụ nhập dầu Diezen số 4 ngày 7/1/2003 phiếu nhập kho số 12 ngày 8/1/2003 kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo định khoản
NợTK 1521: 118.600.000 Nợ TK: 11.860.000
Có TK 331 - Cty TNHH MC 130.460.000 Biểu số 10:
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Mã khách: Công ty TNHH - Mạnh Cờng
Loại tiền: VNĐ D có định kỳ:
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Số Ngày
Phát sinh bên nợ 250.000.000
Phát sinh bên có 130.460.000
D cuối kỳ 119.540.000
* Thủ tục nhập kho vật liệu
Theo quy định của Công ty, tất cả các loại NVL mua về đều đợc kiểm nghiệm trớc khi nhập kho. Khi hàng về đến nơi, nhân viên tiếp nhiên liệu sẽ mang hoá đơn nhận đợc của bên bán lên bộ phận kỹ thuật. Căn cứ vào hoá đơn
mua hàng, bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật t và thành lập ban kiểm nghiệm vật t, Ban kiểm nghiệm vật t phải bao gồm 1 ngời đại diện phòng kỹ thuật, thủ kho, đại diện bên giao hàng và ngời sử dụng cùng phối hợp để kiểm tra về số lợng, chất lợng, chủng loại vật t, sau đó xác nhận vào biên bản kiểm nghiệm cho phép nhập kho nếu thấy đủ điều kiện. Biên bản kiểm nghiệm vật t đợc lập thành 3 liên. Liên 1 giữ lại tại phòng kỹ thuật - vật t, liên 2 gửi cho kế toán vật t, liên 3 giao cho bên bán.
Kế toán vật t sau khi nhận đợc hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ tiến hành kiểm tra hợp lý, hợp lệ của chứng từ này, nếu thấy khớp đúng sẽ lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
- Liên 1: giữ ở phòng kế toán để lu cùng chứng từ thanh toán - Liên 2: giao cho thủ kho giữ
- Liên 3: giao cho bộ phận vật t (phụ trách cung tiêu), phiếu nhập kho phải đầy đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị, thủ kho sẽ cho phép nhập kho và ký xác nhận vào phiếu nhập kho (đảm bảo tính hợp lệ) thủ kho sẽ cho phép nhập kho và khs xác nhận vào phiếu nhập kho theo số thực nhập/
Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 012507 của Công ty than Hà Nội và biên bản kiểm nghiệm vật t số 17/02/2003 kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho vật t than.
* Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK152 "nguyên liệu vật liệu" để phản ánh số liệu có và tình hình nhập xuất, tốn nguyên vật liệu
Kết cấu: - Bên nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị vật liệu
- Bên có: trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh và trị giá của nguyên vật liệu giảm do nguyên nhân khác.
- D nợ: trị giá của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Doanh nghiệp không mở sổ chi tiết cho TK152. Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK111,112,141,331 để theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu. Các loại TK này sẽ đợc mở sổ chi tiết theo yêu cầu của xí nghiệp
Ví dụ: TK 112
- TK 11211"Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Cầu Giấy" - TK 11212: "Tiền gửi VNĐ Ngân hàng Mê Linh"
Nguyên vật liệu sử dụng có tính chất thờng xuyên, doanh nghiệp thờng mua qua ký hợp đồng với nhà cung cấp, việc thanh toán đợc thực hiện theo thời hạn thoả thuận. Tuỳ theo hình thức thanh toán kế toán tiến hành định khoản. Nếu mua hàng kế toán định khoản
Nợ TK152 Nợ TK133
Có TK331
Nếu mua hàng trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi Ngân hàng Nợ TK152
Nợ TK133
Đối với những nguyên vật liệu phát sinh không thờng xuyên hoặc nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng bất thờng, Công ty sẽ cử nhân viên vật t đi mua. Do đó trong quá trình mua hàng ngoài quan hệ thanh toán với nhà cung cấp, doanh nghiệp còn phải mở sổ để thanh toán với các nhân viên tiệp thị liệu. Nếu mua nguyên vật liệu bằng tiền, tạm ứng kế toán định khoản/
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 141
Ví dụ: Có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp nh sau:
Ngày 01 tháng 03 chứng từ số 116 nhập 564 kg dầu Diezin của Công ty xăng Vĩnh Phúc - Cửa hàng số 131, đơn giá cha có thuế 17.000đ/kg thuế VAT 10% cha trả cho ngời bán
Nợ TK 152: 9.588.000 Nợ TK 133:958.800
Có TK 331: 10.546.800
- Ngày 2 tháng 3 số 117 nhập 3.460 m3 đất của Công ty TNHH Mạnh Cờng - Từ Liêm - Hà Nội, đơn giá cha có thuế 25.700đ/m3 thuế VAT 5% cha trả cho ngời bán.
Nợ TK152: 88.922.000 Nợ TK 133: 4.446.100
Có TK 331: 93.368.100
- Ngày 5/3 chứng từ số 119 nhập 245 kg xăng của Công ty xăng dầu Vĩnh Phúc - cửa hàng số 131, đơn giá cha có thuế 7.200đ/kg thuế VAT 5% cha trả cho ngời bán
* Thủ tục xuất kho
Đối với loại nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm (đã định mức tiêu hao) căn cứ kế hoạch sản xuất vàđịnh mức tiêu hao đã để ra (do phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật - vật t lập) phụ trách nhà máy sẽ lập phiếu lĩnh vật t cho từng tháng. Phiếu hàng đợc lập thành 4 liên và phải có chữ ký phê duyệt của đại diện phòng kỹ thuật - VT và Giám đốc Công ty (số lợng, chủng loại phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao quy định). Liên 1 lu ở nàh máy liên 2 gửi cho phòng vật t, liên 3: gửi cho thủ kho, liên 4 gửi cho phòng kế toán để giám sát và đối chiếu kiểm tra trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu. Hàng ngày quản đốc phân xởng sẽ có trách nhiệm giám sát tình hình sử dụng nguên vật liệu của công nhân.
Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ phiếu lĩnh vật t, hàng ngày thủ kho sẽ cho xuất kho vật t theo yêu cầu của ừng nhà máy khi xuất kho vật t theo yêu cầu của từng nhà máy. Khi xuất vật t, thủ kho sẽ mở sổ theo dõi riêng, số này đợc đăng ký với phòng TC - KT và phải thể hiện nội dung ngày tháng, thủ kho sẽ lập báo cáo tồn kho gửi phòng kế toán đối chiếu kiểm tra/
Hàng ngày nhân viên thống kê ở các phân xởng có nhiệm vụ xác định số nguyên vật liệu xuất dùng, lập bảng kê sử dụng nguyên vật liệu sẽ theo dõi tình
hình nhập xuất nguyên vật liệu/ Bảng kê này phải ghi rõ ngày tháng sử dụng, chủng loại. Cuối tháng tính tổng cộng và gửi cho kế toán vật t, số nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất sản phẩm theo công thức.
Số nguyên vật liệu xuất dùng = Định mức tiêu hao vật t x Sản lợng sản phẩm hoàn thành
Cụ thể trong tháng 3 nhân viên thống kê nhà máy gạch Xuân Hoà đã xác định số NVL trực tiếp sản xuất dùng để sản xuất 3.000 viên ngói mũi hài, theo bảng định mức vật t, đất 1,62m3/1000v, than 285/1.000v, dầu: 0,64kg/1000v
Đất xuất dùng = = 4,86 (m3) Than xuất dùng = = 855 (tấn) Dầu xuất dùng = = 1,941 (kg)
Cuối tháng sau khi nhập đợc bảng kê sử dụng vật t, căn cứ vào dòng tổng cộng kế toán vật t sẽ lập một phiếu xuất kho duy nhất cho cả tháng. Phiếu xuất kho vật t phải để rõ chi phí NVL này xuất với số lợng bao nhiêu, xuất ở kho nào và cho mục đích gì phiếu này lập thành 2 liên.
- Liên 1: Gửi cho phân xởng sản xuất - Liên 2: Gửi cho thủ kho
Căn cứ bảng kê sử dụng NVL tháng 3 năm 2003 do nhân viên thống kê nhà máy gạch Xuân Hoà gửi lên, kế toán vật t tiến hành lập phiếu xuất kho nh sau:
Trong phiếu xuất này kế toán vật t không tính đơn giá vật t xuất dùng mà sau khi nhập vào máy, máy sẽ tự động tính theo phơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Kế toán phải nhập số lợng NVL xuất dùng của từng nhà máy cho từng loại sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho.
Đối với NVL sử dụng cho các mục đích khác nhau nh phục vụ quản lý chung ở phân xơng, quản lý doanh nghiệp (không có định mức tiêu hao) Khi… phát sinh nhu cầu sử dụng, nguyên vật liệu ở bộ phận nào, bộ phận đấy phải xin giấy lĩnh vật t. Nếu sau khi xem xét thấy hợp lý, hợp lệ phòng kế toán vật t sẽ viết lệnh cấp vật t trình giám đốc ký duyệt, lệnh cấp vật t phải đợc đánh số. Và đăng ký với phòng kế toán.
Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật t, và giấy cấp vật t kế toán sẽ lập 3 liên phiếu xuất kho.
- Liên 1: giao cho thủ kho
- Liên 2: giao cho ngời lĩnh vật t - Liên 3: Gửi cho phòng vật t
Căn cứ vào phiếu xuất kho hợp lệ, thủ kho sẽ xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho. Số bộ phận nguyên liệu xuất kho đợc sử dụng để ghi vào thẻ kho, định kỳ 5 ngày chuyển cho phòng kế toán để nhập sóo liệu máy.
* Tài khoản sử dụng
Đối với nguyên liệu xuất kho thì khi xuất chủ yếu là sản phẩm, ngoài ta còn phục vụ quản lý doanh nghiệp, sửa chữa thay thế phụ tùng, máy móc suất gia công Để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản… "621" nguyên vật liệu trực tiếp.
- Nội dung: dùng để tập hợp các khoản chi phí nguyên vật liệu phát sinh và kết chuyển chi phí sản xuất vào các đối tợng tập hợp chi phí:
- Bên nợ: Phản ánh các khoản chi phí nguyên vật liệu phát sinh
- Bên có: Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu vào đối tợng chịu chi phí ở tài khoản này không có số d
Trong đó "TK 621" mở hai TK cấp II đỡ theo dõi các khoản chi phí phát sinh từng phân xởng
+ TK 621.1. Chi phí NVL trực tiếp ở nhà máy gạch XH + TK 621.2. Chi phí NVL trực tiếp ở nhà máy gạch BH
Ngoài TK 621.1, TK 621.2 còn đợc mở chi tiết thành các điều khoản để theo dõi chi phí NVL cho từng sản phẩm
TK 621.101: Chi phí NVL trực tiếp sản xuất gạch rỗng 60 (nhà máy gạch XH)
TK 621.107: Chi phí NVLTT để sản xuất gạch đặc 60 (nhà máy gạch BH) TK 621.130: Chi phí NVLTT sản xuất gạch ốp lát chân hề (nhà máy gạch XH)
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản nh "TK 627" chi phí nguyên liệu, "TK 6422" chi phí vật liệu quản lý "TK 241" ci phí xây dựng cơ bản" để theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho công tác phân xởng, quản lý doanh nghiệp xây dựng cơ bản .…
Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng NVL mà kế toán tiến hành định khoản - ở trờng hợp ta xuất NVL dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm
Nợ TK 621 (chi phí NVLTT nhà máy gạch XH) Có TK 152
- Nếu ta xuất NVL dùng cho quản lý Nợ TK 627
Có TK 152
- Nếu xuất NVL quản lý chung cho DN Nợ TK 642
Có TK 152
- Nếu xuất NVL phục vụ cho xây dựng cơ bản Nợ TK 241
Có TK 152
Nh vậy ta thành lập quy trình nhập nh sau:
Khi ta xuất kho thì kế toán chỉ cần nhập số lợng(số xuất không lớn hơn số