II. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Côngty
4. Cơ cấu bộ máy kế toán và đặc điểm tổ chức kế toán
a. Cơ cấu bộ máy kế toán: Để thực hiện đợc vai trò công cụ hữu hiệu phục vụ cho quản lý thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức công tác kế
toán một cách khoa học và hợp lý. Dựa trên những quy định của Nhà nớc và căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh với 3 nhà máy trực thuộc (Nhà máy gạch Xuân Hòa, nhà máy gạch Bá Hiến, Nhà máy gạch Cotto Bình Dơng), Công ty gốm Xây dựng Xuân Hòa đã tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Với hình thức này, tại phòng kế toán trung tâm của công ty sẽ tiến hành toàn bộ công tác kế toán từ lập chứng từ kế toán đã xử lý, kiểm tra phân loại và nhập dữ liệu vào máy. Tại bộ phận trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế để thu nhận và xử lý hồ sơ bộ, tổng hợp chứng từ phát sinh ở bộ phận của mình, định kỳ sẽ gửi về phòng kế toán trung tâm với công ty xử lý. Với hệ thống máy đợc trang bị ở Công ty (hiện nay tại phòng kế toán của công ty đợc trang bị 5 máy tính và 2 máy in Laser) các nhân viên kế toán tiến hành xử lý chứng từ nhận đợc từ hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán của công ty.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, trình độ ứng dụng tin học của đơn vị, Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa đã lựa chọn bộ máy kế toán thích hợp cho mình.
Kế toán trởng
Phòng kế toán thành phẩm và tiêu thụ
Phó phòng kế toán công nợ và thanh toán
KT tiền l- ơng kiêm thống kê KT công nợ và thanh toán KT vật t và tài sản cố định KT tổng hợp và chi phí giá thành Thủ quỹ Nhân viên thống kê ở các nhà máy
+ Chức năng và nhiệm vụ
- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty, chỉ đạo phối hợp thống nhất trong phòng tài chính kế toán. Giúp giám đốc trong lĩnh vực quản lý kinh tế. Tổ chức quản lý công tác báo cáo thống kê với cấp trên Nhà nớc. Công bố công khai kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng và cả năm.
- Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng, ký và giải quyết các việc khi trởng phòng đi vắng và báo lại. Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng, tổng hợp hóa đơn bán hàng và các bảng kê tiêu thụ về số lợng doanh thu của hai nhà máy gạch Xuân Hòa và Bá Hiến.
Theo dõi các khoản thanh toán các Ngân hàng có quan hệ với doanh nghiệp. Thực hiện giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch vay trả nợ. Chịu trách nhiệm về số d công nợ TK 112, TK 111, TK 131.
- Kế toán tiền lơng và thống kê công ty: Thu thập và ghi chép các báo cáo thống kê do nhân viên thống kê của các nhà máy gửi lên. Tính toán và theo dõi các khoản tiền lơng.
- Kế toán công nợ và thanh toán: Theo dõi công nợ với khách hàng, chi và thanh toán nội bộ, chịu trách nhiệm về số d công nợ TK 11, TK 331, TK 111, TK 334… lập báo cáo thu chi tiền hàng tuần.
- Kế toán vật t và tài sản cố định: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình thu nhập, xuất vật t, công cụ, dụng cụ. Lập phiếu Xuất vật t và hàng tháng đối chiếu nhập - xuất - tồn với thủ kho. Theo dõi quản lý tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định, lập kế hoạch sửa chữa tài sản cố định.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành: chịu trách nhiệm lập toàn bộ chi phí phát sinh, tính giá thành sản phẩm và phân tích giá thành sản phẩm, cập nhật kế toán Nhật ký chung, lập báo cáo kế toán cho từng nhà máy và báo cáo quyết toán toàn bộ công ty.
- Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt để xuất tiền mặt và bảo quản cất dữ, chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền mặt của công ty.
- Nhân viên thống kê ở các nhà máy: Các nhân viên thống kê ở các xí nghiệp có nhiệm vụ thống kê, thu nhập chứng từ lập báo cáo gửi về phòng tài chính kế toán công ty để xử lý, định kỳ nộp là 5 ngày.
+ Hình thức kế toán của Công ty:
Căn cứ vào đặc điểm riêng của mình dựa trên những quy định do nhà nớc ban hành, công ty gốm xây dựng Xuân Hoà áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán (Công ty là một đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX).
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho của từng kho gửi lên ghi vào Nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ tài khoản 152 và các tài khoản có liên quan nh TK 111, TK 112, TK 331 Từ sổ chi tiết và sổ cái các… tài khoản kế toán lập các bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu và bảng cân đối phát sinh. Từ số liệu các bảng tổng hợp và bảng cân đối phát sinh kế toán lập đợc bảng báo cáo có liên quan.
Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc, xuất nguyên vật liệu
Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
TK 152, 111, 112, 331
Bảng cân đối Báo cáo kế toán liên quan
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
B. Thực trạng về công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà