II. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Côngty
1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Do sát nhập 3 nhà máy gạch Xuân Hòa, Bá Hiến, Cầu Xây cho nên khi hình thành công ty, các nhà máy này trở thành các xí nghiệp sản xuất chính của Công ty. Nhng năm 1998 nhà máy gạch Cầu Xây đã tách ra thành Công ty Cổ phần Cầu Xây. Năm 2002 Công ty đã mở thêm một nhà máy gạc ở Bình Dơng nhằm mở rộng thị trờng tiêu thụ sang các tỉnh miền Nam.
Nh vậy, hiện nay Công ty có 3 phân xởng sản xuất chính đó là phân xởng: - Phân xởng Xuân Hòa
- Phân xởng Bá Hiến
- Phân xởng Cotto Bình Dơng
Phân xởng Xuân Hòa nằm trên thị trấn Xuân Hòa, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phú. Đây là xởng có năng lực sản xuất lớn của công ty đợc trang bị 2 lò nung sấy Tuynel. Phân xởng có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm nh gạch lát nền 200x200x15, 300x300x15, 250x250x15 gạch Bloc độ rộng lớn 200x200x90, gạch xây hai lỗ, gạch 6 lỗ, gạch nem rỗng.
Phân xởng Bá Hiến nằm trên địa bàn xã Bá Hiến, huyện Bình Xuyên, tnrh Vĩnh Phúc. Tại đây Công ty đã đầu t 1 lò nung sấy Tuynel liên hợp có công suất 250 triệu viên gạch xây/năm, 1 nhà máy chế tạo kính, đầu t mở rộng hơn 3000m2
sân bê tông và 3000m2 nhà cáng kính với tổng mức đầu t là 9,5 tỷ Việt Nam đồng.
Phân xởng Cotto Bình Dơng (thuộc khu sản xuất tân hiệp, huyện Dĩ An, tỉnh Bình Dơng) công suất hoạt động 1 triệu m2/năm. Phân xởng này chuyên sản xuất các loại gạch: gạch lát nền, gạch ốp, gạch thẻ…
Nhiệm vụ của các xí nghiệp sản xuất chính là sản xuất gạch theo các chỉ tiêu đó, công ty đề ra cũng nh theo các chỉ tiêu hoạch định của xí nghiệp. Mỗi xí nghiệp có giám đốc xí nghiệp do giám độc của công ty bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc công ty. Giám đốc xí nghiệp quyền hạn nh thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hàng tháng, hàng quý, hàng năm thông qua các phòng ban và đại hội công nhân viên chức xí nghiệp, thực hiện theo khoán sản phẩm nhằm đạt kết quả kinh tế cao. Chịu trách nhiệm giao nộp sản phẩm theo đúng quy định về số lợng và chất lợng đồng thời chịu trách nhiệm về các tổn thất do việc làm kém hiệu quả.
2. Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty
Tất cả các sản phẩm của Công ty đều đợc sản xuất từ đất sét với khuôn mẫu khác nhau, do đó chúng có quy trình công nghệ sản xuất, có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của công ty theo sơ đồ:
Quy trình công nghệ sản xuất
Kho đất sét
Máy ủi
Máy cấp liệu thùng
Máy cán thô
Máy ghiền xa luân
Máy điều phối đất
Máy cán mịn
Máy nhào bùn CL có thiết bị hút chân không
Cắt tự động
Phôi trong nhà kính
Sấy trong lò Tuynel SP được làm nguội Băng tải 1 (có thiết bị pha tham cám cỡ hạt 1-3mm
Băng tải 2
Băng tải 3
Băng tải chuyển mộc
Sơ đồ quy trình công nghệ trên có thể đợc diễn tả nh sau: - Công đoạn khai thác nguyên liệu
Các loại đất sét là nguyên liệu sản xuất gạch. Đất sét sau khi đợc khảo sát, thăm dò thử công nghệ đạt tiêu chuẩn sản xuất mới đợc tiến hành khai thác bằng cách dùng máy ủi, ủi lớp đất màu từ 20 đến 30cm sau đó dùng máy xúc, xúc lên ô tô chở về bãi chứa. Thông thờng việc khai thác đợc tiến hành theo kiểu cuốn chiếu từ ngoài vào trong và khai thác đến đâu hết đến đó.
- Công đoạn chế biến tạo hình
Đất sét đợc khai thác về thờng đợc phơi phong hóa từ 3 đến 6 tháng, sau đó đa vào nhà chứa đất để tiến hành ngâm ủ tối thiểu phải đợc 24 giờ độ ẩm đạt từ 14-16%. Các lô đất đợc ngâm ủ đúng yêu cầu kỹ thuật sau đó dùng máy ủ dồn vào máy cấp lu thùng. Máy cấp lu thùng có nhiệm vụ phân phối rải đều đất nên băng tải 1, tại đây đất đợc pha than cám hình nhỏ, lợng than pha thỏ 80-90% đợc định mức tiêu hao sản phẩm. Đất và than đợc đa lên máy cán thỏ để phá vỡ cấu trúc ban đầu của đất. Từ máy cán thơ đất đợc chuyển lên máy nghiền xa luân qua băng tải 2. Máy này có nhiệm vụ chà, sát, nghiền vỡ kết cấu của nguyên liệu. Đồng thải đất đợc pha với nớc đạt độ ẩm 20-22% và đợc ép xuống máy điều phối đất (máy cấp liệu đĩa). Máy cấp liệu đất sẽ điều phối nguyên liệu một cách đều đặn lên máy cán minh qua băng tải 3. Máy cán mịn có các khe hở từ 2-3mm, có nhiệm vụ cán mỏng đất tăng độ dẻo, độ đồng nhất sau đó đẩy xuống máy nhào điện liên hợp có gắn thiết bị hút chân không. Thiết bị sẽ hút hết không khí đất, làm tăng độ đặc chắc của nguyên liệu trớc khi tạo hình. Máy điện tạo ra các thỏi mộc qua khuôn tạo hình ở đầu máy. Thỏi mộc đợc máy cắt tự động cắt thành viên sản phẩm theo yêu cầu. Các sản phẩm mộc chuyển qua băng tải ngang bốc lên xe cải tiến vận chuyển đi phải trong nhà kính.
- Công đoạn sấy sản phẩm mộc
Các thao tác phơi gạch mộc phải nhẹ nhàng, tránh biến dạng, đồng thời phơi 3-5 ngày cho đến khi độ ẩm mọc còn 14-16% sẽ đợc xếp lên xe goòng để sấy trong lò Tuynel, độ ẩm của sản phẩm ra khỏi lò đạt từ 2-8%.
Lò nung đợc bố trí với bộ phận sấy nhằm sử dụng luôn các xe goòng xếp gạch mộc đã sấy khô ở lò thời gian nung 72≥ h nhiệt độ trung bình. Nhiên liệu nung chủ yếu là than cám nghiền nhỏ, tùy theo thời gian, tùy lợng gạch mộc cho nâng tốc độ nung, thông thờng cứ 45-50 phút cho ra một goòng (mỗi xe khoảng 2.900-3.100 viên gạch xây) cứ một goòng vào thì có một goòng ra. Sản phẩm nung chín đợc làm nguội, dỡ bốc xuống, qua bộ phận KCS kiểm tra chất lợng. Cuối cùng là phân loại sản phẩm và xếp kiêu, đa đi tiêu thụ.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa
Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa là một trong những doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động hạch toán kinh doanh độc lập, chịu sự quản lý về mặt pháp lý và nhân sự của Tổng Công ty, không cùng nằm trên một địa bàn nên cơ cấu tổ chức của phòng ban phải đợc bố trí hợp lý để đảm bảo tổ chức đợc ổn định, liên tục trên cơ sở tinh giảm bộ máy gián tiếp mức tối đa.
Mô hình quản lý Công ty
Giám đốc
Phó Giám đốc PT sản xuất kinh doanh
Phó Giám đốc PT kỹ thuật Phòng KD tiêu thụ Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch đầu tư Phòng hành chính Phòng KT XDCB vật tư Các nhà máy Nhà máy gạch
a. Giám đốc: Giám đốc là một ngời đứng đầu công ty có trách nhiệm quản lý vĩ mô và có quyền đa ra quyết định chỉ đạo chung để tiến hành toàn bộ máy quản lý của Công ty hoạt động 1 cách thống nhất.
b. Phó Giám đốc: Bao gồm có 2 phó giám đốc có trách nhiệm tham mu cho Phó Giám đốc về công tác quản lý điều hành sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực sản xuất, tiêu thụ, kỹ thuật…
c. Phòng Kinh doanh tiêu thụ: bao gồm có 8 nhân viên, thứ nhất là có trách nhiệm chào hàng, tiếp thị và tìm phơng án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu nghiên cứu các chiến lợc về các mặt hàng kinh doanh, giúp Giám đốc có định h- ớng sản xuất vào những mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ trên thị trờng.
d. Phòng tài chính kế toán: Bao gồm có 7 nhân viên có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của từng xí nghiệp nhà máy cũng nh toàn công ty.
e. Phòng tài chính: Bao gồm có 4 nhân viên, đảm nhiệm mọi công việc liên quan đến các công tác hành chính trực tiếp tiếp khách, tiếp nhận và chuyển công văn đi đến nội bộ công ty vào ngoài công ty.
f. Phòng kỹ thuật xây dựng cơ bản - vật t: Bao gồm có 11 nhân viên, có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến kỹ thuật rong sản xuất, chịu trách nhiệm về chất lợng nguyên liệu, thiết bị máy móc, thiết bị lập dự trù, dự trữ vật t và tiếp nhận vật t.
g. Phòng kế hoạch đầu t: Đối với phòng kế hoạch đầu t có kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý, tháng. Nghiên cứu lập dự án khả thi, tham mu cho Giám đốc ra quyết định sản xuất kinh doanh.
h. Phòng tổ chức lao động: Bao gồm có 4 nhân viên đó là phòng tham mu cho giám đốc trong công tác quản lý tuyển dụng, điều động nhân lực phục vụ cho sản xuất lập và thực hiện kế hoạch nhân lực hàng năm, quý, tháng, tham mu cho giám đốc trong việc điều hành nhân lực.
4. Cơ cấu bộ máy kế toán và đặc điểm tổ chức kế toán
a. Cơ cấu bộ máy kế toán: Để thực hiện đợc vai trò công cụ hữu hiệu phục vụ cho quản lý thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức công tác kế
toán một cách khoa học và hợp lý. Dựa trên những quy định của Nhà nớc và căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh với 3 nhà máy trực thuộc (Nhà máy gạch Xuân Hòa, nhà máy gạch Bá Hiến, Nhà máy gạch Cotto Bình Dơng), Công ty gốm Xây dựng Xuân Hòa đã tiến hành tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Với hình thức này, tại phòng kế toán trung tâm của công ty sẽ tiến hành toàn bộ công tác kế toán từ lập chứng từ kế toán đã xử lý, kiểm tra phân loại và nhập dữ liệu vào máy. Tại bộ phận trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kinh tế để thu nhận và xử lý hồ sơ bộ, tổng hợp chứng từ phát sinh ở bộ phận của mình, định kỳ sẽ gửi về phòng kế toán trung tâm với công ty xử lý. Với hệ thống máy đợc trang bị ở Công ty (hiện nay tại phòng kế toán của công ty đợc trang bị 5 máy tính và 2 máy in Laser) các nhân viên kế toán tiến hành xử lý chứng từ nhận đợc từ hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán của công ty.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, trình độ ứng dụng tin học của đơn vị, Công ty Gốm Xây dựng Xuân Hòa đã lựa chọn bộ máy kế toán thích hợp cho mình.
Kế toán trởng
Phòng kế toán thành phẩm và tiêu thụ
Phó phòng kế toán công nợ và thanh toán
KT tiền l- ơng kiêm thống kê KT công nợ và thanh toán KT vật t và tài sản cố định KT tổng hợp và chi phí giá thành Thủ quỹ Nhân viên thống kê ở các nhà máy
+ Chức năng và nhiệm vụ
- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công tác kế toán tại công ty, chỉ đạo phối hợp thống nhất trong phòng tài chính kế toán. Giúp giám đốc trong lĩnh vực quản lý kinh tế. Tổ chức quản lý công tác báo cáo thống kê với cấp trên Nhà nớc. Công bố công khai kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng và cả năm.
- Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng, ký và giải quyết các việc khi trởng phòng đi vắng và báo lại. Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng, tổng hợp hóa đơn bán hàng và các bảng kê tiêu thụ về số lợng doanh thu của hai nhà máy gạch Xuân Hòa và Bá Hiến.
Theo dõi các khoản thanh toán các Ngân hàng có quan hệ với doanh nghiệp. Thực hiện giao dịch với ngân hàng và lập kế hoạch vay trả nợ. Chịu trách nhiệm về số d công nợ TK 112, TK 111, TK 131.
- Kế toán tiền lơng và thống kê công ty: Thu thập và ghi chép các báo cáo thống kê do nhân viên thống kê của các nhà máy gửi lên. Tính toán và theo dõi các khoản tiền lơng.
- Kế toán công nợ và thanh toán: Theo dõi công nợ với khách hàng, chi và thanh toán nội bộ, chịu trách nhiệm về số d công nợ TK 11, TK 331, TK 111, TK 334… lập báo cáo thu chi tiền hàng tuần.
- Kế toán vật t và tài sản cố định: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình thu nhập, xuất vật t, công cụ, dụng cụ. Lập phiếu Xuất vật t và hàng tháng đối chiếu nhập - xuất - tồn với thủ kho. Theo dõi quản lý tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định, lập kế hoạch sửa chữa tài sản cố định.
- Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành: chịu trách nhiệm lập toàn bộ chi phí phát sinh, tính giá thành sản phẩm và phân tích giá thành sản phẩm, cập nhật kế toán Nhật ký chung, lập báo cáo kế toán cho từng nhà máy và báo cáo quyết toán toàn bộ công ty.
- Thủ quỹ: Căn cứ vào các phiếu thu, chi tiền mặt để xuất tiền mặt và bảo quản cất dữ, chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền mặt của công ty.
- Nhân viên thống kê ở các nhà máy: Các nhân viên thống kê ở các xí nghiệp có nhiệm vụ thống kê, thu nhập chứng từ lập báo cáo gửi về phòng tài chính kế toán công ty để xử lý, định kỳ nộp là 5 ngày.
+ Hình thức kế toán của Công ty:
Căn cứ vào đặc điểm riêng của mình dựa trên những quy định do nhà nớc ban hành, công ty gốm xây dựng Xuân Hoà áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán (Công ty là một đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ) hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX).
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hợp lệ kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho của từng kho gửi lên ghi vào Nhật ký chung. Từ sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ tài khoản 152 và các tài khoản có liên quan nh TK 111, TK 112, TK 331 Từ sổ chi tiết và sổ cái các… tài khoản kế toán lập các bảng nhập xuất tồn nguyên vật liệu và bảng cân đối phát sinh. Từ số liệu các bảng tổng hợp và bảng cân đối phát sinh kế toán lập đợc bảng báo cáo có liên quan.
Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc, xuất nguyên vật liệu
Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hoá
Sổ Nhật ký chung
Sổ Cái
TK 152, 111, 112, 331
Bảng cân đối Báo cáo kế toán liên quan
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
B. Thực trạng về công tác quản lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà dụng cụ của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà
I. Đặc điểm và phân loại về NVL - CCDC
1. Đặc điểm về NVL - CCDC của Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà
Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, sản phẩm của công ty sản xuất ra phục vụ cho ngành xây dựng nh gạch xây các loại, các sản phẩm mỏng, một số loại ngói, chi phí nguyên vật liệu chiếm… tỷ trọng khá cao trong giá thành sản phẩm của công ty là rất lớn, nên đòi hỏi về vốn đáp ứng cho nhu cầu nguyên vật liệu không phải là nhỏ. Để sản xuất một sản phẩm thì doanh nghiệp cần phải sử dụng khá nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nh đất, than, dầu mỡ Do khối l… ợng sử dụng khá lớn đa dạng, phong phú nguyên vật liệu có một vai trò quan trọng của quá trình sản xuất của Công ty