VIII. Đặc điểm hạch toán tài sản cố định tại một số nớc trên thế giới
2. Kiến nghị thứ hai về kế toán chi tiết
Thứ nhất: Việc đánh số TSCĐ ở công ty còn sử dụng số hiệu TSCĐ làm số, cha sử dụng thống nhất giữa nơi bảo quản sử dụng và phòng kế toán. Do vậy theo tôi công ty nên tiến hành đánh số một cách thông dụng, dễ nhớ và phải đợc sử dụng thống nhất trong toàn công ty. Dựa vào cách đánh số cũ thì công ty nên đánh số lại nh sau: Lấy chữ số la mã chỉ loại tài sản, chữ cái chỉ nhóm tài sản và chữ số bình thờng chỉ từng loại tài sản.
Ví dụ:
IA- 01: Nhà số 1, thuộc nhóm nhà cửa và thuộc hoại nhà cửa vật kiến trúc. IA- 02: Nhà số 2, thuộc nhóm nhà cửa và thuộc hoại nhà cửa vật kiến trúc. ...
ib- 01: Nhà làm việc số 1, thuộc nhóm nhà làm việc và thuộc loại nhà cửa vật kiến trúc.
IB- 02: Nhà làm việc số 2, thuộc nhóm nhà làm việc và thuộc loại nhà cửa vật kiến trúc.
...
IC- 01: Nhà xơng số 1, thuộc nhóm nhà xởng và thuộc hoại nhà cửa vật kiến trúc.
...
IIA- 01: Máy tiện 15.356 thuộc nhóm máy tiện và thuộc loại máy móc thiết bị. ...
IIB- 01: Máy mài 38-772 Thuộc nhóm máy mài và thuộc hoại máy móc thiết bị.
IIIC- 01: Xe ô tô số 1 thuộc nhóm xe chở hàng và thuộc loại phơng tiện vận tải.
...
Thứ hai: Công ty phải mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết theo từng đối tợng ghi TSCĐ, theo dõi tình hình hao mòn và khấu hao TSCĐ để từ đó nắm bắt đợc tình hình sử dụng TSCĐ. Ngoài ra đây còn là chứng từ bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Thẻ này đợc lu trữ ở phòng kế toán trong suốt thời gian sử dụng của TSCĐ vì vậy phải có hòm thẻ để bảo quản theo các ngăn, phải đợc bố trí một cách hợp lý nhằm thuận lợi cho việc tìm kiếm khi cần và doanh nghiệp có thể lập hồ sơ đăng ký thẻ nhằm dễ phát hiện nếu thẻ bị thất lạc.
Mẫu thẻ nh sau: (Biểu số 3.1) Thẻ TSCĐ bao gồm 4 phần:
- Phần đầu: ghi các chỉ tiêu chung về TSCĐ ch tên mã ký hiệu, quy cách hàng, số hiệu TSCĐ, nớc sản xuất...
- Phần 2: Ghi các chỉ tiêu nguyên giá TSCĐ từ khi bắt đầu hình thành TSCĐ và nguyên giá thay đổi theo thời kỳ do đánh giá lại, xây dựng trang bị thêm hoặc tháo bớt bộ phận và giá trị hao mòn qua các năm.
- Phần 3: Ghi số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ.
- Phần 4: Ghi giảm TSCĐ, phản ánh số ngày, tháng, năm của chứng từ ghi giảm và lý do giảm TSCĐ.
Thứ 3: Để theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hao TSCĐ của các TSCĐ trong từng nhóm, loại theo từng đối tợng ghi TSCĐ, giúp cho việc lập báo cáo định kỳ về TSCĐ đợc thuận lợi thì công ty nên mở “Sổ TSCĐ”. (Biểu số 32)
Sổ TSCĐ đợc mở cho mỗi loại TSCĐ riêng một sổ hoặc một trang sổ.
Thứ t: Việc theo dõi trên sổ “TSCĐ ở đơn vị sử dụng” nhằm gắn trách nhiệm và nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản và sử dụng TSCĐ tại doanh nghiệp. Vì vậy tại các phân xởng, phòng ban cần phải mở “Sổ TSCĐ ở đơn vị sử dụng”, để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ cho từng phân xởng sản xuất, phòng ban. Từ đó, căn cứ vào các chứng từ tăng giảm để ghi tăng, giảm TSCĐ của đơn vị mình theo thứ tự thời gian và nghiệp vụ phát sinh. (Xem mẫu sổ số 34).