II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phơng Nam.
2.1.1. Quản lý vật liệu tại công ty
Vật liệu của công ty Phơng Nam bao gồm nhiều loại khác nhau và đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu có vị trí và vai trò khác nhau trong sự cấu thành sản phẩm , do đó việc quản lý vật liệu là rất khó khăn. Hiện nay công ty Phơng Nam không sử dụng “Sổ danh điểm vật t’’ cha tạo lập đợc bộ mã vật t để theo dõi dễ dàng, chặt chẽ đảm bảo cho công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Do vậy để phục vụ yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa kho và kế toán tình hình nhập xuất tồn vật liệu thì công ty nên xây dựng danh điểm vật t dựa trên tính phân loại của vật liệu vào quá trình sản xuất
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng. Sổ này theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty đợc thống nhất và dễ dàng .
Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu đợc quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một loại vật liệu nào đó. Mặt khác công ty cần tạo một bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý trên máy tính dễ dàng . Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau:
+ Dựa vào loại vật liệu
+ Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm + Dựa vào quy cách trong mỗi thứ
Trớc đây, công ty chỉ phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu
chính, vật liệu phụ… mà không quy định theo số hiệu tài khoản. Nh vậy rất dễ gây nhầm lẫn và sáo trộn vật t từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trớc hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số hiệu tài khoản nh sau:
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính( vải, sợi)
TK 152.2 Nguyên vật liệu phụ ( dây quai, móc, khoá, ghim, chỉ may, mực in, bìa…)
TK 152.3 Nhiên liệu( dầu máy, xăng…) TK 152.4 Phụ tùng thay thế…
TK 152.5 Vải vụn, bìa…
TK 152.8 Vật liệu khác : văn phòng phẩm, các loại bao bì, dây gói…
Mặt khác, vật liệu tại nhà máy quản lý theo từng kho do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá từng kho chẳng hạn
TK 152.1.01 Nguyên vật liệu chính tại kho nguyên vật liệu chính.
ở từng kho lại mã hoá chi tiết hơn cho từng loại vật liệu cụ thể trên cơ sở đó