II. Đặc điểm tổchức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phơng Nam
Nhật ký chứng từ số 10 Ghi có tài khoản
Ghi có tài khoản 336
STT Diễn giải Số d đầu tháng Ghi NợTK1522 Ghi Có TK 336 Ghi nợ TK 336 Ghi Có TK.. D cuối tháng Nợ Có TK1522 Cộng Có TK336 TK 111 .. Cộng Nợ TK336 Nợ Có 01 Nhập Dây quai từ PX Dệt 0 30.000.000 30.000.000 30.000.000 Cộng 0 30.000.000 30.000.000 30.000.000
Đã ghi sổ cái ngày 31 tháng 1 năm 2003
Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 18: nhật ký chứng từ số 10
* Trờng hợp vật liệu thừa khi kiểm kê : Kết quả kiểm kê thừa do cấp phát lẻ sau khi phòng quản lý ghi phiếu nhập kho kế toán vật t căn cứ vào biên bản kiểm kê để ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (Giá trị NVL thu hồi nhập kho) Có TK 711 ( Thu nhập khác)
Căn cứ vào định khoản kế toán vào nhật ký chứng từ số 8(Ghi có TK 711)
3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Tại Công ty nghiệp vụ xuất vật liệu đợc diễn ra thờng xuyên liên tục, vật
liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày
trong tháng sẽ nhập chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp với việc tính giá xuất.. Kế toán không sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất mà kế toán mà kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho.
Kế toán dựa vào phiếu xuất kho kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu( Biểu số 19) theo định khoản sau:
Nợ TK 621 ( chi tiết)
Có TK 152 (chi tiết)
- Trờng hợp xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 152
Tại công ty Phơng Nam tổng kiểm kê vật liệu tồn kho đợc tiến hành một lần vào cuối năm. Hội đồng kiểm kê đợc tiến hành thành lập bao gồm; Cán bộ phòng kế hoạch, kế toán vật liệu, cán bộ thuộc phòng Kế hoạch.
Khi tiến hành kiểm kê phải thực hiện bằng cân đo đếm bằng các dụng cụ thật chính xác và các phơng tiện phù hợp nhằm thống kê chính xấc số lợng tồn kho từng thứ từng loại vật liệu. Đồng thời cấn bộ công ty có trách nhiệm kiểm tra sổ theo dõi tình trạng vật liệu do thủ kho ghi chép để phát hiện nhng nguyên nhân gây ra những hiện tợng không đẩm bảo an toàn cho vật liệu.
Sau khi kết thúc kiểm kê ngời phụ trách kiểm kê lập biên ban kiểm kê tính toán số chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách và yêu cầu thủ kho giải trình nguyên nhân: do cho vay, tạm ứng hay giữ hộ. Biên bản kiểm kê đợc lập riêng cho từng kho :
Kết quả kiểm kê nếu thiếu ( trờng hợp này ít sảy ra đối với công ty) thiếu chủ yếu do cân đong đo đếm ( thờng gặp ở dây khoá, sợi …)Lợng chênh lệch không đáng kể thờng ở mức cho phép. Do đó căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi định khoản
Nợ TK 642 Có TK152
( Biểu số 20) nhng không phản ánh vào nhật ký chứng từ số 7. Cùng với nhật ký chứng từ số 1,2,5, kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK152( biểu số 21) và sổ cái TK 331( Biểu số 22)
Cuối kỳ kế toán, các số liệu đợc tổng hợp trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng cân đối phát sinh
Bảng phân bổ vật liệuTháng 1 năm 2003