II. Đặc điểm tổchức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phơng Nam
3.2.1. Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập) - Các loại phiếu nhập kho, xuất kho, - Biên bản kiểm nhận hàng hoá. - Các chứng từ về chi phí mua hàng.
- Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng.
3.2.2.Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu.
* Đối với vật liệu mua ngoài
Nguyên vật liệu của Công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu.
Việc cung ứng vật t cho sản xuất, cho các đối tợng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật t thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật t lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu.
Khi nhận đợc hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của ngời bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật t phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế đợc ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật t để tiến hành kiểm nghiệm vật t về số lợng, chất lợng, quy cách nguyên vật liệu.
(Liên 2 Giao cho khách hàng ) Số: 005538
Ngày 7 tháng 1 năm 2003
Đơn vị bán hàng: Công ty Mai Phơng Địa chỉ: Kim Đồng- Thanh Xuân-Hà nội Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Cờng Đơn vị: Công ty Phơng Nam
Địa chỉ: 358 Đờng Giải Phóng
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0100232455-1
S TT
Tên hàng hoá
dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Sợi PP 900 đen kg 52.425 13.045 683.884.125
Cộng tiền hàng: 683.884.125
Thuế suất GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 68.388.412,5
Tổng cộng tiền thanh toán: 752.272.537,5 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mơi hai triệu hai trăm bảy mơi hai
ngàn năm trăm ba mơi bảy đồng chẵn.
Ngời bán hàng Ngời mua hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Biểu số 1:Hóa đơn giá trị gia tăng
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên Ban kiểm nghiệm của công ty Phơng Nam tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm nh sau :
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt Namã
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538,ngày07 tháng 01 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật t - trởng ban Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên
Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật t dới đây:
Mã vật t Tên, nhãn hiệu vật t Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực nhập Vp Vải PVC m 12.000 12.000 12.000 0 Sp9 Sợi PP 900 kg 52.425 52.425 52.425 0 Sp6 Sợi PP600 kg 40.500 40.500 40.500 0
Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho
Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003
Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban
Biểu số 2:Biên bản kiểm nghiệm vật t
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu. Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại ngời bán. Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thờng.
Khi nguyên vật liệu đợc chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật t lập phiếu nhập kho. Phiếu đợc lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật t giữ, 1 liên ngời lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ.
Thông thờng mỗi một loại vật t sẽ lập một phiếu nhập kho, nhng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật t .
Sở công nghiệp hà nội
Công ty Phơng Nam
Phiếu nhập kho
Ngày 07 tháng 01 năm 2003 Số : 135
Họ tên ngời giao hàng : Nguyễn Văn Cờng Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính
STT Tên vật t Mã số Đvt Số lợng Theo CT Thực nhập 1 Vải PVC Vp m 12.000 12.000 8230 98.760.000 2 Sợi PP 900 Sp9 kg 52.425 52.425 13.045 683.884.125 3 Sợi PP 600 Sp6 kg 40.500 40.500 16.806 680.643.000 Cộng 1.463.287.125
Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2003 Ngời lập Kế toán trởng
(Ký , họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 3 : phiếu nhập kho
*Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho.
Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công ty ở đây là dây quai. Sau khi thành phẩm đợc sản xuất xong, quản đốc phân xởng dệt và công nhân phải tự kiểm tra sản phẩm trớc khi cán bộ kiểm tra. Cán bộ kiểm tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lợng, chất lợng lập biên bản kiểm nghiệm (giống nh ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống nh phiếu nhập kho của trờng hợp nguyên vật liệu mua ngoài