- Văn phũng cụngt y: Phụ trỏch vấn đề hành chớnh và quản lý trong cụng ty, phục vụ hội nghị, lễ tõn văn phũng cụng ty chia thành cỏc bộ
2.2.1.3. Lập danh điểm và hạch toỏn hàng tồn kho
Hàng hoỏ của cụng ty rất đa dạng, phong phỳ về chủng loại, nguồn gốc. Tuy nhiờn, cụng ty chưa sử dụng số danh điểm hàng tồn kho.
Hàng hoỏ mua vào được theo dừi trờn tài khoản 1561-trị giỏ mua hàng hoỏ theo 3 nhúm
1561A – GT: Hàng giao thẳng 1561A – NK: Hàng nhập kho
1561B : Hàng uỷ thỏc
Cụng ty hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho theo phương phỏp ghi thẻ song song. Phục vụ cho phương phỏp này cụng ty sử dụng cỏc mẫu số chi tiết như sau: Thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoỏ, sổ chi tiết hàng hoỏ tổng hợp.
Việc hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho ở kho và phũng kế toỏn được tiến hành như sau:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoỏ theo chỉ tiờu số lượng. Thẻ kho do kế toỏn lập và giao cho thủ kho ghi chộp. Hàng ngày, khi cú nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoỏ thực tế phỏt sinh, thủ kho thực hiện thu phỏt hàng hoỏ và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi số lượng nhập, xuất hàng hoỏ vào thẻ kho của thứ hàng hoỏ cú liờn quan, cuối ngày thủ kho tớnh ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, cỏc chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp lại một cỏch hợp lý để giao cho kế toỏn.
- Ở phũng kế toỏn: Định kỳ 10 ngày, kế toỏn xuống kho để kiểm tra, ký xỏc nhận vào thẻ kho và nhận cỏc chứng từ nhập, xuất mang về phũng kế toỏn. Tại phũng kế toỏn, kế toỏn kiểm tra cỏc chứng từ nhập xuất và hoàn chỉnh cỏc chứng từ rồi căn cứ vào cỏc chứng từ để ghi vào sổ chi tiết hàng hoỏ, mỗi chứng từ ghi vào một dũng sổ chi tiết hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu thành tiền. Cuối thỏng kế toỏn cộng số liệu trờn sổ chi tiết hàng hoỏ và lập sổ chi tiết hàng hoỏ tổng hợp.
Phương phỏp ghi thẻ song song cú ưu điểm là cỏch ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, cú khả năng cung cấp thụng tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khỏ phự hợp với đặc điểm của cụng ty (cỏc nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoỏ khụng nhiều lắm, khụng sử dụng giỏ hạch toỏn).
Trỡnh tự hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho tại cụng ty TM tH Tiến Thành diễn ra theo trỡnh tự sau:
SV: Nguyễn Thị Hoa Lớp: 53K7
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Vớ dụ 2: Thỏng 02/2002 cụng ty mua 60 tấn kẽm thỏi (Vớ dụ 1 trang phiếu nhập kho số 08 ngày 16/02/2002. Phiếu xuất kho số 10 ngày 26/02/2002).
Việc hạch toỏn chi tiết số kẽm thỏi trờn trong thỏng 02/2002 như sau: - Ở kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi số thực nhập vào thẻ kho
Thẻ kho
Ngày lập thẻ
Kho: Tổng kho Lào Cai Tờ số 1 Tờnhàng: Kẽm thỏi
Mó số:
Đơn vị tớnh: Tấn
Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, Số lượng Chứ kỹ của KT SL Ngày thỏng Nhập Xuất Tồn 8 10 16/2/2002 26/2/2002 Tồn đầu thỏng 01/2002 Nhập Xuất Cụng phỏt sinh Tồn cuối thỏng 16/2/2002 26/2/2002 60 60 60 60 0 0 2.2.2. Tổ chức kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty
Bỏn hàng là một khõu vụ cựng quan trọng trong quỏ trỡnh lưu chuyển là một hàng hoỏ của DNTM. Để hiểu sõu quỏ trỡnh bỏn hàng của cụng ty ta cần nghiờn cứu cỏc phương thức bỏn hàng, hạch toỏn doanh thu theo từng phương thức bỏn hàng của cụng ty.
Qua tỡm hiểu em thấy cụng ty cú cỏc hỡnh thức bỏn hàng sau:
*Cụng ty bỏn hàng tại kho của mỡnh
Theo phương thức này thỡ bờn khỏch hàng uỷ quyền cho cỏn bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của cụng ty. Phũng kinh doanh lập hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho thành 5 liờn. Một liờn lưu lại, 4 liờn giao cho khỏch hàng. Khỏch hàng cần hoỏ đơn sang phũng kế toỏn trả tiền (hoặc chấp nhận trả tiền). Kế tỏon ghi sổ theo định khoản.
Nợ TK 111, 112
Kế toỏn tiờu thụ hàng hoỏ căn cứ vào hoỏ đơn ghi vào sổ theo dừi hoỏ đơn bỏn hàng
Khỏch hàng cầm 4 liờn xuống kho, thủ kho kiểm tra hoỏ đơn và căn cứ vào hoỏ đơn giao hàng cho khỏch. Sau đú khỏch hàng cầm 1 hoỏ đơn để vận chuyển hàng, 1 liờn lưu Lại kho, 2 liờn gửi về phũng kinh doanh và phũng tài chớnh kế toỏn. Thủ kho căn cứ vào hoỏ đơn ghi sổ chi tiết theo dừi hàng hoỏ. Định kỳ 10 ngày hoặc cuối thỏng thủ kho gửi hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho lờn phũng kế toỏn. Kế toỏn lập chứng từ ghi sổ phản ỏnh trị giỏ vốn của hàng xuất kho tiờu thụ theo định khoản.
Nợ TK 632 – Giỏ vốn hàng bỏn Cú TK 156 – Hàng hoỏ Đồng thời ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khỏch hàng Cú TK 511 – Donah thu hàng hoỏ
Cú TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp
* Kế toỏn bỏn hàng tại cửa khẩu (bỏn hàng nhập khẩu)
Phũng kinh doanh cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoỏ cú thể giao trực tiếp từ tàu xuống và bỏn luụn cho khỏch hàng hoặc kiểm nhận nhập kho rồi mới bỏn cho khỏch hàng. Khỏch hàng cú thể đặt mua từ trước, đến cụng ty nộp tiền lấy hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho. Khi hàng về thỡ khỏch hàng xuống cảng, đưa hoỏ đơn cho nhõn viờn tiếp nhận hàng của phũng kinh doanh để lấy hàng. Phũng kế toỏn lập phiếu thu tiền, sau đú lập chứng từ ghi sổ theo định khoản.
Nợ TK 111, 112
Cú TK 131 – Phải thu của khỏch hàng
Nhõn viờn của phũng kinh doanh căn cứ vào hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho giao cho khỏch hàng. Khi người mua nhận đủ hàng và ký xỏc nhận trờn chứng từ bỏn hàng của doanh nghiệp, hàng xỏc định tiờu thụ. Hoỏ đơn được chuyển về phũng kế toỏn, căn cứ vào đú lập chứng từ ghi sổ theo định khoản.
- Nợ Tk 131 – Phải thu của khỏch hàng Cú TK 511 – Doanh thu bỏn hàng
Cú TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp - Nợ TK 632
Cú TK 1561A – gt. Hàng giao thẳng
Ở cụng ty đó mở chi tiết tài khoản 156A-gt để phản ỏnh hàng hoỏ giao thẳng.
Cỏc khỏch hàng đến mua hàng trực tiếp thỡ cỏc nhõn viờn phũng kinh doanh lập hoỏ đơn kiểm phiếu xuất hàng cho khỏch và thu tiền nộp về cụng ty.
Cỏn bộ kế toỏn căn cứ vào bỏo cỏo bỏn hàng và giấy nộp tiền bỏn hàng cho thủ quỹ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111 (Số tiền thực nộp)
Nợ TK 138 (1381) (Số tiền thiếu nếu cú)
Cú TK 511 (5111) – Doanh thu bỏn hàng Cú TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp * Kế toỏn bỏn hàng xuất khẩu
Cụng ty hiện nay chưa xuất hiện nghiệp vụ bỏn hàng xuất khẩu trực tiếp, mà cụng ty mới nhận xuất khẩu uỷ thỏc. Cụng ty coi hoạt động nhận xuất khẩu uỷ thỏc là một trong những hoạt động của lĩnh vực dịch vụ. Doanh thu từ hoạt động này được phản ỏnh ở tài khoản 511
Kế toỏn nhận xuất khẩu uỷ thỏc
Cụng ty thực hiện việc ký kết hợp đồng với khỏch hàng. Tiến hành làm thủ tục xuất khẩu, nộp cỏc khoản thuế xuất khẩu, cỏc khoản chi phớ vận chuyển. Những khoản chi phớ mà cụng ty chi ra trong quỏ trỡnh xuất khẩu sẽ thu lại của bờn giao uỷ thỏc, kết thỳc việc xuất khẩu sẽ được hưởng phần hoa hồng uỷ thỏc do hai bờn thoả thuận (thường cụng ty nhận được khoảng 0,8% đến 1% tổng doanh thu xuất khẩu)
Cụng ty khụng sử dụng TK 003 – hàng hoỏ nhận bỏn hộ, nhận ký gửi, để phản ỏnh số hàng hoỏ nhận xuất khẩu uỷ thỏc mà phản ỏnh vào TK 1561 B
- Khi hàng xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan và được tớnh là hàng xuất khẩu, kế toỏn ghi.
Nợ TK 131 – Phải thu của khỏch hàng
Cú TK 511 (Phần hoa hồng nhận xuất khẩu uỷ thỏc)
Cú TK 331 (Doanh thu của số hàng bỏn phải trả cho bờn giao xuất khẩu uỷ thỏc)
- Khi nhận được giấy bỏo cú về số tiền xuất khẩu do khỏch hàng trả bằng ngoại tệ gửi vào ngõn hàng, kế toỏn ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngõn hàng
Cú TK 131 – Phải thu của khỏch hàng Đồng thời ghi:
Nợ TK 007 – Ngoại tệ
- Khoản chờnh lệc tỷ giỏ tại thời điểm thanh toỏn lớn hơn thời điểm lỳc nhận nợ được ghi:
Nợ TK 413 – Chờnh lệch tỷ giỏ
Cú TK 338 (3388- phải trả nộp khỏc)
Ngược lại: Tỷ giỏ tại thời điểm thanh toỏn nhỏ hơn tại thời điểm lỳc nhận nợ được ghi:
Nợ TK 338 (3388) – Phải trả phải nộp khỏc Cú TK 413 – Chờnh lệch tỷ giỏ
- Số tiền chi phớ xuất khẩu, thuế xuất khẩu cụng ty chi hộ cho bờn giao uỷ thỏc, kế toỏn ghi:
Nợ TK 338 (3388) hay TK 138 (1388) Cú TK 111, 112
Cú TK 333 – Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước
- Khi kết thỳc hợp đồng, hai bờn tiến hành thanh lý hợp đồng và thanh toỏn số tiền cụng ty cũn phải trả cho bờn giao ủy thỏc, kế toỏn ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho bờn giao uỷ thỏc Cú TK 111, 112
Đồng thời ghi: Cú TK 007 – Ngoại tệ
- Thuế về phần hoa hồng cụng ty phải nộp cho Nhà nước Nợ TK 333 (3331) – Thuế GTGT phải nộp
Cú TK 111, 112
- Hàng thỏng kế toỏn lập bỏo cỏo chi tiết hàng xuất khẩu uỷ thỏc.
Kế toỏn cụng ty thực hiện cụng tỏc kế toỏn chi tiết bỏn hàng theo từng mặt hàng, và để theo dừi cỏc khoản doanh thu thỡ cụng ty sử dụng số tài khoản 551 – Doanh thu bỏn hàng
Bảng 6: Sổ theo doi tài khoản 511
Chứng từ Diễn giải Giỏ mua Giỏ bỏn Thuế
GTGT
Số Ngày
34951 3/2/2002
Khối Sumo
Chi nhỏnh vật tư Yờn Bỏi 5.161.491 5.420.700 54.207 34923 9/2/2002 Khối kim khớ Nhà mỏy gửi chế từ sơn 5.366.780 5.406.000 540.600
34925 24/2/2002 Anh kha - Tổng kho LC 17.806.083 17.852.500 1.785.250 34926 25/2/2002 Cụng ty cơ khớ Trần Hưng Đạo 19.340.582 19.734.500 1.973.450 * Trị giỏ vốn hàng xuất bỏn
Nhõn viờn kế toỏn phải tớnh trị giỏ mua của từng lụ, mặt hàng, sau đú tổng hợp lại để cú số tổng cộng về trị giỏ mua của hàng xuất kho. Cụng ty tớnh trị giỏ vốn hàng xuất bỏn bằng trị giỏ mua thực tế của hàng nhập kho với chi phớ mua hàng phõn bổ cho hàng xuất trong kỳ
Cụng ty tớnh trị giỏ muacủa hàng xuất bỏn theo phương phỏp đớch danh. Nghĩa là hàng xuất kho thuộc lụ hàng nào lấy đơn giỏ mua thực tế của lụ hàng đú để tớnh.
Chi phớ mua phõn bổ cho hàng xuất kho tớnh theo cụng thức: Chi phớ mua
phõn bổ cho hàng xuất kho
=Chi phớ mua phõn bổ cho hàng đầu kỳ +Chi phớ mua hàng phỏt sinh trong kỳx Trị giỏ mua hàng xuất kho trong kỳ Trị giỏ mua hàng
tồn đầu kỳ +
Trị giỏ mua hàng nhập trong kỳ
2.2.3.Kế toỏn tổng hợp quỏ trỡnh mua, bỏn hàng hoỏ
Phũng kinh doanh của cụng ty cú nhiệm vụ lập kế toỏn hoạch mua, bỏn hàng hỏo và thực hiện kế hoạch đú.
Cụng ty hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp KKTX. Cụng ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trưc và thực hiện hạch toỏn mua, bỏn hàng hoỏ theo hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ.
Ở cụng ty khụng cú trường hợp mua hàng về mà hoỏ đơn chưa về trong thỏng và cụng ty cũng khụng hạch toỏn nghiệp vụ “hàng mua đang đi đường”. Vỡ vậy, kế toỏn ghi sổ đơn giỏ hơn do chỉ cú trường hợp hàng và hoỏ đơn cựng về một lần.
Cụng ty mua hàng theo hai nguồn - Mua trong nước (mua trực tiếp) - Nhập khẩu (mua trực tiếp)
Cụng ty bỏn hàng theo cỏc hỡnh thức: - Bỏn hàng tại kho
- Bỏn hàng tại cảng
- Bỏn hàng xuất khẩu (nhận xuất khẩu uỷ thỏc)
Để hạch toỏn quỏ trỡnh mua, bỏn hàng hoỏ, kế toỏn cụng ty sử dụng cỏc tài khoản kế toỏn.
+TK 1561 – Giỏ mua hàng hoỏ Trong đú:
TK 1561A – Giỏ mua hàng giao thẳng hoặc nhập kho TK 156B – Giỏ mua hàng nhận uỷ thỏc
+ TK 1562 – Chi phớ mua hàng - TK 511 – Doanh thu bỏn hàng - TK 632 – Giỏ vốn hàng bỏn Ngoài ra cũn một số TK khỏc như: TK 111, TK112, TK131, TK133, TK331, TK333, … * Hệ thống sổ kế toỏn bao gồm - Sổ chi tiết TK 1561,TK 331, TK 111, TK 112 - Sổ theo dừi chi phớ mua vào TK 1562
- Bỏo cỏo chi tiết hàng uỷ thỏc nhập, giao bỏn thẳng, nhận hàng - Sổ theo dừi hỏo đơn bỏn hàng
- Bỏo cỏo chi tiết hàng xuất uỷ thỏc - Sổ theo dừi tài khoản 511
- Phiếu ghi sổ kiờm luõn chuyển chứng từ gốc
- Sổ cỏi tài khoản TK 111, TK 112, TK 331, TK 1561, TK 1562
Cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh mua hàng đều phải cú những chứng từ hợp lệ đi kốm. Khi quỏ trỡnh mua, bỏn hàng hoỏ hoàn tất, bộ chứng từ về lụ hàng đú được chuyển cho kế toỏn.
Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ gốc, kế toỏn ghi vào cỏc sổ chi tiết TK 111, TK 112, TK 1561, TK 331, TK 131 và cỏc bỏo cỏo chi tiết. Cỏc bỏo cỏo chi tiết này do kế toỏn tự lập để thuận tiện cho việc ghi chộp, theo dừi từng đối tượng gồm cú:
- Bỏo cỏo chi tiết hàng giao thẳng (TK 1561A - gt) - Bỏo cỏo chi tiết hàng nhập kho (TK 1561A – nk) - Bỏo cỏo chi tiết hàng uỷ thỏc (TK 1561 B)
Vớ dụ: Trớch “Bỏo cỏo chi tiết hàng giao thẳng” thỏng01/2002 (bảng 08)
Lụ hàng nào cú phỏt sinh chi phớ mua vào sẽ được phản ỏnh vào sổ theo dừi chi phớ mua vào TK 1562.
Những chứng từ liờn quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ sau đú chuyển những chứng từ này cho kế toỏn. Sổ quỹ được lậpthành 2 liờn, 1 liờn thủ quỹ giữ, 1 liờn chuyển cho kế toỏn kốm theo cỏc phiếu thu, chi tiền mặt. Sổ quỹ cũn được gọi là bỏo cỏo quỹ.
Vớ dụ: Nghiệp vụ chi trả tiền mặt cho cụng ty thương mại Việt Hoa ngày 16/02/2002, được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ như sau:
Bảng 7: Sổ quỹ
Ngày 16/02/2002
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Thu Chi Thu Chi
18 19
Số dư đầu ngày Trả tiền mua kẽm thỏi
(HĐ072160) Trả tiền vận chuyển Kẽm thỏi (HĐ 50) 1561A-nk 133 1562 133 590.000.000 489.390.000 24.469.500 3.900.000 390.000 Cộng phỏt sinh
Số dư cuối ngày
71.850.500
518.149.500
Cuối thỏng kế toỏn tổng hợp để ghi vào sổ cỏi tài khoản. Đối với TK 1561 cuối thỏng lập sổ chi tiết TK 1561 tổng hợp trớch dẫn sổ chi tiết TK 1561 TH (bảng 5)