a. Thủ tục mở tài khoản tiền gửi:
Để mở tài khoản tiền gửi, các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức đoàn thể, đơn vị vũ trang, công dân Việt Nam và ngời nớc ngoài hoạt động trên lãnh thổViệt Nam, gửi cho ngân hàng nơi mở tài khoản những giấy tờ sau:
- Đối với khách hàng là các doanh nghiệp,cơ quan, tổ chức, đoàn thể, đơn vị vũ trang phải có:
+ Giấy đăng ký mở tài khoản do chủ tại khoản (chủ tài khoản phải là: Tổng giám đốc, chủ doanh nghiệp, thủ trởng đơn vị...) ký tên và đóng dấu. Trong đó ghi rõ: tên đơn vị (doanh nghiệp, tổ chức, đoàn thể...) họ và tên chủ tài khoản, địa chỉ giao dịch của đơn vị, số ngày tháng, nơi cấp giấy chứng minh th nhân dân của chủ tài khoản, tên ngân hàng nơi mở tài khoản.
+ Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký để giao dịch với ngân hàng nơi mở tài khoản gồm: Chữ ký của chủ tài khoản và những ngời đợc ủy quyền trên các giấy tờ thanh toán, giao dịch với ngân hàng (chữ ký thứ nhất), chữ ký của kế toán trởng và những ngời đợc uỷ quyền ký thay kế toán trởng (chứ ký thứ hai), mẫu dấu của đơn vị.
+ Có văn bản chứng minh t cách pháp nhân của đơn vị cũng nh quyết định thành lập doanh nghiệp, đơn vị, quyết định bổ nhiệm giám đốc... (nếu là bản sao phải có xác nhận của công chứng nhà nớc).
- Đối với khách hàng là cá nhân:
+ Phải có giấy đăng ký mở tài khoản do chủ tài khoản (là ngời gửi tiền) ký tên, trong đó ghi rõ: Họ và tên chủ tài khoản, địa chỉ giao dịch của chủ tài tài khoản, số, ngày tháng năm và nơi cấp giấy chứng minh nhân dân của chủ tài khoản, tên ngân hàng nơi mở tài khoản.
+Phải cơ bản đăng ký mẫu chữ ký của chủ tài khoản để giao dịch với ngân hàng nơi mở tài khoản. Đối với tài khoản đúng tên cá nhân không thực hiện việc uỷ quyền ngời ký thay chủ tài khoản, tất cả các giấy tờ thanh toán giao dịch với ngân hàng đều phải do chủ tài khoản ký.
+ Khi có sự thay đổi chữ ký của những ngời đợc uỷ quyền ký trên các giấy tờ thanh toán giao dịch với ngân hàng hoặc khi thay đổi mẫu dấu, chủ tài khoản phải cho ngân hàng nơi mở tài khoản bản đăng ký mẫu chữ ký hay mẫu dấu mới, thay thế mẫu đã đăng ký trớc đây, trong đó ghi rõ ngày bắt đầu có giá trị thay thế mẫu số.
- Cách thức lập giấy đăng ký mở tài khoản: lập giấy đăng ký mẫu dấu và chữ ký do các ngân hàng hớng dẫn cụ thể cho từng khách hàng cụ thể.
- Khi nhận đợc giấy đăng ký mở tài khoản của khách hàng, ngân hàng có trách nhiệm giải quyết việc mở tài khoản tiền gửi của khách hàng ngay trong ngày làm việc. Sau khi chấp nhận việc mở tài khoản, ngân hàng thông báo cho khách hàng biết số hiệu tài khoản, ngày bắt đầu hoạt động tài khoản.
b. Nguyên tắc sử dụng tài khoản tiền gửi: * Chủ tài khoản:
- Có toàn quyền sử dụng số tiền trên tài khoản tiền gửi theo yêu cầu chi trả, chủ tài khoản có thể thực hiện các khoản thanh toán qua ngân hàng, hoặc rút tiền mặt ra để sử dụng.
- Chịu trách nhiệm về việc chi trả quá số d tài khoản tiền gửi và chịu trách nhiệm phạt theo quy định.
- Chịu trách nhiệm về những sai sót, lợi dụng trên các giấy tờ thanh toán qua ngân hàng của những ngời đợc chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.
- Khi thực hiện thanh toán qua ngân hàng, chủ tài khoản phải tuân thủ những quy định và hớng dẫn và ngân hàng về việc lập các giấy tờ, phơng thức nộp tiền, lĩnh tiền ở ngân hàng trong phạm vi 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đợc giấy báo nợ, giấy báo có về các khoản giao dịch trên tài khoản tiền gửi cuối tháng, do ngân hàng gửi đến. Chủ tài khoản phải đối chiếu với sổ sách của đơn vị mình, nếu có chênh lệch thì báo ngay cho ngân hàng biết để cùng nhau đối chiếu, điều chỉnh lại số liệu cho khớp đúng.
* Về phía ngân hàng:
- Ngân hàng trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để thực hiện chi trả thì phải có yêu cầu của chủ tài khoản, trừ trờng hợp chủ tài khoản vi phạm kỷ luật chi trả hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền đợc pháp luật
quy định, buợc chủ tài khoản phải thanh toán, lúg đó Ngân hàng đợc quyền trích tài khoản tiền gửi của khách hàng để thực hiện việc thanh toán đó.
-Ngân hàng có trách nhiệm kiểm soát các giấy tờ của khách hàng, đảm bảo lập đúng thủ tục quy định về dấu (nếu có đăng ký mẫu) và các chữ ký trên giấy tờ thanh toán đúng với mẫu đã đăng ký, kiểm tra số d tiền gửi của khách hàng còn đủ để thanh toán không. Ngân hàng đợc quyền từ chối nếu các giấy tờ thanh toán không đủ các yêu cầu theo qui định.
- Khi phát sinh các nghiệp vụ giao dịch trên tài khoản tiền gửi, ngân hàng phải gửi đầy đủ, kịp thời giấy báo nợ, báo có và cuối tháng gửi bản sao tài khoản hay giấy baó số d tài khoản tiền gửi cho chủ tài khoản biết.
* Tất toán tài khoản tiền gửi:
Ngân hàng tất toán tài khoản tiền gửi khi chủ tài khoản có văn bản yêu cầu tất toán tài khoản. Tài khoản hết số d, ngừng giao dịch trong thời gian 6 tháng tiếp theo thì tài khoản đó đã đợc tất toán. Sau này nếu khách hàng muốn giao dịch tiếp thì phải lập các thủ tục mở tài khoản khác. Và sau khi tài khoản đã tất toán, chủ tài khoản nộp lại cho ngân hàng các tờ séc trắng cha sử dụng.
c. Các loại tài khoản tiền gửi.
Tài khoản nói chung và tài khoản tiền gửi nói riêng là công cụ kế toán phân loại các khoản mục tài sản hoặc quan hệ kinh tế tài chính, cách thức ghi chép, số liệu, giá trị tiền tệ phản ánh sự tăng giảm của các khoản thu hay quan hệ tài chính, nhằm cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định và quản trị kinh doanh.
Ngân hàng thơng mại là một đơn vị kinh tế, kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ của nền kinh y tế với các nghiệp vụ cơ bản là: nghiệp vụ bên có, nghiệp vụ bên nợ và nghiệp vụ trung gian. Nghiệp vụ bên có là nghiệp vụ sử dụng vốn, là nghiệp vụ trọng yếu của ngân hàng, tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho ngân hàng. Nghiệp vụ trung gian là hoạt động kinh doanh của
ngân hàng thơng mại có liên quan đến nghiệp vụ bên có và nghiệp vụ bên nợ cũng nh ngoại bảng. Nghiệp vụ bên nợ là nghiệp vụ tạo vốn cho ngân hàng thơng mại hoạt động, nó tạo nguồn vốn ổn định, ngày càng lớn với chi phí tối thiểu là yêu cầu quan trọng của kinh doanh ngân hàng.
Trong hệ thống tài khoản của ngân hàng, có một nhóm tài khoản mà các doanh nghiệp khác không có đó là tài khoản giao dịch với khách hàng, để ghi chép các khoản cho vay,nghiệp vụ thanh toán, và nhận tiền gửi.
Ngân hàng thơng mại có những loại tài khoản tiền gửi cơ bản sau:
* Tài khoản tiền gửi:
- Tiền gửi không kỳ hạn: đối với loại tài khoản này, ngời gửi có thể rút ra sử dụng bất cứ lúc nào và ngân hàng phải thoả mãn yêu cầu đó của khách hàng. Loại tiền gửi này thờng có lãi suất thấp hoặc không đợc trả lãi và bao gồm hai loại sau:
+ Tài khoản tiền gửi thanh toán: Trớc hết nó là tài khoản tiền gửi không kỳ hạn đợc sử dụng để tiến hành thanh toán, chi trả cho các hoạt động hàng hoá, dịch vụ và các khoản chi khác phát sinh trong quá trình kinh doanh một cách thờng xuyên, an toàn và thuận tiện. Việc rút tiền hoặc chi trả cho bên thứ ba thờng đợc thực hiện bằng séc hay chuyển khoản.
+ Tài khoản vãng lai: là tài khoản có lúc d nợ, lúc d có. Với tài khoản này, khách hàng còn có thể đợc ngân hàng đáp ứng nhu cầu tín dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Tiền gửi có kỳ hạn: là loại tiền gửi có sự thoả thuận trớc giữa khách hàng và ngân hàng về thời gian rút tiền. Về cơ bản các khoản tiền gửi có kỳ hạn thờng không đợc sử dụng để tiến hành thanh toán nh các khoản chi trả bằng vốn trên tài khoản vãng lai. Đây là nguồn tiền tơng đối ổn định, chính vì vậy các NHTM luôn tìm cách đa dạng hoá loại tiền gửi này bằng cách áp dụng nhiều kỳ hạn khác nhau với mức lãi suất khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của mọi khách hàng.
* Tài khoản tiền gửi tiết kiệm:
Xét về bản chất đây là một phần thu nhập của cá nhân ngời lao động cha sử dụng cho tiêu dùng. Họ gửi vào ngân hàng với mục đích tích luỹ tiền một cách an toàn và hởng một phần lãi từ số tiền đó. Tiền gửi tiết kiệm đợc phát triển dới hai loại hình:
- Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn: là khoản tiền gửi có thể rút ra bất cứ lúc nào song không đợc sử dụng các công cụ thanh toán để chi trả cho ngời khác.
- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn: là khoản tiền gửi có sự thoả thuận về thời hạn gửi và rút tiền, có mức lãi suất cao hơn so với tiền gửi không kỳ hạn.
d. Chứng từ sử dụng trong kế toán huy động vốn.
Để có cơ sở ghi chép nghiệp vụ tiền gửi vào sổ sách kế toán, kế toán NH sử dụng các chứng từ sau:
- Giấy gửi tiền. - Giấy lĩnh tiền.
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Sổ tiền gửi hoặc sao kê số d tiền gửi. - Bảng kê tính lãi, phiếu chuyển khoản.
e. Qui định về tính lãi.
* Nguyên tắc tính lãi:
- áp dụng đúng lãi suất quy định.
- Ngày tính lãi: tính ngày ngửi, không tính ngày lĩnh. - Lãi suất tháng tính trên cơ sở 1 tháng là 30 ngày. - Lãi suất năm tính trên cơ sở 1 năm là 360 ngày.
- Tôn trọng các hình thức và kì hạn gửi tiền mà khách hàng đã lựa chọn. Trờng hợp khách hàng rút trớc hạn lãi suất đợc tính theo mức lãi suất không kì hạn tại thời điểm lĩnh.
* Cách tính lãi:
- Đối với tiền gửi có kì hạn lãi trả đợc tính tròn theo tháng hoặc theo năm:
Số tiền lãi = Số tiền gửi x Lãi suất x Thời gian gửi phải trả (số d) tháng (hoặc năm) tháng (hoặc năm) - Đối với tiền gửi không kì hạn lãi trả đợc tính theo phơng pháp tích số:
Số tiền lãi = Tổng tích số d x Lãi suất tháng
hoặc Lãi suất năm
phải trả đợc tính lãi 30 ngày 360 ngày *Kì quy định tính lãi:
-Đối với loại tiết kiệm không kì hạn 1 tháng là một kì tính lãi theo nhóm ngày, lãi đợc nhập gốc.
- Đối với loại tiết kiệm có kì hạn.
+ Ngày gửi tiền là ngày đầu tiên của kỳ hạn để tính lãi. Căn cứ vào Bảng kê đến hạn tính lãi, nhập lãi (mẫu số 16) theo nhóm ngày đến hạn đợc lập QTK sẽ chi trả tiền lãi theo kỳ hạn khách hàng đã gửi có thể là 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng.
+ Định kì nếu khách hàng không đến lĩnh thì đến hết kì hạn gửi lãi nhập gốc và đợc chuyển sang kỳ hạn mới tơng ứng. Trờng hợp không có kỳ hạn tơng ứng thì lãi nhập gốc và chuyển sang kỳ hạn mới ngắn hơn liền kề với hình thức lĩnh lãi sau.
+ Khách hàng rút vốn trớc hạn đã lĩnh lãi trớc hoặc đã lĩnh lãi theo định kì thì phần lãi lĩnh nhiều hơn số lãi đợc hởng NH phải truy thu lại phần chênh lệch ngay khi trả gốc cho khách.
+ Trờng hợp tháng sau hoặc kì hạn sau không có nhóm ngày nh ngày gửi thì ngày tính lãi đến hạn là ngày kế tiếp.
+ Trờng hợp tháng sau hoặc kì hạn sau ngày đến hạn tính lãi trùng vào ngày nghỉ thì vẫn tính lãi cho khách đúng kì hạn.