- Quy trình CN sản xuất sản phẩm của phân xởng thuốc tiêm và kháng sinh
1. Nhận xét Đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp dợc phẩm Trung Ương
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở xí nghiệp, với những tác động chủ quan và khách quan thì còn tồn tại những hạn chế là điều không thể tránh khỏi. Trên cơ sở kiến thức đã đợc học trong nhà trờng cũng nh thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tập tại xí nghiệp, em xin nêu ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàNg của xí nghiệp trong thời gian tới.
Thứ nhất: Về việc hạch toán khoản giảm giá hàng bán
Hiện nay, ở xí nghiệp, khoản giảm giá hàng bán cha đợc hạch toán một cách riêng rẽ mà khi phát sinh sẽ đợc kế toán hạch toán giảm luôn vào doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK532. Việc hạch toán nh vậy là không đúng quy định bởi vì sẽ không biết đợc tổng số tiền giảm giá chi khách hàng trong tháng là bao nhiêu. Đồng thời, khi giảm giá choi khách hàng sẽ giảm thuế nhng nếu không hạch toán riêng rẽ thì sẽ rất khó khăn trong việc tính thuế, tinnhs các khoản phải thu, các khoản phải trừ cho khách hàng và cũng sẽ khó khăn trong việc kiểm tra sổ sách, số liệu. Việc hạch toán nh vậy là cha hợp lý. Theo em, trong thời gian tới, xí nghiệp nên hạch toán riêng khoản giảm giá hàng bán trên TK 532. Nghĩa là, trong trờng hợp phát sinh các khoản giảm giá hàng bán nh:
- Hàng kém phẩm chất, quy cách
- Hàng bị h hỏng trong quá trình vận chuyển
- Hàng bị tồn đọng, lâu ngày không bán đợc ...
Khi đó, kế toán sẽ hạch toán vào TK 532- Giảm giá hàng bán đồng thời sẽ ghi giảm thuế và ghi giảm khoản phải thu của khách hàng theo định khoản:
Nợ TK 532 Nợ TK 3331
Có TK 131, 111
Sau đó, cuối tháng, kết chuyển sang TK 511 để ghi giảm doanh thu.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 44032 ngày 17/ 9/ 2000 của Anh Dũng, Hiệu thuốc Trần Quốc Toản- Nam Định:
- Số tiền hàng: 38.178.800 đ
- Số tiền giảm giá: 5%
Khi hạch toán vào TK 532, kế toán sẽ ghi nh sau: Nợ TK 532: 1.935.940
Nợ TK 3331: 1.935.940 Có TK 1313.871.880
Nợ TK 511: 1.935.940
Có TK 532: 1.935.940
Thứ hai: Về việc hạch toán hàng bán bị trả lại:
Hiện nay,ở xí nghiệp, hàng bán bị trả lại khi phát sinh sẽ ghi giảm trừ doanh thu bán hàng mà không theo dõi qua TK 531. Cụ thể, nếu trong tháng có hàng bị nhập trở lại thì kế toán ghi giảm giá vốn và ghi giảm doanh thu bán hàng của tháng đó. Nếu hàng hoá xuất đi từ tháng trớc song đến tháng sau mới trả lại thì kế toán sẽ ghi giảm doanh thu của tháng có hàng bán bị trả lại. Hạch toán nh vậy, trờng hợp hàng bán bị trả lại trong tháng quá lớn sẽ làm giảm doanh thu trong tháng và phản ánh không chính xác kết qủa kinh doanh của tháng đó. Mặt khác hàng bán bị trả lại không đợc hạch toán trên sổ tiêu thụ hay bất kỳ một sổ kế toán nào nên nhìn vào đó ta không thể biết đợc thông tin gì về trị giá hàng thực xuất, hàng thực nhập. Theo em, trongthời gian tới , xí nghiệp nên hạch toán riêng rẽ nghiệp vụ này.
Hàng bán bị trả lại khi phát sinh thì có thể hạch toán theo sơ đồ sau:
Ví dụ: Hoá đơn số 42300 Ngày 24/ 9/ 2000 (ghi huỷ) có số hàng bán bị trả lại trị giá 1.200.000. Nếu hạch toán vào TK 531 thì kế toán sẽ ghi nh sau:
- Bút toán 1: Hạch toán số hàng trả lại nhập kho theo trị giá vốn: Nợ TK 155: 800.000
Có TK 632: 800.000
- Bút toán 2: Phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 531: 1.200.000
Nợ TK 3331: 600.000
Có TK 131: 1.260.000
TK 111, 112, 131 TK 531
Trị giá hàng bị trả lại Kết chuyển để ghi giảm doanh thu
Chi phí liên quan đến việc nhận lại hàng TK 511 TK 3331 TK 641 TK 632 TK 155 Số hàng trả lại nhập kho theo trị giá vốn
Thứ ba: Về việc lập và sử dụng Sổ bán hàng
Hiện nay, xí nghiệp mở “Sổ tiêu thụ” để theo dõi tình hình bán nguyên vật liệu, bán sản phẩm phụ và thành phẩm. Trên Sổ tiêu thụ cũng có ghi rõ tổng doanh thu (cha có thuế GTGT) cũng nh số tiền do bán NVL, thành phẩm thu đợc trong kỳ, số thuế GTGT đầu ra, tổng số tiền thanh toán...Tuy nhiên, theo em điều cha hợp lý trên Sổ tiêu thụ của xí nghiệp hiện nay là cha tách riêng ra doanh thu bán hàng đối với từng hình thức bán hàng( bán hàng thu tiền ngay và bán hàng cha thu tiền). Nhìn trên Sổ tiêu thụ (cột số 12 và cột số 13) là doanh thu bằng tiền mặt và doanh thu cha thu tiền bao gồm cả thuế GTGT. Còn trên cột số 8 là doanh thu cha có thuế nhng đó là doanh thu bằng tiền mặt và doanh thu cha thu tiền. Chính vì thế mà trên Bảng kê số 11, kế toán lấy doanh thu đã có thuế để ghi vào
Nợ TK 131: 7.410.257.910
Có TK 511: 7.410.257.910
Đồng thời kế toán cũng lấy số liệu này để ghi vào Bảng kê số 10 (phần giá bán). Nếu hạch toán nh vậy là không đúng. Do vậy, trong thời gian tới, Sổ tiêu thụ nên thay đổi nh sau:
- Nên tách riêng thành hai trang sổ, mỗi trang ghi riêng từng phơng thức bán hàng thu tiền ngay và cha thu tiền
- Trên sổ nên để riêng rẽ doanh thu thu tiền ngay (doanh thu cha thu tiền) đối với từng phơng thức. Nghĩa là trên sổ sẽ phản ánh theo định khoản:
Nợ TK 111: Tổng số tiền thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Còn trang sổ kia sẽ phản ánh theo định khoản:
Nợ TK 131: Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng cha có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
- Kế toán nên mở Sổ chi tiết bán hàng để theo dõi riêng tình hình bán sản phẩm, bán NVL... Trên Sổ chi tiết bán hàng phải phản ánh đợc các khoản giảm trừ để trên cơ sở đó ghi vào NKCT số 8.
Cụ thể, Sổ bán hàng có thể đợc mở theo mẫu sau: - Mẫu biểu số 21- Sổ bán hàng (Ghi Nợ TK 111) - Mẫu biểu số 22- Sổ bán hàng (Ghi Nợ TK 131)
- Mẫu biểu số 23- Sổ chi tiết bán hàng.
Trên NKCT số 8 (nh đã trình bày ở chơng II) kế toán ghi: Nợ TK 111: 4.740.169
Nợ TK 131: 7.410.257
Có TK 157: 7.414.998.079
Nhng thực chất đây chính là doanh thu bán hàng trong kỳ. Do vậy trên cột ghi Nợ TK 111, 131 / ghi Có TK 511 kế toán lại không ghi doanh thu bán hàng trong kỳ mà chỉ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả (7.065.014.560 đ). Việc ghi chép nh vậy là không chính xác. Vì thé nếu trên Sổ tiêu thụ tách riêng ra đợc phần doanh thu bán hàng thu tiền ngay và doanh thu cha thu tiền (cha có thuế GTGT) thì việc ghi vào NKCT số 8 sẽ thuận tiện và chính xác hơn.
Mặt khác, NKCT số 8 lại ghi Có TK 421 (đợc phản ánh trên NKCT số 10) nh vậy là không đúng với quy định. Theo em, trong thời gian tới:
- Phần ghi Có TK 421 sẽ chuyển sang theo dõi trên NKCT số 10
- Nên bổ sung TK 155 để Ghi Có TK 155/ ghi Nợ TK 156- phản ánh trị giá vốn thành phẩm xuất bán.
- Phần ghi Có TK 157 chỉ ghi trị giá vốn của hàng gửi bán.
- NKCT số 8 nên sửa đổi theo mẫu biểu số 25.
Thứ năm: Về việc sử dụng Bảng kê số 11 và Bảng kê số 5
Chính vì trên Sổ tiêu thụ cha hạch toán riêng rẽ đợc doanh thu cha có thuế đối với từng phơng thức bán hàng nên ở phần ghi Nợ TK 131/ ghi Có TK 511, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT (7.410.257.910). Do đó, theo em, trong thời gian tới việc ghi vào Bảng kê số 11 cũng nên thay đổi lại theo đúng nh quy định.
Đối với Bảng kê số 5: Theo em việc hạch toán hai khoản giảm chi phí QLDN trên Bảng kê số 5 nh hiện nay là trùng lặp bởi vì ghi Có TK 111 đã đợc phản ánh trên NKCT số 1 còn ghi Có TK 311 sẽ đợc phản ánh trên NKCT số 4. Thêm vào đo, trên Bảng kê số 5 đã ghi ở NKCT số 1 lại còn thêm cột TK 111 là không cần thiết. Theo em nếu muốn hạch toán hai khoản giảm chi phí QLDN chỉ cần ghi trên Bảng kê số 1(ghi thờng) hoặc ghi trên NKCT số 1, NKCT số 4 (ghi trong ngoặc hoặc ghi bằng bút toán đỏ là đợc )
Thứ sáu: Về việc lập và sử dụng bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán
Về nguyên tắc, Bảng kê số 10 đợc mở để theo dõi trị giá vốn của hàng gửi bán. Tuy nhiên xí nghiệp lại theo dõi cả giá bán trên Bảng kê này. Trên cơ sở Bảng kê số 10 để ghi và NKCT số 8 thay vì ghi vào doanh thu bán hàng. Trên Bảng kê số 10 kế toán lại ghi cả thuế GTGT, ghi Nợ TK 111, 131. Việc ghi chép nh vậy là không đúng với quy định. Do đó trong thời gian tới, Bảng kê số 10 nên thay đổi nh sau:
- Chỉ ghi trị giá vốn của hàng gửi bán
- Bỏ cột TK 111, 131 vì không cần thiết và không đúng theo quy định
- Bảng kê số 10 nên tổ thức theo mẫu số 26
Thứ bẩy: Về việc lập và sử dụng các Sổ Cái
Hiện nay, xí nghiệp không có Sổ Cái TK 632, 911. Để kết chuyển trị giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, kết chuyển lãi, các khoản thu nhập, theo dõi kết quả, kế toán ghi vào Sổ Cái TK 511. Việc hạch toán nh vậy:
- Không đúng theo nghuyên tắc hạch toán
- Rất khó hiểu và dễ nhầm lẫn
- Trong thời gian tới, xí nghiệp nên mở thêm các Sổ Cái sau :
+ Sổ Cái TK 511 để theo dõi các khoản giảm doanh thu (Ghi Nợ TK 511, Ghi Có các TK 531, 532, 3333, ...911)
+ Sổ Cái TK 632 để the dõi trị giá vốn của NVL, thành phẩm đem bán + Sổ Cái TK 911(Ghi Nợ TK 911, Ghi Có TK 511, 632, 641, 642, 421). Mẫu Sổ Cái TK 511 (Mẫu biểu số 27).
Mẫu Sổ Cái TK 632 (Mẫu biểu số 28) Sổ Cái TK 911 (mẫu biểu số 29)
Kết Luận
Sau 3 tháng thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế tại Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I, trên cơ sở những kiến thức lý luận đợc trang bị trên nhà trờng đã giúp em phần nào thấy đợc tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng trong các đơn vị sản xuất.
Tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán thì mọi doanh nghiệp đều có thể nhận thức đợc song phải làm sao để tổ chức đợc hoạt động kế toán có hiêu quả nhất, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và phù hợp với điều kiện của từng đơn vị đó mới là vấn đề cần đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp. Nắm đợc điều đó, việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I đợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý, đợc giám sát một cách chặt chẽ nên đã phát huy đợc hiệu quả tích cực. Bên cạnh đó, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng có những tồn tại cần khắc phục . Do đó, em xin mạnh dạn đa ra ý kiến của mình để hoàn thiện hơn nữa công tác bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại xí nghiệp
Tuy nhiên, với thời gian thực tập không nhiều, kiến thức lý luận còn nhiều hạn chế nên luận văn đề tài “ Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I ” của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy hớng dẫn, các cô chú trong phòng kế toán của Xí nghiệp để đề tài này đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Dung, các cô chú trong phòng kế toán tại Xí nghiệp Dợc phẩm Trung Ương I đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn này.