I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ artexport
3. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty.
Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm: a) Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc.
Đứng đầu Công ty là giám đốc do Bộ trởng Bộ thơng mại bổ nhiệm, miễn nhiệm, là ngời đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Công ty trớc pháp luật cũng nh trớc Bộ chủ quản. Hai phó giám đốc là phó giám đốc phụ trách tài chính và phó giám đốc phụ trách nghiệp vụ, ngoài việc thực hiện chuyên môn của mình còn phải giúp giám đốc trong chỉ đạo hoạt động của Công ty và đại diện cho Công ty khi giám đốc vắng mặt.
b) Các phòng ban chức năng.
Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp việc và chịu sự quản lý của giám đốc, cung cấp thông tin thuộc chức năng của mình, tạo điều kiện cho ban lãnh đạo ra quyết định chỉ đạo kịp thời, đúng đắn.
Phòng tổ chức hành chính : Gồm bẩy nhân viên có nhiệm vụ giúp đỡ các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lợng lao động của Công ty. Nghiên cứu các biện pháp và tổ chức thực hiện tinh giảm lao động gián tiếp, lao dộng thừa của Công ty, đồng thời làm quy hoạch đào tạo, tuyển dụng lao động theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh.
Viện đại học Mở - Hà nội Khoa kinh tế
và QTKD
K
hóa luận tốt nghiệp Lê Thu Hồng - K K
8KT3
Nghiên cứu, xây dựng các phơng án nhằm hoàn thiện việc trả lơng và phân phối hợp lý quỹ tiền lơng, tiền thởng để trình giám đốc. Thực hiện giải quyết các khiếu nại, tố tụng về quyền lợi của ngời lao động.
Phòng tài chính – kế hoạch : Gồm 14 nhân viên thực hiện các chức năng chủ yếu sau:
- Lập và quản lý kế hoạch thu – chi tài chính, đôn đốc, chỉ đạo, hớng dẫn thực hiện kế hoạch trong toàn Công ty.
- Quản lý các loại vốn và các quỹ tập trung của toàn Công ty. - Tham gia nhận bảo toàn vốn và phát triển vốn công ty. - Tham gia xây dựng và quản lý các mức giá trong Công ty.
- Tham gia XD và tổ chức bộ máy quản lý tài chính, kế toán của Công ty. - Tham mu cho giám đốc xét duyệt các phơng án sản xuất kinh doanh, phân phối lợi nhuận và kiểm tra quá trình thực hiện các phơng án đó.
Phòng thị trờng hàng hoá : Đây là đơn vị đợc thành lập cha lâu, sự ra đời của nó gắn với chiến lợc mở rộng thị trờng, đa dạng hoá các mặt hàng xuất nhập khẩu của Công ty.
Các phòng tổng hợp : Bao gồm các phòng xuất nhập khẩu: Phòng XNK 2; Phòng XNK 3; Phòng XNK 4; Phòng XNK 5; Phòng XNK 6; Phòng XNK 8; Phòng XNK 9; Phòng XNK 10; và Phòng XNK 11.
Các phòng này trực tiếp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch, phơng án đã đợc giám đốc duyệt. Các phòng XNK này thực hiện tất cả các bớc của một thơng vụ kinh doanh từ việc chào hàng, ký kết hợp đồng đến thực hiện hợp đồng và thanh toán …
Viện đại học Mở - Hà nội Khoa kinh tế
và QTKD
K
hóa luận tốt nghiệp Lê Thu Hồng - K K
8KT3
Các phòng nghiệp vụ : Gồm có 5 phòng là : Phòng Thêu; Phòng Cói; Phòng Dép; Phòng Gốm; Phòng Mỹ nghệ. Các phòng này thực hiện kinh doanh các mặt hàng đặc trng cho phòng mình theo đúng nh tên gọi của phòng, nh : phòng Gốm kinh doanh các mặt hàng gốm sứ, phòng Thêu kinh doanh các mặt hàng thêu ren …
Cũng nh các phòng nghiệp vụ tổng hợp, các phòng nghiệp vụ này cũng tự tìm kiếm khách hàng cho mình, ký kết hợp đồng, đến câc cơ sở sản xuất triển khai hợp đồng và tiến hành thực hiện hợp đồng.
c) Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty.
Để có một bộ máy giúp việc tốt cho Giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì giữa các phòng ban trong Công ty phải có mối quan hệ thật chặt chẽ với nhau. Tức là mọi thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty đều đợc xử lý, luân chuyển và có thông tin phản hồi lẫn nhau. Mối quan hệ đó đợc thể hiện nh sau :
Phòng tổ chức hành chính phải thờng xuyên cung cấp số lợng công nhân viên tăng, giảm trong kỳ một cách kịp thời để phòng kế toán tính tiền lơng cho cán bộ công nhân viên đợc chính xác.
Phòng thị trờng hàng hoá tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng, mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng hoá và cung cấp thông tin cho các phòng kinh doanh những mặt hàng tơng ứng, đồng thời cung cấp thông tin cho phòng tài chính- kế hoạch để đánh giá, phân tích hiệu quả của các phơng án, giúp các phòng kinh doanh lựa chọn bạn hàng thích hợp nhất.
Viện đại học Mở - Hà nội Khoa kinh tế
và QTKD
K
hóa luận tốt nghiệp Lê Thu Hồng - K K
8KT3
Các phòng kinh doanh phải cung cấp cho phòng tài chính - kế hoạch các chứng từ nh hợp đồng mua bán hàng hoá, vận đơn một cách kịp thời để… phòng TC – KH tiến hành hạch toánvà đánh giá hiệu quả từng hợp đồng.
Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh và các xởng sản xuất. Các chi nhánh cũng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh chung của Công ty, gồm kinh doanh XNK trực tiếp và XNK uỷ thác. Mỗi chi nhánh đều có một thủ trởng và bộ phận kế toán riêng. Các xởng sản xuất thực hiện chức năng tổ chức sản xuất hàng xuất khẩu. Mỗi xởng cũng có một giám đốc xởng và một nhân viên kế toán riêng