PHƯƠNG PHÂP TĂI KHOẢN VĂ GHI KĨP
4.2.2. Cơ sỏ vă nguyín tắc thiết kế tăi khoản kế toân
Tăi khoản kế toân phản ânh đối tượng kế toân cụ thể, vì vậy tín gọi tăi khoản, nội dung phản ânh trong tăi khoản, số lượng tăi khoản cần mở do nội dung, đặc điểm của đối tượng kế toân vă do yíu cầu quản lý quyết định. Cụ thể:
- Với nội dung của đối tượng kế toân bao gồm tăi sản, nguồn vốn, quâ trình kinh doanh, câc quan hệ kinh tế khâc. Vì vậy, cần phải có tăi khoản phản ânh tăi sản, tăi khoản phản ânh nguồn vốn, tăi khoản phản ânh quâ trình kinh doanh, tăi khoản phản ânh câc mối quan hệ kinh tế khâc.
- Với đặc điểm của đối tượng kế toân có tính đa dạng, tính hai mặt vă thường xuyín vận động, do đó, cần thiết kế tăi khoản phù hợp với câc đặc điểm đó. Cụ thể:
+ Với tính đa dạng của mỗi đối tượng kế toân, ví dụ NVL có nhiều loại như NVL chính, vật liệu phụ... do vậy cần phải thiết kế tăi khoản theo nhiều cấp khâc nhau, mỗi cấp tăi khoản sẽ cung cấp những thông tin về câc đối tượng kế toân ở những mức độ tổng hợp hoặc chi tiết khâc nhau.
+ Sự vận động của tăi sản bao giờ cũng lă sự vận động của 2 mặt đối lập. Chẳng hạn, tiền mặt: có thu vă chi; nguyín vật liệu có nhập vă xuất; vay: có vay vă trả nợ vay... Do đó tăi khoản phải được thiết kế theo kiểu hai bín để theo dõi sự vận động đặc thù năy của đối tượng kế toân.
- Xuất phât từ yíu cầu thông tin cho quản lý, bín cạnh những tăi khoản cơ bản dùng phản ânh tăi sản, nguồn vốn, quâ trình kinh doanh, còn phải thiết kế câc tăi khoản điều chỉnh để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quản lý.
- Sự phản ânh của kế toân về tăi sản bao giờ cũng trong quan hệ với nguồn hình thănh tăi sản (nguồn vốn). Do vậy, để bảo đảm nguyín tắc ghi kĩp văo tăi khoản (đề cập ở phần sau), đòi hỏi kết cấu của loại tăi khoản phản ânh tăi sản phải ngược với kết cấu của loại tăi khoản phản ânh nguồn vốn.
Dựa trín cơ sở vă nguyín tắc thiết kế tăi khoản, một tăi khoản kế toân có kết cấu chung như sau:
Đđy lă hình thức rút gọn của tăi khoản kế toân vă gọi lă tăi khoản chữ “T”, thường dùng trong nghiín cứu vă học tập.
Một tăi khoản cũng bao gồm câc nội dung sau:
- Tín tăi khoản: Phản ânh đối tượng kế toân cụ thể mă tăi khoản đó theo dõi.
Ví dụ TK Tiền mặt: dùng để phản ânh tiền mặt, TK Tiền gởi ngđn hăng dùng để phản ânh tiền gởi ngđn hăng...
- Số hiệu tăi khoản: Mỗi tăi khoản được đặt một số hiệu riíng bằng con số để tiện lợi cho việc sử dụng tăi khoản trong ghi chĩp vă xử lý thông tin.
- Phần bín trâi của tăi khoản gọi lă bín Nợ, phần bín phải của tăi khoản gọi lă bín Có dùng để theo dõi sự biến động của đối tượng kế toân phản ânh trong tăi khoản
- Số dư đầu kỳ lă số hiện có của đối tượng kế toân được phản ânh văo tăi khoản văo lúc đầu kỳ (SDĐK). Số dư cuối kỳ lă số hiện có của đối tượng kế toân được phản ânh văo tăi khoản văo lúc cuối kỳ (SDCK).
- Số phât sinh: Số biến động của đối tượng kế toân trong kỳ phản ânh trín tăi khoản. Nếu số phât sinh lăm biến động tăng đối tượng kế toân gọi lă số phât sinh tăng. Nếu số phât sinh lăm biến động giảm đối tượng kế toân gọi lă số phât sinh giảm.
Tín tăi khoản... Số hiệu
Ví dụ1: Chi tiền mặt mua NVL nhập kho trị giâ 1.000.000đ. Nghiệp vụ năy lăm Tiền mặt giảm đi 1.000.000 đ, số tiền năy được phản ânh văo tăi khoản tiền mặt gọi lă số phât sinh giảm.
Ví dụ 2: Thu tiền bân hăng 500.000đ. Nghiệp vụ năy lăm tiền mặt tăng 500.000đ, số tiền năy được phản ânh văo tăi khoản tiền mặt được gọi lă số phât sinh tăng.
Số dư đầu kỳ của tăi khoản phản ânh tăi sản nằm ở bín Nợ vă Số dư đầu kỳ của tăi khoản phản ânh nguồn vốn nằm ở bín Có.
Số phât sinh tăng lă số biến động lăm tăng đối tượng kế toân lúc đầu kỳ nín được phản ânh cùng bín với số dư đầu kỳ. Số phât sinh giảm lăm giảm đối tượng kế toân phản ânh văo lúc đầu kỳ, do đó được phản ânh ở khâc bín với Số dư đầu kỳ.
Từ đó, ta có thể tính được Số dư cuối kỳ theo công thức:
SDCK = SDĐK + Số phât sinh tăng - Số phât sinh giảm 4.2.3. Kết cấu tăi khoản cơ bản
Trín cơ sở kết cấu chung của tăi khoản vă xuất phât từ cơ sở, nguyín tắc thiết kế tăi khoản, có thể đưa ra kết cấu của 2 loại tăi khoản cơ bản lă tăi khoản phản ânh tăi sản vă tăi khoản phản ânh nguồn vốn.
Như vậy, kết cấu của tăi khoản phản ânh tăi sản vă tăi khoản phản ânh nguồn vốn có thể được trình băy như sau:
a. Đối với tăi khoản phản ânh tăi sản:
Nợ TK phản ânh tăi sản Có
SDĐK: Giâ trị tăi sản hiện có văo đầu kỳ
Số phât sinh tăng: Phản ânh giâ trị tăi sản tăng lín trong kỳ
Số phât sinh giảm: Phản ânh giâ trị tăi sản giảm xuống trong kỳ
Tổng SPS tăng Tổng SPS giảm
SDCK: Giâ trị tăi sản hiện có văo cuối kỳ
Ví dụ: ngăy 01/01/N, tiền mặt tồn quỹ lă 10.000.000đồng, trong thâng có câc nghiệp liín quan đến tiền mặt như sau: (đơn vị tính: đồng)
Nghiệp vụ 1: Ngăy 2/1, thu tiền bân hăng 1.500.000
Nghiệp vụ 2: Ngăy 5/1, chi mua nguyín vật liệu 1.800.000 Nghiệp vụ 3: Ngăy 8/1, chi trả tiền điện 1.200.000
Nghiệp vụ 4: Ngăy 15/1, thu tiền bân hăng 2.000.000 Số liệu trín được ghi văo tăi khoản Tiền mặt như sau:
SDĐK: 10.000.000(1) 1.500.000 (1) 1.500.000 (4) 2.000.000 1.800.000 (2) 1.200.000 (3) Tổng SPS tăng: 3.500.000 Tổng SPS giảm: 3.000.000 SDCK: 10.500.000 b. Đối với tăi khoản phản ânh nguồn vốn:
Nợ TK phản ânh nguồn vốn Có
SDĐK: Nguồn vốn hiện có Văo đầu kỳ
Số phât sinh giảm: Phản ânh nguồn vốn giảm xuống trong kỳ
Số phât sinh tăng: Phản ânh nguồn vốn tăng lín trong kỳ
SDCK: Nguồn vốn hiện có văo cuối kỳ
Ví dụ: Vay ngắn hạn của đơn vị đầu kỳ lă 50.000.000. Trong kỳ có câc nghiệp vụ liín quan đến vay ngắn hạn như sau: (đơn vị tính: đồng)
Nghiệp vụ 1: Vay ngắn hạn mua vật tư 10.000.000 Nghiệp vụ 2: Vay ngắn hạn chuẩn bị trả lương 5.000.000 Nghiệp vụ 3: Chi tiền mặt trả nợ vay ngắn hạn 2.000.000 Số liệu trín được phản ânh văo trong tăi khoản Vay ngắn hạn như sau:
Nợ TK Vay ngắn hạn Có SDĐK 50.00.000 (3) 2.000.00 10.000.000 (1) 5.000.000 (2) Tổng SPS giảm: 2.000.000 Tổng SPS tăng: 15.000.000 SDCK: 63.000.000
Trong thực tế câc tăi khoản kế toân được gọi lă sổ tăi khoản. Sổ tăi khoản có nhiều loại, có loại được trình băy nhiều tăi khoản trín một trang sổ (như mẫu 1), có loại phản ânh một tăi khoản trín một trang sổ (như mẫu 2).
Mẫu 1