HÓA ĐƠN GIÂ TRỊ GIA TĂNG
3.3. LẬP, KIỂM TRA VĂ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ 1.Lập chứng từ
3.3.1.Lập chứng từ
Lập chứng từ lă bước đầu tiín của qui trình luđn chuyển chứng từ trong câc đơn vị kế toân. Chương II, mục 1, điều 19 của Luật kế toân qui định:
-Câc nghiệp vụ kinh tế tăi chính phât sinh liín quan đến hoạt động của đơn vị kế toân đều phải lập chứng từ kế toân. Chứng từ kế toân chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tăi chính.
-Chứng từ kế toân phải được lập rõ răng, đầy đủ, kịp thời, chính xâc theo nội dung qui định trín mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toân chưa có qui định mẫu thì đơn vị kế toân được tự lập chứng từ kế toân nhưng phải có đầy đủ nội dung qui định.
-Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tăi chính trín chứng từ kế toân không được viết tắt, không được tẩy xoâ, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số vă chữ viết phải liín tục, không ngắt quêng, chỗ trống phải gạch chĩo; chứng từ bị tẩy xoâ, sữa chữa đều không có giâ trị thanh toân vă ghi sổ kế toân. Khi viết sai văo mẫu chứng từ kế toân thì phải huỷ bỏ bằng câch gạch chĩo văo chứng từ viết sai.
-Chứng từ kế toân phải lập đủ số liín qui định. Trường hợp phải lập nhiều liín chứng từ kế toân cho một nghiệp vụ kinh tế, tăi chính thì nội dung câc liín phải giống nhau. Chứng từ kế toân do đơn vị kế toân lập để giao dịch với câc tổ chức câ nhđn bín ngoăi đơn vị kế toân thì liín gửi cho bín ngoăi phải có dấu của đơn vị kế toân.
-Người lập, người ký duyệt vă những người khâc ký tín trín chứng từ kế toân phải chịu trâch nhiệm về nội dung của chứng từ kế toân
-Chứng từ kế toân được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuđn theo qui định của điều khoản về chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy vă lưu trữ theo qui định về lưu trữ chứng từ.
3.3.2.Kiểm tra chứng từ
Mọi chứng từ kế toân sau khi lập xong đều được kiểm tra trước khi ghi sổ nhằm đảm bảo tính trung thực vă chính xâc của câc nghiệp vụ kinh tế, tăi chính phât sinh phản ânh trong chứng từ. Chất lượng của việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực vă tính chính xâc của số liệu kế toân. Việc kiểm tra được tiến hănh trín hai mặt: hình thức vă nội dung.
Kiểm tra về mặt hình thức lă kiểm tra việc tuđn thủ câc nguyín tắc lập chứng từ: ghi rõ răng, đầy đủ câc yếu tố, không cạo sửa tẩy xóa hoặc dùng câc biện phâp khâc lăm mất số liệu trín chứng từ, chữ kí thực để trânh trường hợp giả mạo.
Kiểm tra về mặt nội dung lă kiểm tra tính chất hợp phâp của nghiệp vụ phản ânh trín chứng từ: đúng thể lệ hiện hănh của nhă nước, phù hợp với mức được phí chuẩn... vă kiểm tra tính chất chính xâc của việc số liệu trín chứng từ (đúng thực tế không? tính toân có chính xâc không?).
Chứng từ sau khi kiểm tra đạt yíu cầu mới được ghi sổ kế toân.
Nếu phât hiện chứng từ lập không đúng thủ tục, số liệu tính toân sai thì phải trả lại nơi lập để điều chỉnh. Đối với câc chứng từ phât hiện có hănh vi vi phạm thể lệ, chế độ hiện hănh,
giả mạo, gian lận, phải cự tuyệt chi tiíu, thanh toân đồng thời phải bâo câo cấp có thẩm quyền để giải quyết đúng như thể lệ chế độ qui định.
Việc kiểm tra chứng từ như vậy cho phĩp phât hiện những sai sót vô tình cũng như những hiện tượng cố ý giả mạo, do đó có tâc dụng lớn trong việc bảo vệ tăi sản.
3.3.3.Sử dụng chứng từ
Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ được dùng để ghi sổ kế toân. Tuỳ theo từng loại chứng từ mă xâc định trình tự luđn chuyển tới câc bộ phận có liín quan để ghi sổ nhưng phải đảm bảo nguyín tắc nhanh chóng, kịp thời, không gđy trở ngại cho công tâc kế toân.
Chứng từ sau khi ghi sổ phải được bảo quản để trânh hư hỏng, mất mât vă có thể sử dụng để đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa câc loại sổ kế toân vă sử dụng lại trong kì kế toân nếu có yíu cầu. Chứng từ lă tăi liệu lịch sử, mang tính phâp lý về kinh tế của đơn vị kế toân, vì vậy sau khi ghi sổ vă kết thức kì kế toân, chứng từ phải được đưa văo lưu trữ để có thể sử dụng lại khi cần thiết. Khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định, chứng từ có thể được đem đi huỷ bỏ.
Chương II, mục 1, điều 22 của Luật kế toân qui định về việc quản lý vă sử dụng chứng từ như sau:
-Thông tin, số liệu trín chứng từ kế toân lă căn cứ để ghi sổ kế toân
-Chứng từ kế toân phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình từ thời gian vă bảo quản an toăn theo qui định của phâp luật.
-Chỉ cơ quan nhă nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niím phong chứng từ kế toân. Trường hợp tạm giữ hoạc tịch thu thì cơ quan nhă nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu vă ký xâc nhận trín chứng từ sao chụp; đồng thời lập biín bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toân bị tạm giữ hoặc bị tịch thu vă ký tín, đóng dấu.
-Cơ quan có thẩm quyền niím phong chứng từ kế toân phải lập biín bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toân bị niím phong vă ký tín, đóng dấu.