PHƯƠNG PHÂP TĂI KHOẢN VĂ GHI KĨP
4.1. SỰ CẦN THIẾT CỦA PHƯƠNG PHÂP TĂI KHOẢN VĂ GHI KĨP
Qua nghiín cứu chương 2, ta thấy đặc điểm của đối tượng kế toân vừa có tính hai mặt, tính vận động, tính đa dạng, vừa có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tính vận động của đối tượng kế toân được biểu hiện ở câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh trong quâ trình hoạt động của đơn vị. Câc nghiệp vụ kinh tế năy diễn ra thường xuyín vă được ghi chĩp phản ânh lại một câch kịp thời, đầy đủ qua chứng từ kế toân. Có thể nói, qua phương phâp chứng từ chúng ta biết được thông tin về sự hình thănh một nghiệp vụ kinh tế phât sinh liín quan đến tình trạng vă sự vận động của từng đối tượng toân kế toân. Tuy nhiín, câc nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp phât sinh rất nhiều, do đó số lượng chứng từ rất lớn vă khâc nhau về đối tượng phản ânh về thời gian địa điểm, quy mô của nghiệp vụ. Bín cạnh đó, chứng từ chỉ lă hình thức “sao chụp” lại nghiệp vụ kinh tế, nghĩa lă mới chỉ cung cấp được những thông tin ban đầu một câch riíng lẽ, mă quản lý thì luôn cần những thông tin mang tính tổng hợp về tình hình của từng loại tăi sản, từng nguồn vốn, từng quâ trình kinh doanh. Có như vậy mới thực hiện sự giâm sât vă phản ânh chặt chẽ tình hình biến động của toăn bộ tăi sản, nguồn vốn vă hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Hơn nữa, mỗi nghiệp vụ kinh tế thường phản ânh mối quan hệ giữa câc đối tượng kế toân với nhau. Bản thđn phương phâp chứng từ kế toân không thể hiện được mối quan hệ năy.
Ví dụ: doanh nghiệp chi tiền mặt mua vật liệu nhập kho với số tiền lă 1.000.000 đồng. Nghiệp vụ năy lăm tiền mặt (tăi sản) của doanh nghiệp giảm đi 1.000.000 đồng vă vật liệu (tăi sản) của doanh nghiệp tăng 1.000.000 đồng, như vậy giữa tiền mặt vă vật liệu có mối quan hệ với nhau.
Với phương phâp chứng từ, kế toân sẽ lập một phiếu chi để chứng minh cho việc chi tiền, lập phiếu nhập kho để chứng minh việc vật liệu đê nhập kho. Tự bản thđn hai chứng từ năy chỉ sao chụp lại nghiệp vụ kinh tế, chưa phản ânh mối quan hệ giữa tiền vă vật liệu. Do đó chưa phục vụ tốt cho việc quản lý, kiểm tra về mọi mặt của tăi sản. Trong khi đó, quản lý kinh tế rất cần những thông tin tổng hợp về từng đối tượng kế toân cụ thể vă sự biến động của một đối tượng kế toân phải được xem xĩt trong mối quan hệ với đối tượng kế toân khâc.
Từ những vấn đề trín vă yíu cầu của việc quản lý tăi sản trong câc doanh nghiệp đê đặt ra cho kế toân phải xđy dựng một phương phâp xử lý thông tin có khả năng tổng hợp phản ânh
được tình hình vă sự biến động của từng loại đối tượng kế toân cũng như mối quan hệ chặt chẽ giữa câc đối tượng kế toân. Đó chính lă phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp.
Vậy, phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp lă phương phâp thông tin vă kiểm tra về trạng thâi, sự biến động vă mối quan hệ giữa câc đối tượng kế toân theo từng loại tăi sản, từng loại nguồn vốn, từng quâ trình kinh doanh.
Từ những nội dung trín, có thể thấy ý nghĩa của phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp qua câc khía cạnh sau:
- Với phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp, kế toân sẽ cung cấp được thông tin có tính hệ thống về từng đối tượng kế toân, từng loại hoạt động kinh doanh, cùng mối quan hệ giữa câc đối tượng kế toân khi có nghiệp vụ kinh tế phât sinh. Đồng thời, cũng chỉ trín cơ sở thông tin được hệ thống hóa qua phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp thì kế toân mới có thể tổng hợp tính ra câc chỉ tiíu kinh tế tăi chính, lập câc bâo câo kế toân, đâp ứng yíu cầu thông tin tổng hợp cho quản lý, lênh đạo của đơn vị vă Nhă nước.
- Phương phâp tăi khoản vă ghi kĩp phản ânh được câc đối tượng kế toân trong mối quan hệ với nhau do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra câc đối tượng kế toân cụ thể.