PHƯƠNG PHÂP CHỨNG TỪ KẾ TOÂN

Một phần của tài liệu giaotrinhKeToan (1) (Trang 28 - 30)

Chứng từ kế toân lă vật mang tin, lă căn cứ để ghi sổ kế toân. Chứng từ lă tăi liệu kế toân quan trọng trong kiểm tra, thanh tra về kinh tế, tăi chính của câc đơn vị kế toân. Phương phâp chứng từ lă phương phâp thông tin ban đầu về nghiệp vụ kinh tế nhằm đảm bảo tính phâp lý của việc hình thănh câc nghiệp vụ kinh tế. Chương năy nhằm cung cấp nội dung cơ bản của phương phâp chứng từ cũng như những vấn đề về chứng từ được qui định trong Luật kế toân ở nước ta hiện nay.

3.1.CƠ SỞ HÌNH THĂNH VĂ NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÂP CHỨNG TỪ TỪ

3.1.1. Cơ sở hình thănh

Trong quâ trình hoạt động sản xuất kinh doanh, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, câc đơn vị kế toân đê thường xuyín diễn ra câc nghiệp vụ kinh tế. Nói câch khâc hoạt động kinh tế, tăi chính của đơn vị kế toân được cấu thănh bởi câc nghiệp vụ kinh tế.

Nghiệp vụ kinh tế lă khâi niệm được dùng trong kế toân để chỉ thay đổi tăi sản hay nguồn vốn gắn liền với một hănh vi kinh tế cụ thể cần theo dõi, tính toân vă ghi chĩp. Ví dụ: mua tăi sản, hăng hoâ; thanh toân tiền hăng, thanh toân nợ; bân sản phẩm, hăng hóa....Số lượng vă qui mô của câc nghiệp vụ kinh tế khâc nhau giữa câc đơn vị kế toân, tuỳ thuộc qui mô, tính chất hoạt động vă đặc điểm kinh doanh của câc đơn vị đó.

Với chức năng thông tin vă kiểm tra về tình hình kinh tế, tăi chính của đơn vị, kế toân cần phải theo dõi, ghi chĩp vă quản lý có hiệu quả tăi sản của đơn vị ngay từ khi tăi sản được hình thănh hay bắt đầu có sự vận động, do đó đòi hỏi phải có một phương phâp khoa học để có thể thu nhận được ngay những thông tin về tăi sản. Điều đó, đặt ra cho kế toân nhiệm vụ phải xâc định được một phương phâp phù hợp nhằm phản ânh được câc nghiệp vụ kinh tế phù hợp với sự biến động của từng loại tăi sản.

Tăi sản của đơn vị được hình thănh từ nhiều nguồn, liín tục vận động theo không gian vă thời gian với quy mô khâc nhau, ảnh hưởng đến quâ trình sản xuất kinh doanh, tình hình tăi chính, trâch nhiệm câ nhđn vă tập thể có liín quan. Do vậy, cùng với việc lựa chọn phương phâp phản ânh phải lựa chọn được phương thức thông tin về tình trạng vă sự biến động của tăi sản cho từng bộ phận hoặc câ nhđn chịu trâch nhiệm về nghiệp vụ đó, đồng thời phải thiết lập những đường dđy thông tin kịp thời, hữu ích cho câc cấp quản lý về câc đối tượng cụ thể.

Xuất phât từ hai lý do trín đđy, cần thiết phải xđy dựng một phương phâp thu thập vă xử lý thông tin ban đầu câc đối tượng kế toân, đó lă phương phâp chứng từ kế toân.

3.1.2. Nội dung, ý nghĩa của phương phâp chứng từ

Để thông tin vă kiểm tra về đối tượng kế toân, phương phâp chứng từ có nội dung lă phải “sao chụp” được câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh thuộc đối tượng hạch toân kế toân phù hợp với đặc điểm vă sự vận động của từng loại tăi sản. Với nội dung năy, phương phâp chứng từ có

hình thức biểu hiện lă hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp phâp của việc hình thănh câc nghiệp vụ kinh tế vă phản ânh một câch trung thực khâch quan câc nghiệp vụ đó theo thời gian vă địa điểm phât sinh văo câc bản chứng từ, lăm căn cứ ghi sổ kế toân. Đồng thời với việc “sao chụp”, phương phâp chứng từ phải thông tin kịp thời tình trạng vă sự vận động của từng đối tượng theo yíu cầu của quản lý nghiệp vụ. Với nội dung năy, phương phâp chứng từ có hình thức biểu hiện lă kế hoạch luđn chuyển chứng từ nhằm tổ chức luđn chuyển câc chứng từ đến câc bộ phận liín quan có nhu cầu thông tin về câc nghiệp vụ kinh tế tăi chính phản ânh trong chứng từ, giúp cho câc bộ phận đó thu nhận, xử lí vă cung cấp những thông tin cần thiết để quản lí.

Từ những nội dung níu trín có thể thấy ý nghĩa của phương phâp chứng từ trong công tâc kế toân như sau :

- Phương phâp chứng từ lă phương phâp thích hợp nhất với tính đa dạng vă sự biến động của đối tượng kế toân. Nhờ có phương phâp chứng từ mă kế toân có thể thu nhận, cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xâc vă trung thực những thông tin về câc hoạt động kinh tí, tăi chính xảy ra ở những thời gian địa điểm khâc nhau qua việc “sao chụp” nguyín hình trạng thâi của đối tượng kế toân (bằng việc ghi chĩp lại câc nghiệp vụ kinh tế phât sinh văo bản chứng từ ).

- Chứng từ lă căn cứ phâp lý chứng minh sự hình thănh câc nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng kế toân. Qua đó, lăm căn cứ cho việc bảo vệ tăi sản của đơn vị, giải quyết câc mối quan hệ kinh tế phâp lý thuộc đối tượng kế toân, phục vụ kiểm tra, thanh tra hoạt động kinh tế -tăi chính của đơn vị.

- Chứng từ lă phương tiện thông tin nhanh cho công tâc lênh đạo nghiệp vụ ở đơn vị, phục vụ cho công tâc phđn tích kinh tế hăng ngăy ở đơn vị.

- Chứng từ gắn sự phât sinh của câc nghiệp vụ kinh tế với trâch nhiệm vật chất của câc câ nhđn, đơn vị có liín quan với câc nghiệp vụ. Qua đó, chứng từ góp phần văo việc thực hiện triệt để hạch toân kinh doanh nội bộ vă gắn trâch nhiệm vật chất với từng câ nhđn đơn vị cụ thể.

- Đối với hệ thống kế toân, chứng từ lă cơ sở cho việc phđn loại, tổng hợp câc nghiệp vụ kinh tế để văo sổ sâch kế toân, theo dõi từng đối tượng kế toân cụ thể. (lập chứng từ lă bước đầu tiín của qui trình kế toân)

Với những ý nghĩa đó, phương phâp chứng từ phải được sử dụng trong tất cả câc đơn vị kế toân, không phđn biệt câc ngănh sản xuất, câc thănh phần kinh tế khâc nhau.

3.2.CHỨNG TỪ KẾ TOÂN3.2.1.Nội dung chứng từ kế toân 3.2.1.Nội dung chứng từ kế toân

Bản chứng từ vừa lă phương tiện chứng minh tính hợp phâp của nghiệp vụ kinh tế, vừa lă phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ đó. Do vậy, nội dung của bản chứng từ phải chứa đựng đầy đủ câc chỉ tiíu đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế được phản ânh (về nội dung, thời điểm vă về câc đối tượng có liín quan đến nghiệp vụ ...). Theo qui định ở chương II, Mục 1, Điều 17 của Luật kế toân thì nội dung chứng từ kế toân phải có câc yếu tố chủ yếu sau đđy:

-Tín vă số hiệu của chứng từ kế toân: tín chứng từ thường phản ânh nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trong chứng từ, số hiệu phản ânh trình tự thời gian của nghiệp vụ phât sinh. Yếu

tố năy lă cơ sở phđn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ vă tổng hợp số liệu câc chứng từ cùng loại được dễ dăng.

-Ngăy, thâng, năm lập chứng từ kế toân: yếu tố năy lă cơ sở cho việc chi tiết hóa nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian đồng thời lă cơ sở cho việc quản lý chứng từ vă thanh tra kinh tế tăi chính.

-Tín, địa chỉ của câc đơn vị, câ nhđn lập chứng từ kế toân: Yếu tố năy lăm cơ sở cho việc xâc định trâch nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế vă để chi tiết hóa hay phđn loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng liín quan, đồng thời lă cơ sở cho việc xâc định, đối chiếu vă thanh tra về câc nghiệp vụ kinh tế.

-Tín, địa chỉ của câc đơn vị, câ nhđn nhận chứng từ kế toân: Yếu tố năy cũng lă cơ sở để xâc định trâch nhiệm của câc bín liín quan đến nghiệp vụ kinh tế.

-Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tăi chính phât sinh: Yếu tố năy có tâc dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế (lăm rõ ý nghĩa kinh tế của câc nghiệp vụ ), giúp cho việc kiểm tra tính hợp lí, hợp phâp của nghiệp vụ đó vă giúp cho định khoản kế toân.

-Số lượng, đơn giâ vă số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tăi chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toân dùng để thu, chi tiền ghi bằng số vă bằng chữ: Yếu tố năy lă cơ sở của ghi chĩp kế toân, thanh tra kinh tế, đồng thời cũng lă cơ sở để phđn biệt chứng từ kế toân với câc chứng từ khâc sử dụng trong thanh tra, trong hănh chính.

-Chữ ký, họ tín của người lập, người duyệt vă những người có liín quan đến chứng từ kế toân: Yếu tố năy nhằm đảm bảo tính phâp lý vă gắn liền trâch nhiệm vật chất. Mỗi nghiệp vụ kinh tế xảy ra thường gắn liền với việc thay đổi trâch nhiệm vật chất giữa người năy với người khâc, giữa bộ phận năy với bộ phận khâc. Do đó, chứng từ phải có ít nhất hai chữ ký của những người, bộ phận có liín quan. Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa câc phâp nhđn kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ ký của người quản lý có thẩm quyền của đơn vị (thủ trưởng, kế toân trưởng).

Mẫu chứng từ kế toân:

Một phần của tài liệu giaotrinhKeToan (1) (Trang 28 - 30)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(126 trang)
w