Do tính chất chung là các công trình hạng mục công trình công ty tiếp nhận có thể ở xa so với trụ sở chính của công ty do vậy việc sản xuất sẽ được khoán cho các đội sản xuất. Với hình thức khoán gọn cho đội trưởng đội sản xuất nên đội trưởng đội sản xuất chịu hoàn toàn trách nhiệm về tiến trình thi công, cung cấp nguyên vật liệu
đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp lập về công trình. Khi đội trưởng đội sản xuất tiếp nhận một công trình hay hạng mục công trình từ cấp trên, để phục vụ cho việc mua nguyên vật liệu và các khoản chi phí cho việc khảo sát thiết kế công trình đội trưởng đội sản xuất làm giấy xin tạm ứng tiền, xin tạm ứng một khoản tiền trong phạm vi dự toán trước để sử dụng cho việc mua nguyên vật liệu và phục vụ cho quá trình sản xuất tại công trình. Đội trưởng bàn giao công trình cho tổ trưởng các tổ khảo sát.
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ cho công trình tổ trưởng tổ khảo sát lạp bảng kê nguyên vật liệu cần mua kèm theo đơn giá tại địa phương tiến hành công trình, bảng kê này sẽ được đội trưởng duyệt và trích khoản tạm ứng để tổ trưởng tổ thi công sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất. Việc mua nguyên vật liệu phải đảm bảo sự kiểm soát nghiêm ngặt chỉ mua những nguyên vật liệu sử dụng cho dự án khảo sát thiết kế. Khi nguyên vật liệu được vận chuyển đến chân công trình, hạng mục công trình thủ kho và nhân viên kiểm tra chất lượng của tổ có nhiệm vụ kiểm tra về số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu được vận chuyển đến, nhân viên thống kê đội kiểm tra dựa trên hóa đơn mua hàng, làm thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Khi đội sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thủ kho làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho công việc sản xuất.
Chứng từ sử dụng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hóa đơn mua hàng do nhà cung cấp cấp
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Khi nguyên vật liệu được chuyển đến, sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn mua hàng, thủ kho lập phiếu nhập kho
Biểu 2.1: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Bộ phận: Tổ khảo sát số 3-Đội khảo sát số I
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 03 tháng 10 năm 2006
Nợ TK152 Có TK141 Số: 0015 Họ và tên người giao: Vũ Thị Hồng
Theo: HĐ mua hàng số 0079563 ngày 03 tháng 10 năm 2006 Nhập tại kho: Tân Yên Địa điểm: Bắc Giang
S
T phẩm chất vật tư, dụng cụTên, nhãn hiệu, quy cách, Mãsố Đơn vị Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Tấn 20 20 770.000 15.400.000 2 Cát vàng M3 50 50 100.000 5.000.000 Cộng 20.400.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): hai mươi triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn.
Ngày 03 tháng10 năm2006
Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người giao hàng(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Thủ kho Thủ trưởng bộ phận(Ký, họ tên) Khi tổ khảo sát có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, thủ kho làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu của công việc.
Công ty tính giá xuất nguyên vật liệu theo phương pháp thực tế đích danh, tức là giá nguyên vật liệu xuất được tính bằng giá nhập kho của nguyên vật liệu đó.
Ví dụ trong việc khảo sát thiết kế công trình đường 287 Bắc Giang xi măng mua ngày 3/10/2006 được mua với số lượng là 20 tấn với đơn giá là 770.000đ/tấn thì khi xuất kho 5 tấn xi măng dùng cho công trình thì giá xuất kho sẽ là 770.000đ/tấn.
Biểu 2.2: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Bộ phận: Tổ khảo sát số 3-Đội khảo sát số I
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
NợTK621 CóTK152 Số: 003 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Anh Chính
Theo: số ngày tháng năm của
Xuất tại kho: Tân Yên Địa điểm: Bắc Giang S
T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ Mã số Đơn vị Số lượng Yêu cầu Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng hoàng thạch Tấn 5 5 770.000 3.850.000 2 Cát vàng M3 20 20 100.000 2.000.000 Cộng 5.850.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): năm triệu tám trăm năm mươi đồng chẵn
Ngày 10 tháng 10 năm 2006
Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người nhận NVL(Ký, họ tên) Nhân viên thống kê đội (Ký, họ tên)
Thủ trưởng bộ phận (Ký, họ tên) Cuối mỗi quý dựa vào các phiếu xuất kho nhân viên thống kê đội lập tờ kê chi tiết nguyên vật liệu xuất dùng cho dự án. Ví dụ đối với dự án khảo sát thiết kế đường 287 Bắc Giang ta có bảng kê chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho công trình
Biểu2. 3: Trích tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Tổ khảo sát số 3 – Đội khảo sát số I
TỜ KÊ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 10 năm 2006
Công trình: KSTK đường 287 Bắc Giang
Số: 35 ĐVT: VNĐ Ngày, tháng Diễn giải Số lượng Số tiền Có TK 152
03/10 Xuất xi măng 5 3.850.000 3.850.000
….. …… ….. …. ….
21/10 Xuất xi măng 10 7.700.000 7.700.000
……… …… ….. ….. ……
Cộng 16.379.418 16.379.418
Sau khi lập tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu cho từng công trình, dự án cụ thể trong từng tháng nhân viên thống kê đội tập hợp tất cả các chứng từ gốc gồm hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu để gửi về phòng kế toán của công ty vào cuối quý. Tại phòng kế toán của công ty cuối quý khi nhận được chứng từ gốc và tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu của nhân viên thống kê đội cung cấp, nhân viên kế toán tổng hợp và tính giá thành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó, kiểm tra đối chiếu giữa các phiếu xuất kho nguyên vật liệu với tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu của các công trình dự án. Sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính chính xác trong công việc của nhân viên thống kê đội, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và phản ánh vào các sổ sách kế toán. Ví dụ đối với công trình khảo sát thiết kế đường 287 Bắc Giang kế toán tổng hợp khi nhận được tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu đã sử dụng trong quý cho việc khảo sát thiết kế công trình, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh.
Kế toán sử dụng TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tài khoản này được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình bằng mở chi tiết theo số thứ tự của công trình.
Ví dụ đối với công trình Đường 287 Bắc Giang việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng tài khoản:
TK 621.72: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình, vì công trình đường 287 Bắc Giang là công trình số 72 công ty nhận khảo sát thiết kế trong năm 2006
Dựa trên các phiếu xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình khảo sát thiết kế, kế toán phản ánh: (ĐVT: VNĐ)
Nợ TK621.72 : 45.948.534 Có TK152 : 45.948.534
Trình tự ghi sổ kế toán: công ty ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên sổ sách kế toán công ty sử dụng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gồm: Chứng từ ghi sổ: tương ứng với mỗi tờ kê chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho công trình trong tháng kế toán lập một chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết tài khoản 621 Sổ Cái tài khoản 621
Ví dụ với công trình Đường 287 Bắc Giang dựa vào tờ kê chi tiết xuất nguyên vật liệu hàng tháng cuối quý kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ tương ứng, có chứng từ ghi sổ theo tờ kê xuất nguyên vật liệu tháng 10 năm 2006 như sau:
Biểu2. 4: Chứng từ ghi sổ số 720
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 720
Ngày 30 tháng 12 năm 2006
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Xuất NVL cho dự án đường 287 Bắc Giang 621.72 152 16.379.418 Cộng 16.379.418 Kèm theo 4 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào các chứng từ gốc cuối quý kế toán tổng hợp lập sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Ví dụ sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình khảo sát thiết kế đường 287 Bắc Giang được trích dưới đây.
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621
Quý IV năm 2006
Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu tài khoản: TK 621.72
Công trình: Khảo sát thiết kế đường 287 Bắc Giang
Tổ KS số 3-Đội KS số I
ĐVT: VNĐ Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK
Số tiền Số
hiệu thángNgày Nợ Có
35 30/10 Xuất NVL cho công trình tháng 10 152 16.379.418 36 30/11 Xuất NVL cho công trình tháng 11 152 14.362.531 37 30/12 Xuất NVL cho công trình tháng 12 152 15.242.585
Cộng 45.948.534
Kết chuyển chi phí NVL TT 154.72 45.948.534 Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối quý kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm tiến hành lập sổ Cái tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho tất cả các công trình dựa vào các chứng từ ghi sổ đã được lập.
Biểu 2.6: Trích sổ cái TK621
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Mẫu số S02b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI
Năm: 2006
Tên tài khoản: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu: TK 621
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có …. …. …. …. …. …
30/12 630 30/12 Xuất NVL cho công trìnhCầu Thạch Sơn, Cửa sót 152 15.630.512 30/12 631 30/12 Xuất NVL cho công trình
Cầu Thạch Sơn, Cửa Sót 152 16.521.342
… … … …
30/12 719 30/12 Xuất NVL cho công trình
Cầu cạn Nghi Sơn 152 15.340.521 30/12 720 30/12 Xuất NVL cho công trình
Đường 287 Bắc Giang 152 16.379.418 30/12 721 30/12 Xuất NVL cho công trình
Đường 287 Bắc Giang 152 14.362.531 30/12 722 30/12 Xuất NVL cho công trình
Đường 287 Bắc Giang 152 15.242.585
….. …. …. …… ……. ….
30/12 750 30/12 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp công trình đường 287 Bắc Giang
621.72 45.948.534
… … … … …. …
Tổng cộng 856.952.603 856.952.603