V. các thao tác khác
5.2.Trộn th (Mail Merge).
Khi bạn cần tạo bức th, giấy mời, giấy báo,.. có cùng nội dung để gửi tới nhiều ngời. Thay vì tạo nhiều lần các bức th chỉ có ít khác biệt (nh: tên, điạ chỉ, số điện thoại... của ngời nhận). Ta làm nh sau:
- mở tài liệu chính, nếu cha có, bạn tạo nó. các phần này thay đổi: họ tên, cơ quan, địa chỉ,của ngời nhận để trống.
- Chọn Tool \Mail Merge. Xuất hiện hộp thoại:
- ChọnCreate\ Form Lettes \ Active| Create Data Source (tạo mới tệp dữ liệu) \Open Data Source ( mở một tệp tài liệu đã có). Sau đó vào ok. Lúc này lần lợt đa các trờng vào trong một tệp dữ liậu đã tạo rồi vào chọn All \Mail Merge, lập tức tất cả các thông tin của ngời nhận đã điền vào trong bức th, giấy mời, giấy báo,..
5.3. Tạo Macro:
Marco là một tập lệnh, phím gõ và các thao tác khác đợc tập hợp dới một cái tên để tự động hoá và một loạt hành động. Nh vậy nếu bạn thờng xuyên phải thực hiện những công việc nào đó, các lệnh sẽ giúp bạn tự động hoáchúng, việc soạn thảo vì thế trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn. Các Macro là các chơng trình con và có thể gán cho phím nóng hoặc thanh công cụ để tiện cho việc sử dụng.
- Tạo macro: chọn Tool\ Macro \ Record. Hoặc nháy đúp trên REC của thanh trạng thái. Xuất hiện hộp thoại:
-
Gõ tên cho Macro trong ô Record Macro Name, tên không đợc dùng dấu cách, tiếng việt. Nếu cần , gõ vào một mô tả trong ô Deserription. Trong vùng
Assign Macro To: nếu chọn Toolbars ( gán cho thanh công cụ), Keyboard ( tổ
hợp phím nóng). Nếu chỉ muốn tạo Macro không thôi thì nhấn OK.
Trên màn hình xuất hiện thanh công cụ Macro Record hình bang cassette. Tiến hành các thao tác nhanh nhất (thờng phải lặp đi lặp lại) để đạt đợc một kết quả nào đó. Bạn có thể dùng chuột để chọn các lệnh nhng để dịch chuyển con trỏ hoặc đánh dấu thì phải dùng bàn phím.
Nếu lỡ ghi một điều gì đó mà bạn không muốn, hãy chọn ngay biểu tợng Undo, hoặc Edit. Muốn tạm dừng việc ghi các thao tác vào Macro, nhấn nút
Pause của thanh công cụ Macro Record. ấn lại nút này một lần nữa để tiếp tục
ghi. Để kết thúc việc ghi lại Macro nhấn nút Stop hoặc nháy đúp trên chữ
RECcủa thanh trạng thái. Nếu dùng thực đơn: bạn
chọnTools\Macro\Stoprecording\ Close.