VII. Tổng hợp dữ liệu 7.1 Sử dụng SubTo
a)Tổng kết theo vị trí
Từ bảng dữ liệu có cấu trúc giống hệt nhau (số dòng, số cột và thứ tự các hạng mục giống nhau ) có thể tổng kết theo vị trí (Con Consliodate By… Positions) để đợc một bảng tổng hợp.
Khi các bảng dữ liệu nguồn có cấu trúc khác nhau ta không thể sử dụng tổng kết theo vị trí để tổng hợp dữ liệu. Lúc này phải tiến hành tổng kết theo loại (Consolidate By Categories)
7.3. Pivot Table...
Bảng Pivot là một chức năng mạnh mà Excel cung cấp cho ngời dùng để có thể tạo ra các báo cáo theo tiêu thức khác nhau từ những dữ liệu phát sinh nhập vàp thủ công. Để công việc trở nên đơn giản, ta dùng bảng Pivot thực hiện.
VIII. Biểu đồ.
8.1. Tạo biểu đồ.
Biểu đồ là đồ thị biểu diễn của bảng tính. Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỉ lệ tơng ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính.
Có hai dạng tạo biểu đồ thông thờng đó là: Tạo biểu đồ nhúng và tạo biểu đồ trên một bảng tính khác.
a) Tạo biểu đồ nhúng
Các bớc tạo biểu đồ nhúng nh sau:
Bớc 1: Chọn dữ liệu muốn dùng để vẽ biểu đồ.
Bớc 2: Bấm chuột vào biểu tợng Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Chart Wizard xuất hiện.
(Office 95: Đa con trỏ đến nơi muốn đặt góc bên trái của bỉểu đồ. GIữ
chuột, rê để xác định kích thớc của biểu đồ. Hộp thoại xuất hiện:)
Bớc 3: Bấm chọn loại biểu đồ.
Bớc 4: Bấm Next, hộp thoại Chart Wizard Step 2 of 4 xuất hiện:
+ Chart Title: Gõ tiêu đề cho biểu đồ. + Category (x) Axis: Đặt tiêu đề trục y. + Value (y) Axis: Gõ tiêu đề trục y.
Bớc 6: Bấm Next, hộp thoại Chart Wizard Step 3 of 4 xuất hiện: Chọn As
Object In.
Bớc 4: Chọn Finish.
Nếu không muốn cho hiện đồ thị trên cùng một bảng tính với dữ liệu biểu đồ, ta có thể tạo biểu đồ trên một bảng tính khác. Làm nh sau:
Bớc 1: Tơng tự tạo biểu đồ nhúng chỉ khác ở bớc 3 là nhảy chọn As New
Sheet.
Bớc 2: Chọn Finish.
8.2. Chỉnh sửa biểu đồ.
- Chọn: Nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh khung viền biểu đồ sẽ
hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh.
- Di chuyển: Dùng trỏ chuột kéo phạm vi biểu đồ đến vịt trí mới.
- Thay đổi kích thớc: Dùng chuột rê các nút trên khung viền.
- Để hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ: Nháy chuột trong phạm
vi, lúc đó Excel sẽ cho phép can thiệp vào từng thành phần của biểu đồ. + Muốn chọn thành phần nào, nháy chuột vào thành phần đó.
+ Muốn thay đổi kích thớc, vị trí của từng thành phần đợc thao tác nh trên. + Muốn định dạng thành phần nào đó, nháy đôi chuột tại thành phần đó. + Xoá tiêu đề của biểu đồ: Nháy chuột vào tiêu đề, bấm phím Del. Thực hiện tơng tự để xoá tiêu đề cột của trục X, Z và chú giải.
+ Để hiệu chỉnh tiêu đề cột của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và các trục rồi tiến hành hiệu chỉnh.
Excel là một chơng trình vô cùng quan trọng. Giúp ta ta giải quyết đợc
những tình huống nhanh chóng và chính xác. Trên dây là những một số công dụng của Excel đợc sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực nh: kế toán tài chính, quản lý nhân sự, quản lý các dự án đầu t,... và còn nhiều lĩnh vực khác nữa.