6.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu:
sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp thông tin, dữ liệu đợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, rút trích những dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó. Để thực hiện thao tác này ta phải tạo ra các CSDL, vùng điều kiện, vùng kết xuất thông tin.
- Vùng CSDL (Database): Là một bảng có it
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có cấu trúc để lu trữ và sẵn sàng cung ứng theo một cơ chế nhất định nhằm đáp ứng yêu cầu về dữ liệu cho một hoặc một số đối tợng. Cơ sở dữ liệu cũng có thể đợc hiểu là một hoặc một số đối tợng. Cơ sở dữ liệu cũng có thể đợc hiểu là một tập hợp dữ liệu có liên quan nội tại đợc tổ chức theo một sơ đồ nhất định nhằm phục vụ cho một hoặc nhiều ứng dụng.
Trong các hệ thống thông tin, nguồn tài nguyên dữ liệu phải đợc tổ chức và cấu trúc từ những thành phần Logic căn bản để có thể khai thác và quản lý dễ dàng ,có hiệu quả.
6.2. Sắp xếp dữ liệu.
. Sắp xếp dữ liệu (Sort).
a) Sắp xếp danh sách dựa trên nội dung hai hay nhiều cột.
Nhấp một ô bất kỳ trong danh sách cần sắp xếp. Vào thực đơn Data chọn Sort, xuất hiện hộp thoại: Trong đó:
- Sor By: là chọn tiêu đề của cột sắp xếp chính và chọn thứ tự sắp xếp. +Ascendinh: Sắp xếp tăng dần.
+escending: Sắp xếp giảm dần.
- Then By: Để chọn tiêu đề cột cần sắp xếp phụ và chọn thứ tự cần sắp xếp tơng ứng.
- Nhấp OK, ta sẽ đợc một danh sách sắp xếp theo lớp rồi đến xếp loại. Lu ý: Nếu hàng đầu tiên trong danh sách có chứa các tiêu đề cột thì trong phần My Data Range Has chọn mục Hearder Row, khi đó cột sẽ đợc cố định và không tham gia vào quá trình sắp xếp các dòng dữ liệu bên dới. Ngợc lại chọn No Header Row nếu danh sách (hay cơ sở dữ liệu) không có các tiêu đề cột.
b). Sắp xếp các cột của danh sách.
Sắp xếp các cột của danh sách là hoán đổi vị trí các cột sao cho dữ liệu ít nhất trên một dòng nào đó đợc sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.
Vào thực đơn Data chọn Sort.
Nhấp vào Options sẽ xuất hiện hộp thoại sau:
Trong khung Orientatio ta chọn mục Sort Left To Right và nhấp OK.
Trở lại phần Sort By và Then By để khai bao các dòng cần sắp xếp và nhấp OK
c). Sắp xếp danh sách theo tháng, tuần hoặc theo một thứ tự do ngời sử dụng quy định.
Bôi đen một ô hay vùng ô chứa danh sách cấn sắp xếp. Vào thực đơn Data chọn Sort chọn tiếp Options.
Trong phần Fist Key Sort Order, nhấp dòng quy định trật tự sắp xếp mà ta muốn và nhấp OK.
Thực hiện lần lợt các thao tác tiếp theo nh các trờng hợp sắp xếp danh sách dữ liệu.
6.3. Lọc dữ liệu
Việc quản lý một danh sách hay một cơ sở dữ liệu của Excel, ngoài việc sắp xếp ra, chúng ta còn có nhu cầu tạo hoặc hiển thị những danh sachs trích học từ danh sách ban đầu. Chẳng hạn để quản lý các hợp đồng bán hàng của công ty, ta phải thờng xuyên theo dõi tìm hình mua bán hàng của công ty, ta phải thông qua việc hiển thị danh sách các khách hàng mua sản phẩm A, sau đó đến sản phẩm B.. Hoặc từ bảng kết quả thi tuyển sinh chúng ta cần tạo các danh sách học sinh giỏi, học sinh khác Chức năng AutoFilter hoặc AutoFilter ta sẽ thực hiện một… cách nhanh chóng và chính xác những nội dung mong muốn.
- Lọc dữ liệu bằng AutoFilter có các bớc nh sau:
B
ớc 1 : Bôi đen dòng tiêu đề. B
ớc 2 : Vào thực đơn Data chọn Filter chọn tiếp AutoFileter, xuất hiện các
nút trong những ô chứa các tiêu đề cột.
Bớc 3: Nhấp chuột vào nút mũi tên trên tiêu đề của cột cần lọc, thấy xuất
hiện một khung chứa danh sách nội dung của cột đó và nhấp chọn nội dung lọc. Lúc đó Excel sẽ lọc ra một danh sách gồm các gía trị thoả mãn yêu cầu lọc.
- Lọc dữ liệu bằng Advaned Filter. Các bớc nh sau:
Bớc 1: Tạo bảng điều kiện .
+Bảng điều kiện phải ở ngoài phạm vi của danh sách
+Dòng đầu tiên phải chứa các tiêu đề cột cần đặt điều kiện thông thờng ta nên tao ra bằng cách sao chép các tiêu đề này từ danh sách ban đầu nếu nhập vào không chính xác thì Excel có thể hiểu nhầm và sẽ không cho ra kết quả.
+Trong trờng hợp phải thoả mãn tiêu đề cột sẽ chứa các điều kiện đồng thời thì các điều kiện đó phải đợc đặt trên cùng một dòng.
+Ngợc lại, nếu chỉ cần thoả mãn một trong các điều kiện đa ra các điều kiện đó phải đợc đặt khác dòng nhng không đợc có dòng trống.
Bớc 2: Nhấp một ô bất kỳ trong danh sách hoặc bôi đen khu vực chọn.
Bớc 3: Vào thực đơn Data chọn Filter chọn tiếp Advanced Filter, xuất hiện
hộp thoại:
Trong hộp thoại trên gồm những tuỳ chọn khác nhau. Tuỳ vào yêu cầu bài toán mà ta lựa chọn. Sau đó ấn OK.