Khi đã nắm rõ các khái niệm cơ bản trên bảng tính thì ta đi sâu vào thực hiện các thao tác trên bảng tính.
III.1 Các dạng dữ liệu nhập và chỉnh sửa dữ liệu.
Trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau nên khi làm việc ta phải chọn kiểu dữ liệu phù hợp với công việc của mình để Excel dễ tính toán
. * Gồm các kiểu dữ liệu sau ;
- dữ liệu kiểu chuỗi ( text): bắt đầu bởi các chữ cái từ a đến z (từ A đến
Z) kể cả chữ hoa và chữ thờng. Những dữ liệu kiểu chuỗi số nh: mã tài khoản, số điện thoại,.. theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi đợc căn sang phía bên trái ô.
- Dữ liệu dạng số (Number): bắt đầu từ các số từ 0 đến 9, dấu +, -, *,$,...
- Dạng công thức(Formular): bắt đầu bởi dấu (=) bằng hoặc dấu cộng
(+). Công thức nhập vào chỉ thể hiện ở thanh công thức, kết quả của nó sẽ thể hiện trong ô.
- Dạng ngày gìơ (Date Time): muốn chèn vào trang tínhta vào Insert\
Date Time xuất hiện hộp thoại lúc này ta lựa chọn ngày giờ rồi ấn OK.
• Nhập dữ liệu: trớc khi làm bài thì ta phải nhập dữ liệu vàobảngtính. - Nhập dữ liệu bất kỳ: đa con trỏ về ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu theo
đúng dạng thức, dùng phím Enter, Tab, hay mũi tên 4 chiều( để dịch chuyển con trỏ.
- Nhập dữ liệu trong các ô giống nhau: trớc hết bôi đen vùng cần nhập
dữ liệu giống nhau, nhập dữ liệu cho ô đầu tiên, sao đó ấn tổ hợp phím (Alt +Enter).
- Nhập dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật: nhập dữ liệu cho ô đầu,
nhập dữ liệu cho ô thứ 2, đặt con trỏ ở mốc điền rồi kéo chuột ( trớc khi đặt trỏ chuột ở mức điền thì ta bôi đen hai ô đã nhập dữ liệu). Đặt con trỏ ở mức điền sao cho con trỏ có hình dấu cộng (+) rồi kéo chuột đến ô cần thiết.
• Chỉnh sả dữ kiệu:
Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn bôi đen khu vực cần tạo khung, sau đó nhấp vào tam giác của nút . Bạn muốn nhấp chọn đờng viền theo ý muốn của mình trong khung chọn.
Để tạo đờng viền đẹp hơn bạn vào thực đơn Format Cell\ Border.
nhấp kiểu nét trong khung Style, rồi nhấp vào vị trí càn tạo viền trong khung Border. Muốn chọn màu cho đờng viền cho khung Border. Muốn tạo màu cho đ- ờng viền, nhấp vào khung Color để chọn màu.
3.2. Định dạng dữ liệu:
trong một bảng tính chứa nhiều dữ liệu có những lúc bạn muốn cho nổi bất những con số nào đó thoả mãn điều kiện để thuận tiện cho việc quan sát và mô phỏng so sánh. Bạn có thể chọn những ô có giá trị đó đợc biểu thị dới dạng đặc biệt nào đó. Để định dạng những ô dữ liệu thoả mãn điều kiện bạn làm nh sau: chọn khối cần định dạng. Vào thực đơn Format |Conditional Formating. Để sử dụngcác giá trị trong khối ô đợc chọn làm tiêu chuẩn định dạng, bạn chọn CellValueis trong Condition1 và chọn kiểu so sánh sau đó xác định các giá trị ( hay công thức nhng bắt đầu bằng dấu (=)) trong các hộp khai báo tơng ứng.
Để đánh giá dữ liệuhoặc xác định các điều kiện khác với giá trị trong ô chọn bạn chọn Formulaliss trong khung Condition1 làm tiêu chuẩn định dạng và khai báo các công thức trong hộp bên phải. Nhấp Format và lựa chọn các định dạng quy định cho các ô thoả mãn điều kiện tiêu chuẩn. Để khai báo cho các định dạng khác, nhấp Add và thực hiện các bớc nh trên. Bạn có thể xác định 3 định dạng.
• Định dạng dữ liệu: Bôi đen vùng dữ liệu, vào thực đơn Format Cell\
Number chức năng này dùng để thay đổi định dạng số liệu.
•
vào trong hộp thoại này bạn có các kiểu tuỳ chọn để định dạng kiểu dữ liệu theo yêu cầu bài toán. Sau đó nhấp Ok.
+ Mục Horizontal: cho phép xác định vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang. + General: trở về vị trí mặc định, nằm ở phía bên trái ô phía bên phải ô.
+ Left: căn dữ liệu sát cạnh bên trái ô, bạn có thể tạo khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái trong mục Indent.
+ Center: căn dữ kiệu vào giữa ô.
+Right: căn dữ liệu sát cạnh bên phải ô.
+Fill: lặp lại dữ liệu trong ô sao cho điền đầy ô.
+ Mục Vetical: cho phép xác định vị trí dữ liệu theo chiều dọc (trục tung). + Mục Text Control.
+ Wrap Tễt : dữ liệu trong ô tự động xuống hàng khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều rộng.
+ Mergecells: Gộp các ô khối bôi đen thành một ô.
+ Trong phần Orientation cho phép xác định góc quay của dữ liệu.
3.3. Thao tác chèn, xoá, đổi tên.
3.3.1. Chèn hàng, cột, ô.
nhấp chuột vào ô thuộc dòng cần chèn vào vị trí đó, vào thực đơn Insert \Rows. Hàng mới chèn vào sẽ đẩy hàng đang đặt con trỏ xuống dới hoặc nhấp chuột phải vào điạ chỉ hàng trong các hàng đợc bôi đen và nhấp Insert.
+ Để chèn cột : vào Insert\ Colums hoặc nhấp chuột vào tên địa chỉ các cột trong các cột đợc bôi đen và chọn Insert. Cột mới đợc chèn vào sẽ đẩy cột đang đặt con trỏ sang bên phải.
+ chèn ô: chọn phạm vi các ô cần chèn thêm các ô trống mới. Số ô đợc chèn vào
sẽ đúng bằng số ô đợc bôi đen. Vào Insert\Cell.
chọn Shift Cell Right: chèn các ô mới vào bên trái các ô đợc bôi đen và di các ô bôi đendang bên phải. Chọn Shift Cells Down: chèn và di các ô bôi đen xuống phía dới
3.3.2 Xoá ô, hàng và cột.
- Xoá ô: nhấp ô hoặc bôi đen số ô cần xoá vào Edit\ Delete.
- Xoá hàng và cột: nhấp ô hoặc bôi đen khối ô chứa các ô có địa chỉ hàng
EntireRow: xoá hàng, EntireColumn: xoá cột . Bạn có thể nhấp chuột phải vào các địa chỉ hàng hay cột đã bôi đen và nhấp Delete.
- Xoá Sheet: chọn Sheet cần xoá ấn và dữ Ctrl và nhấp chuột vào từng tên
Sheet. Hoặc vào Edit\ Delete Sheet hay là nhấp chuột phải vàp các tên Sheet Delete.
3.3.3 Đổi tên Sheet:
Nhấp chuột phải trái vào Rename đánh tên mới vào sau đó ấn Enter.