6. CHƯƠNG 6: GIỚI THIỆU VỀ INTERNET 1 Tổng quan về Internet và lịch sử phát triển của Internet
8.4 Một số lưu ý khi thiết kế và trình bày
8.4.1 Tạo slide tóm tắt
Nên dành ra slide đầu hoặc slide thứ 2 để nêu tóm tắt những điểm chính cần trình bày trong bài thuyết trình. Việc này sẽ giúp người xem có cái nhìn tổng quát về bài thuyết trình sắp được trình bày.
Nội dung trong các slide thuyết trình cần bám sát theo thứ tự các điểm chính trong slide tóm tắt.
Trong slide tóm tắt, chỉ liệt kê những điểm chính của bài thuyết trình. Những điểm chính này có thể là tiêu đề của những phần cần trình bày.
Khi trình bày, chú ý trình bày 1-2 slide mỗi phút. Việc này giúp người xem giữ được sự tập trung cần thiết vào người trình bày và có thể theo kịp nội dung của bài thuyết trình.
Trong một slide, chỉ nêu 5-6 ý chính có liên quan với nhau. Điều này giúp người xem hình dung được những ý chính trong bài trình bày và tập trung hơn vào đó. Bên cạnh đó, việc chỉ nêu ý chính còn giúp người xem phải tập trung lắng nghe người trình bày để hiểu rõ hơn những ý chính trong slide.
Trong slide, không viết thành những câu văn hoặc đoạn văn dài. Đoạn văn dài sẽ khiến người xem khó theo dõi và nhận biết đâu là những điểm chính. Ngoài ra, việc phải dành thời gian để đọc hết đoạn văn trong slide còn khiến người xem không còn thời gian và sự tập trung để nghe người trình bày nói. Thay vào đó, trong slide nên chỉ nêu lên những từ khoá mang ý nghĩa chính trong phần trình bày.
8.4.3 Hiệu ứng
Việc sử dụng hiệu ứng sẽ giúp việc trình bày trở nên sống động, lôi cuốn hơn. Tuy nhiên, sử dụng hiệu ứng quá mức sẽ làm người xem trở nên rối mắt và phân tán sự tập trung vào nội dung bài trình bày của người xem. Do đó, khi trình bày cần tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng hoặc những hiệu ứng phức tạp để đạt được hiệu quả trình bày cao.
Bên cạnh đó, hiệu ứng cần phải được sử dụng đồng bộ giữa các slide với nhau để tạo sự nhất quán xuyên suốt bài thuyết trình.
8.4.4 Font chữ
PowerPoint dùng để trình chiếu nên font chữ phải to, rõ ràng để đảm bảo mọi người xem có thể theo dõi được. Slide nên có ít chữ và cỡ chữ trong mỗi slide nên để tối thiểu là 18pt để người xem ngồi xa có thể nhìn thấy được.
Nên đặt cỡ chữ khác nhau giữa những ý chính và các ý phụ bổ sung để người xem dễ dàng phân biệt. PowerPoint cũng đã tự thu nhỏ cỡ chữ đối với các ý phụ trong slide nhưng cần đảm bảo người xem có thể đọc được cỡ chữ đó.
Nên sử dụng các font chữ chuẩn, đơn giản và đồng nhất giữa các slide khi trình bày. Những font chữ đẹp, phức tạp có thể dùng cho tiêu đề để làm slide thêm sinh động. 8.4.5 Màu sắc và hình nền
Màu chữ phải tương phản với màu nền để người xem có thể đọc được nội dung dễ dàng.
Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc trong slide làm người dùng rối mắt và phân tán sự tập trung.
Sử dụng màu sắc để làm nổi bật một số ý quan trọng trong bài trình bày. Tuy nhiên cũng cần hạn chế việc này đối với một số ý thật quan trọng.
Việc sử dụng hình nền giúp slide thêm sinh động hơn. Tuy nhiên, cần chú ý sử dụng những hình nền đơn giản, không quá nhiều hình ảnh để tránh làm mờ nhạt nội dung trong slide.
8.4.6 Sử dụng hình ảnh, đồ thị
Khi thiết kế bài thuyết trình, nên chú ý đưa hình ảnh minh hoạ thay cho những câu chữ để giúp người xem dễ hình dung và làm bài trình bày thêm sinh động
Đối với các bảng số liệu, nên đưa ra các biểu đồ, đồ thị đi kèm hoặc thay cho bảng số liệu. Đồ thị sẽ giúp người xem hình dung rõ hơn về những số liệu đó. Cần chú ý chú thích đầy đủ cho đồ thị.
8.4.7 Một số lưu ý khác
Sử dụng font, hình nền, hiệu ứng, bố cục đồng nhất cho các slide trong suốt bài thuyết trình.
Trước khi thuyết trình, cần kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp trong slide.
Nên đánh số thứ tự slide và thêm header, footer để người xem dễ theo dõi và dễ truy cập lại slide khi có thắc mắc.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
5. Bộ môn Tin học Quản lý. Tài liệu Tin học Đại cương.
6. Peter Weverka (2007). Microsoft PowerPoint 2007. Wiley Publishing, Inc. 7. Wallace Wang (2007). Microsoft Office 2007. Wiley Publishing, Inc.
8. Microsoft. Microsoft Office 2007 - Help & How To. URL:
http://www.microsoft.com/vietnam/products/office/training/p_presentation_simple.aspx
9.CHƯƠNG 9: MICROSOFT EXCEL