Thực tế bộ máy của Xí Nghiệp tuy gọn nhng không mạnh, mặc dù trong những năm qua Xí nghiệp đã có sự điều chỉnh. Đặc biệt là thời gian nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên còn nhiều, bị sử dụng vào nhiều việc cá nhân. Để nâng cao hiệu quả làm việc của ng- ời lao động Xí nghiệp cần xem xét các vấn đề sau:
➣ Xem xét sửa đổi cụ thể các văn bản quy định về các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban cho phù hợp với yêu cầu thực tế và phục vụ cho mục tiêu và chiến lợc phát triển lâu dài của công ty. Hiện nay ở Xí nghiệp xảy ra tình trạng chồng chéo về trách nhiệm giữa các phòng ban nh: giữa phòng Kế toán ( bộ phận Kế toán tiền lơng) và các bộ phận kế toán ở các phòng ban khác (nh kế toán nằm trong phòng hế hoạch và bộ phận lao động tiền lơng ở phòng Tổ chức - Hành chính, kế toán ở các đội thi công trực tiếp )... Nhng việc đề ra các văn bản phải đợc xúc tiến thực hiện bằng cách Xí nghiệp cần có những biện pháp khen thởng thích hợp đối với các phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ,
và có mức phạt chung đối với các phòng không đạt đợc kế hoạch công tác giao cho. Ví dụ: đối với phòng king doanh, khi số lợng hợp đồng ký kết tăng so với kế hoạch đề ra, Xí nghiệp có thể trích thởng một số phần trăm dựa trên số doanh thu tăng đó.
Qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, cho thấy từ năm 2000 trở về trớc Xí nghiệp cha có một phòng ban nào chịu trách nhiệm cụ thể về vấn đề thi công kỹ thuật, mà vấn đề này chỉ đợc tiến hành sơ sài, không đợc lên kế hoạch chi tiết. Một vấn đề đặt ra là cần có một đội ngũ làm công tác tổ chức kỹ thuật thi công cho các độ tiến hành thi công. Vì vậy trong lúc đó công việc này sẽ giao cho phòng Kinh doanh đảm nhiệm. Đến cuối năm 2001 chính thức là đầu năm 2002 phòng này mới thành lập một phòng chuyên làm công tác tổ chức kỹ thuật thi công. Bộ phận này không chỉ đơn thuần cung cấp kỹ thuật còn phải làm công tác nghiên cứu chỉ đạo xử lý những rủi ro xẩy ra trong quá trình thi công trình.
➣ Quy định rõ nhiệm vụ cụ thể của từng ngời trong các phòng ban, các mối quan hệ của các thành viên trong các phòng ban. Hiện nay, ở Xí nghiệp các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên cha đợc quy định rõ, đặc biệt là vấn đề ai chịu trách nhiệm kỷ luật trong những sai phạm xảy ra. Cho nên có nhiều trờng hợp đáng ra trách nhiệm cao nhất phải thuộc về trởng phòng nhng do đó là nhà quản lí cấp trên nên đã đùn đẩy trách nhiệm cho nhân viên cấp dới. Đó là trờng hợp một nhân viên phòng kinh doanh có nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng cho xí nghiệp, nhng anh ta dánh sai từ trong điều khoản hợp đồng của Xí nghiệp ( do nhầm lỗi khi in máy tính), do đó dẫn đến thiệt hại cho Xí nghiệp. Sai lầm đó nhân viên đó phải gánh chịu, nhng thực tế bản hợp đồng trớc khi gửi cho đối tác xem xét phải trình trởng phòng kinh doanh duyệt xem và ký, nhng ngay trởng phòng cũng không nhận ra đợc lỗi sai quan trọng đó và vẫn cho gửi bản hợp đồng đó đi. Khi sự việc xảy ra, Xí nghiệp chỉ tiến hành kỷ luật nhân viên kia mà không xem xét kỷ luật đối với ngời trởng phòng. Trong khi thực tế trách nhiệm cao hơn phải thuộc về trởng phòng. Do vậy nếu Xí nghiệp không xem xét lại việc đề ra các qui định hợp lý trong Xí
nghiệp, sẽ dẫn đến làm giảm sút tinh thần nhiệt tình làm việc của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp và do đó làm giảm hiệu quả sử dụng lao động trong Xí nghiệp .
➣ Thờng xuyên đánh giá năng lực của các cán bộ qua thành tích và kết quả công tác, có sự điều chỉnh vị trí công tác cho phù hợp với khả năng của họ. Đối với các cán bộ đã giữ một vị trí trong một thời gian dài mà cha đạt đợc hiệu quả cao, Xí nghiệp cần giao cho họ những trọng trách mới hoặc chuyển họ làm một công việc mới phù hợp năng lực hơn. Đối với các cán bộ tuy tuổi đời trẻ nhng có năng lực cần tận dụng tối đa và đề bạt vào các vị trí xứng đáng. Để làm đợc điều đó, Giám đốc Xí nghiệp kết hợp cán bộ phòng tổ chức có kế hoạch quản lí hoạt động của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp. Kế hoạch này kết hợp với các chính sách về tiền lơng, động viên và khen thởng sẽ làm cho năng suất lao động đợc nâng cao, tạo động lực khuyến khích ngời lao động làm việc.
➣ Dùng các biện pháp thuyên chuyển đối với những vị trí thừa trong các phòng ban. Hiện nay, số lợng nhân viên phục vụ nh lái xe, bảo vệ, nhân viên phục vụ còn nhiều. Vì vậy, Xí nghiệp xắp xếp lại cho phù hợp.
➣ Hoàn thiện cơ chế khoán gọn cho tất cả loại hình công việc.