Để tăng hiệu quả của lao động quản lý, Xí nghiệp cần có sự tăng thêm nhân viên các phòng ban hợp lý, đảm bảo yêu cầu gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả.
Qua nghiên cứu các phòng ban cụ thể, chúng tôi xin đa ra một số kiến nghị nh sau:
➣ Đối với ban giám đốc: Cơ cấu nh vậy là hợp lý, song cần phải nâng cao kiến thức về quản lý kinh tế và ngoại ngữ cho họ để có thể lãnh đạo Xí nghiệp đợc tốt hơn, mở rộng tầm phát triển của Xí nghiệp không chỉ phạm vi miền, đất nớc. Và lãnh đạo Xí nghiệp cần quan tâm hơn nữa đến quá trình làm việc và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.
➣ Đối với phòng tổ chức nhân sự: Qua nghiên cứu và phân tích cơ cấu phòng tổ chức hành chính ta thấy do trình độ chuyên môn của các nhân viên trong phòng cha cao nên ảnh hởng đến hiệu quả công việc. Ví dụ trởng phòng tổ chức là ngời có nhiệm vụ đặt
ra các quy định về lao động, song trởng phòng chỉ tự đặt ra những điều lệ theo lý thuyết mà cha tham khảo tình hình thực tế. Ví dụ : việc đặt ra chế độ phụ cấp cho nhân viên đi công tác nh sau :
Đi từ 10 - 50 km : hởng phụ cấp 10.000 đồng 50 - 100km : hởng phụ cấp 25.000 đồng 100 – 150km : hởng phụ cấp 45.000 đồng
Các quy định này là thiếu thực tế, không căn cứ vào chi phí thực tế bỏ ra của nhân viên, do đó phụ cấp này không những có tác động tích cực mà ngợc lại rất phản tác dụng khiến nhân viên cảm thấy công sức mình bỏ ra không đợc đánh giá đúng( có trờng hợp nhân viên đi công tác Thuỷ nguyên - Hải phòng : gần 150 km, do đó chỉ thuộc diện phụ cấp ở trờng hợp 3 là 45.000 đồng trong khi anh ta phải tốn bao nhiêu khoản tiền đi phà, tàu, xe, ăn uống, ...)
Còn hai nhân viên văn th và nhân viên phục vụ lại quá nhàn rỗi, vì vậy có thể để cho một nhân viên đảm nhận thay hai ngời làm công việc này.
Số lợng nhân viên làm công tác tổ chức hành chính lại quá ít, chủ yếu tập trung vào tr- ởng phòng, không đợc sự tín nhiệm của lao động trong Xí nghiệp, trình độ trung cấp kinh tế, không có khả năng hoàn thành tốt công việc đợc giao, không đề ra đợc các chính sách nhân sự hợp lý và hiệu quả cho Xí nghiệp. Do vậy, Xí nghiệp cần xem xét và khả năng làm việc của các nhân viên này.
Một đặc điểm nữa cần nhắc lại ở phần trớc là phòng tổ chức nhân chính bao gồm một nhân viên làm công tác tiền lơng cho toàn bộ nhân viên văn phòng của Xí nghiệp, nhng không có đi kèm công tác trả lơng cho nhân viên: đây là biểu hiện của việc chồng chéo trách nhiệm và công việc. Hơn nữa, nhân viên làm công tác tiền lơng này cũng là ngời có tuổi, làm việc theo phong cách cũ, trình độ chuyên môn không cao, chủ yếu là kinh nghiệm làm việc đúc kết mà thành, cách làm việc không dựa trên cơ sở khoa học và thực tế. Ví dụ: nếu một ngời nghỉ phép, không làm việc một ngày thì không đợc tính công ngày đó, nhng những ngời còn lại vẫn phải làm công việc của họ và cả công việc của ngời
nghỉ phép nhng công ngày đó không đợc cộng vào công của họ, đây là sự bất hợp lý trong cách chấm công, thể hiện sự mất công bằng trong đối đãi với lao động và đây là nguyên nhân làm giảm động lực làm việc của công nhân.
Nh vậy phòng tổ chức cần đợc sắp xếp lại một cách khoa học và hợp lý hơn. Để nâng cao hiệu quả lao động của các nhân viên trong phòng tổ chức hành chính, Xí nghiệp cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên trong phòng, đặc biệt đối với những cấp trởng phòng thì phải đạt tiêu chuẩn là trình độ đại học chuyên ngành trở nên, các cán bộ nhân viên văn th và nhân viên tổ chức hành chính phải đạt trình độ cao đẳng trở nên. Chúng tôi xin đề nghị một cơ cấu phòng tổ chức nh sau:
- Trởng phòng :1 - Phó phòng : 1 - Nhân viên tổ chức hành chính : 2 - Văn th: 1 - Phục vụ : 1 - Bảo vệ: 1 - Lái xe :1
➣ Đối với phòng tài chính kế toán : Phòng hiện có 6 ngời, trong đó có 2 ngời trình độ đại học chính quy, 2 ngời có trình độ cao đẳng, 2 ngời có trình độ trung học chuyên nghiệp. Đối với cán bộ làm công tác kế toán phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Thực tế trong phòng hiện nay thực sự thiếu cán bộ làm công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính có năng lực, do đó nên bổ sung một cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành tài chính. Đồng thời nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác kế toán, tài chính, đảm bảo nắm vững tình hình biến động kế toán, tài chính của Xí nghiệp Giám đốc ra các quyết sách đúng đắn. Phòng tài vụ nên có kết cấu nh sau:
- Phó phòng - kế toán lơng: 1
- Kế toán thanh toán : 1
- Kế toán thu hồi vốn: 1
- Nhân viên quản lý tài chính : 1
- Thủ quỹ : 1
➣ Đối với phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh hiện 6 ngời. Phòng Kinh doanh là một điển hình của việc sử dụng lao động không hiệu quả tại Xí nghiệp. Thực chất kế hoạch của Xí nghiệp đặt ra cha đợc coi trọng đúng mức. Việc lập kế hoạch của Xí nghiệp chỉ nặng về mặt hình thức chứ cha thể hiện đợc khả năng sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong hiện tại và tơng lai, không thể hiện hết vai trò quan trọng của kế hoạch đối với sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp. Do đó Xí nghiệp đã sử dụng ngời không đủ trình độ để lập kế hoạch ( có nhân viên chỉ có trình độ trung cấp ), lý do rất dễ hiểu vì Xí nghiệp không thể tránh đợc sai sót trong bớc đầu hoạt động. Điều này cho thấy Xí nghiệp cần phải nghiêm chỉnh chấn chỉnh lại công tác nhân sự tại phòng Kinh doanh, sử dụng đúng ngời đúng việc. Xí nghiệp có thể vẫn tiếp tục sử dụng lao động cũ nhng phải tiến hành nâng cao nghiệp vụ, bắt buộc cán bộ đi học. Vậy sau khi hoàn thiện phòng có 6 lao động quản lý:
- Trởng phòng : 1
- Phó phòng : 1
- Nhân viên : 2
- Nhân viên (nghiên cứu thị trờng ) : 2
➣ Đối với phòng Kĩ thuật thi công: Xí nghiệp có đội ngũ cán bộ làm kĩ thuật có trình độ chuyên môn cao, đợc đào tạo chính quy đáp ứng đợc đòi hỏi của ngành xây dựng và đổi mới công nghệ, thích ứng với việc sử dụng dây chuyền công nghệ mới đa vào sử dụng. Thực sự con số 10 ngời làm tại phòng kĩ thuật không phải là nhỏ, nhng để đáp ứng đợc qúa trình thi công công trình xây dựng có quy mô lớn, công nghệ cao, lại phải đảm
bảo an toàn cho số công nhân trực tiếp thi công vì nguy cơ xảy ra mất an toàn lao động đối với các ngành xây dung là rất cao, do đó Xí nghiệp vẫn có thể duy trì số lợng cán bộ nh hiện nay. Nhng về chất lợng vẫn còn có cán bộ trình độ trung cấp , nh vậy là cha phù hợp .