- Công ty luôn chủ động trong việc thu thập thông tin về các gói thầu như đặc điểm công trình, điều kiện thi công, giá cả, định mức xây dựng tại hiện trường ... nhưng các thông tin chưa được thật chi tiết đặc biệt là các thông tin về đối thủ cạnh tranh. Vì vậy trong một số trường hợp giá bỏ thầu quá cao hoặc quá thấp so với giá của đối thủ cạnh tranh. Chưa có hệ thống thu thập thông tin về thị trường, nguồn cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng, xu hướng thị trường ... do đó biện pháp thi công cũng như giá dự thầu chưa sát với thực tế.
- Chưa có kế hoạch và chiến lược lập hố sơ dự thầu cũng như lập giá dự thầu cụ thể với mỗi gói thầu. Do đó đôi khi không đảm bảo được mục tiêu tranh thầu, mục tiêu kinh doanh, tiến độ đấu thầu, chất lượng trong từng giai đoạn của quy trình đấu thầu.
- Công tác dự báo sự biến động giá cả thị trường vật liệu xây dựng có ảnh hưởng rất lớn đến giá dự thầu nhưng lại chưa được quan tâm thoả đáng. Chú trọng hơn tới công tác này Công ty sẽ có những dự trữ hợp lí, đúng thời điểm sẽ giúp chi phí vậy liệu giảm đáng kể.
- Tính toán giá dự thầu còn chủ yếu dựa vào định mức của Nhà nước, do vậy lạc hậu, không phản ánh hết sự thay đổi điều kiện của từng công trình, và có tính cạnh tranh không cao khi xuất hiện các đối thủ có cách tính định mức riêng linh hoạt và hợp lí hơn.
- Đầu tư đổi mới máy móc thiết bị còn ít, chưa đảm bảo hết các công trình vì vậy ở một số gói thầu phải đi thuê máy móc thiết bị ở bên ngoài dẫn đến phụ thuộc vào chủ máy hoặc bị nâng giá thành thuê máy cao dẫn đến tăng giá dự thầu. Chưa có biện pháp quản lý giảm hao hụt lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình thi công tại hiện trường, ít chú ý tới tìm kiếm thay thế các loại nguyên vật liệu mới có thể giảm hao phí định mức mà vẫn đảm bảo chất lượng.
- Việc xác định giảm giá chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của cán bộ tham gia đấu thầu và lập giá dự thầu, chưa có cơ sở vững chắc, chưa dựa trên những phân tích về năng lực đối thủ cạnh tranh, những thông tin quyết định mức giảm giá tối ưu. Mức giảm giá không hợp lí có thể dẫn đến trượt thầu hoặc không đảm bảo thi công khi trúng thầu.
- Sự phối hợp giữa đơn vị phụ trách lập hồ sơ dự thầu cũng như tính giá dự thầu với các phòng ban trong Công ty như phòng nhân sự, phòng quản nguyên vật liệu, Phòng phát triển dự án, phòng kỹ thuật ... chưa cao dẫn đến các biện pháp đề xuất trong biện pháp thi công chưa thực sự tốt dẫn đến giá dự thầu bị tăng cao.
- Cán bộ lập giá chưa thực sự nắm bắt sâu sắc các thông tin cần thiết để lập giá dự thầu, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, đôi khi chỉ dựa vào một khung tính thống nhất trên máy vi tính
CHƯƠNG 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ DỰ THẦU XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 4. 3.1. Các giải pháp
3.1.1. Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ lập giá dự thầu
Để khắc phục tình trạng thiếu các thông tin cụ thể, chi tiết về các gói thầu, sự biến động môi trường kinh doanh, sự biến động của thị trường cung ứng, về đối thủ cạnh tranh Công ty phải tiến hành xây dựng hệ thống thu thập thông tin một cách hiệu quả. Hệ thống thu thập thông tin sẽ do phòng Kinh tế thị trường đảm nhận và được thực hiện theo trình tự các bước như sau:
Sơ đồ 3.1. HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN PHỤC VỤ LẬP GIÁ DỰ THẦU.
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
Bước 2: Xác định nguồn thu thập thông tin
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
Xác định nhu cầu thông tin là cơ sở cho việc thu thập thông tin lập giá dự thầu. Ở Công ty hiện tại mới chỉ chú trọng tới các đối tượng đối tượng thông tin như định mức xây dựng của địa phương, các qui định của Nhà nước mà chưa chú ý tới các đối tượng thông tin khác để xây dựng một định mức hợp lí cho từng công trình. Cụ thể để xác định giá dự thầu cần tìm hiểu rõ các loại thông tin như sau:
- Thông tin về môi trường kinh doanh ngành xây dựng, những thay đổi chính sách của Nhà nước ảnh hưởng tới phương pháp tính giá dự thầu.
- Thông tin về nhà cung ứng: Thông tin về giá cả, chất lượng vật liệu, giá cước vận chuyển, những ưu đãi, điều kiện thanh toán, uy tín của các nhà cung cấp nguyên vật liệu ở từng địa phương. Hơn nữa phải đặc biệt chú ý tới diễn biến của thị trường cung cấp vật liệu xây dựng. Thông tin về nguồn nhân công tại địa phương, giá cả thuê máy, phương thức cho thuê, chất lượng máy cho thuê.
- Thông tin về khách hàng: Các yêu cầu đặc biệt của khách hàng với công trình, yêu cầu xây lắp công trình tại các vùng miền khác nhau. - Thông tin về đối thủ cạnh tranh: tình hình tài chính, thị phần, khách
hàng, giá cả, khả năng đầu tư đổi mới công nghệ, thế mạnh, ưu nhược điểm ...của các đối thủ cạnh tranh.
- Thông tin về sản phẩm thay thế: những công nghệ mới có thể sử dụng để tiết kiệm chi phí xây lắp, các loại nguyên vật liệu mới có thể giảm định mức hao phí.
- Tình hình hiện tại của Công ty: khả năng huy động vốn, năng lực trang bị máy móc thiết bị, khả năng đảm bảo nhân công, khả năng cung cấp nguyên vật liệu của Công ty chiến lược tranh thầu của từng gói thầu, vị thế của Công ty trên thị trường.
Bước 2: Xác định nguồn thu thập thông tin
Tuỳ từng nhu cầu thông tin cần thu thập mà xác định nguồn thông tin cụ thể, các nguồn thông tin có thể là: các chính sách được phổ biến rộng rãi, thông tin trên sách báo, mạng Internet, thông tin trong hồ sơ mời thầu, thông tin trong các báo cáo khảo sát trước đây, các catalog của các nhà cung cấp, thông tin thông qua mối quan hệ quen biết, các báo cáo về tình hình kinh doanh của Công ty.
Bước 3: Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
Xây dựng một nhóm nhân viên chuyên thu thập thông tin, phải tách riêng nhiệm vụ thu thập thông tin và tính giá dự thầu. Cán bộ tính giá chỉ tính giá còn nhiệm vụ thu thập thông tin do bộ phận Kinh tế thị trường đảm nhận. Do vậy nhóm thu thập thông tin thuộc Phòng kinh tế thị trường sẽ thu thập thông tin một cách chủ động, thường xuyên, đầy đủ và rộng rãi về các thông tin cần thiết.
Bước 4: Thực hiện thu thập thông tin
Sau khi xác định nhu cầu thông tin và các nguồn thông tin thì các cán bộ được giao nhiệm vụ phải tiếp cận và tìm hiểu cụ thể các thông tin đó, sau đó kiểm nghiệm xác nhận xem độ chính xác của các thông tin đó ra sao rồi làm báo cáo. Cuối cùng Công ty phải thường xuyên theo dõi hệ thống thu thập thông tin để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt.
Để đảm bảo xây dựng được hệ thống thu thập thông tin hiệu quả phục vụ tính giá dự thầu thì trước hết ban lãnh đạo Công ty phải nhận rõ tầm quan trọng của việc thu thập thông tin, đầu tư thích đáng cho công tác thu thập thông tin. Công ty cần có một quỹ riêng cho việc thu thập thông tin, mua sắm thiết bị phục vụ cho thu thập, xử lí thông tin. Tiếp sau đó phải có được đội ngũ cán bộ thu thập thông tin chuyên nghiệp, năng động, nhiệt tình với công việc. Đội ngũ cán bộ này cũng cần hợp tác chặt chẽ với đơn vị tính giá để việc thu thập thông tin chính xác và hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xây dựng hệ thống thu thập thông tin riêng biệt sẽ giúp việc xác định giá thầu sẽ không chỉ dựa trên khuân mẫu chung, kinh nghiệm của nhà thầu, dựa trên qui định của Nhà nước mà sẽ được dựa trên những căn cứ xác đáng về tình hình cụ thể từng công trình, diễn biến thị trường,... do đó giá dự thầu sẽ bám sát thực tế hơn và có khả năng trúng thấu cao hơn. Đồng thời xây dựng hệ thống thu thập thông tin riêng biệt do Phòng kinh tế thị trường đảm nhận sẽ giúp Phòng phát triển dự án cũng như đơn vị tính giá dự thầu sẽ giảm bớt được lượng công việc phải đảm nhận, tập chung vào việc tính giá. Hơn nữa việc giao nhiệm vụ thu thập thông tin cho các cán bộ Phòng kinh tế thị trường thì lượng thông tin thu thập được sẽ đầy đủ và chính xác hơn do họ là đội ngũ chuyên nghiệp về thu thập thông tin. Ngoài ra việc phân chia nhiệm chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban tạo cơ sở cho việc kiểm tra và xác định nhiệm vụ từng đơn vị.
3.1.2. Bỏ giá thầu linh hoạt theo từng công trình
Để hoàn thiện phương pháp tính giá dự thầu sao cho đem lại khả năng thắng thầu cao nhất và sát với thực tế thì ngoài việc tính các loại chi phí xây lắp sao cho hợp lí và tiết kiệm thì việc tính lãi dự kiến cũng ảnh hưởng lớn tới giá dự thầu. Để xác định được mức lãi hợp lí không nên chỉ dựa vào tỉ lệ lãi theo hướng dẫn của Nhà nước hay vào kinh nghiệm mà Công ty nên có những
căn cứ cụ thể cho việc tính lãi dự kiến sao cho linh hoạt theo từng loại công trình. Vì vậy Công ty có thể áp dụng phương pháp bỏ thầu linh hoạt hay tính lãi dự kiến theo từng loại công trình.
- Phân tích tình hình, tiềm lực sẵn có của doanh nghiệp về trang thiết bị máy móc, giải pháp công nghệ, giải pháp thi công, trình độ đội ngũ kỹ thuật, vị thế trên thị trường.
- Phân tích mức độ cạnh tranh của gói thầu, tiềm lực của các đối thủ cạnh tranh.
- Xác định mục tiêu mà Công ty cần hướng tới. Từ việc phân tích trên Công ty phải xác định cho được mục tiêu tham dự gói thầu này là gì và để đạt được mục tiêu thì mức lãi dự kiến nào là phù hợp. Có thể sử dụng một trong các chính sách giá sau:
+Chính sách giá cao: Công ty có thể áp dụng chính sách giá này trong trường hợp:
Công ty có ưu thế nổi trội so với các đối thủ về kinh nghiệm, uy tín và phần kĩ thuật: khả năng thi công, biện pháp tổ chức thi công, có tiềm lực lớn về năng lực xe máy thi công…
Cường độ cạnh tranh trong đấu thầu gói thầu đó thấp hoặc các đối thủ canh tranh là các nhà thầu chưa có kinh nghiệm, khả năng tài chính không cao.
Công ty đang trong giai đoạn phát triển khá thuận lợi, có mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận, không phải giải quyết các vấn đề cấp bách như giải quyết việc làm, máy móc thiết bị nhàn dỗi do không có công trình …
Đây là chính sách giá đem lại cho doanh nghiệp nguồn lợi nhuận khá lớn nếu giành được gói thầu. Tuy nhiên khi áp dụng mức giá này phải lưu ý là mức độ rủi ro rất lớn, cần phải xem xét thận trọng.
+Chính sách giá linh hoạt theo thị trường: Căn cứ vào tình hình giá cả biến động trên thị trường của nhân tố đầu vào để đưa ra mức giá bỏ thầu. Với chính sách này doanh nghiệp sẽ đưa ra được mức giá hợp lý, sát với thực tế. Công ty có thể áp dụng chính sách này trong mọi trường hợp hoặc có thể tính toán để làm mức giá tham khảo, so sánh với các mức giá khác để đưa ra mức giá cuối cùng hoặc có thể áp dụng trong trường hợp ít thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
+Chính sách mức giá thấp: Để thực hiện chính sách này thường phải giảm mức lãi dự kiến đến mức tối thiểu hoặc chấp nhận mức giá không lãi nhằm giải quyết những vấn đề khác mang tính cấp bách hơn. Các trường hợp có thể áp dụng:
Mức độ cạnh tranh cao, có nhiều đối thủ mạnh tham dự thầu
Doanh nghiệp đang gặp phải thời kì tương đối khó khăn, không có việc làm cho người lao động. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu trước mắt là tạo công ăn việc làm, khai thác tối đa khả năng máy móc thiết bị, chờ cơ hội kinh doanh mới.
Doanh nghiệp muốn tiếp cận với thị trường mới, muốn giành gói thầu để gây uy tín ban đầu, thuận lợi cho hoạt động sau này.
Nếu áp dụng chính sách giá này cần lưu ý giá đưa ra phải bù đắp được giá thành xây lắp công trường, tránh trường hợp vừa bị lỗ mà cũng không giải quyết được mục tiêu đề ra. Một điều cũng nên tính đến là chính sách này có độ rủi ro cao khi có lạm phát và tăng giá các yếu tố đầu vào. Hơn nữa, chính
nhiều công trình dở dang, không đạt yêu cầu, gây ra nhiều hậu quả khôn lường.
Để áp dụng phương pháp bỏ giá linh hoạt trên điều kiện cần thiết là Công ty phải thực hiện tốt hệ thống thông tin phục vụ tính giá dự thầu và xác định rõ chiến lược kinh doanh và chiến lược tranh thầu cho từng gói thầu.
Bỏ giá dự thầu linh hoạt sẽ giúp khả năng thắng thầu cao hơn, tránh được tình trạng mức lãi dự kiến quả cao khiến thua thầu hoặc quá thấp làm ảnh hưởng tới mục tiêu lợi nhuận của Công ty.
Phương pháp này giúp góp phần đạt được mục tiêu kinh doanh của Công ty thông qua việc gắn chiến lược tranh thầu với chiến lược kinh doanh của Công ty.
Phương pháp bỏ giá thầu linh hoạt giúp giá dự thầu sát hơn với thực tế thị trường, sát hơn với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
Bỏ giá thầu linh hoạt giúp thúc đẩy hệ thống thu thập thông tin hoạt động hiệu quả hơn do yêu cầu thông tin để phục vụ xác định chiến lược tranh thầu cụ thể của gói thầu.
3.1.3. Một số giải pháp giảm chi phí thành phần giá dự thầu
- Giảm chi phí vật liệu:
Chi phí nguyên vật liệu được xác định bởi: khối lượng vật liệu sử dụng và giá mua nguyên vật liệu. Như vậy để giảm chi phí nguyên vật liệu cần:
+ Giảm khối lượng vật liệu sử dụng thông qua:
Giảm định mức hao phí nguyên vật liệu cho mỗi công việc thông qua lựa chọn biện pháp thi công và kỹ thuật, giảm hao hụt vật liệu định mức thông qua biện pháp quản lý và tổ chức, nâng cao trình độ tay nghề công nhân.
Tổ chức tốt công tác kho bãi để nguyên vật liệu được bảo quản tốt trong quá trình chờ thi công, tránh lãng phí do nguyên vật liệu bị hỏng trong quá trình bảo quản. Đối với một số loại vật liệu cần bảo quản trong kho thì phải xây dựng kho kín, khô ráo. Đối với các loại vật liệu không bị biến chất dưới điều kiện tự nhiên có thể không cần kho như đá, sói, gạch… Công nghệ, phương pháp vận chuyển và sắp xếp nguyên vật liệu tùy theo từng loại nguyên vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu phẩm
Tìm kiếm các loại vật liệu thay thế có định mức hao phí nguyên vật liệu cho từng công việc nhỏ hơn.
+ Giảm giá mua nguyên vật liệu:
Quan hệ tốt với các nhà cung ứng nguyên vật liệu, đàm phán tốt với họ về giá mua. Nếu có nhiều công trình thời gian gần trùng nhau và địa điểm gần nhau Công ty có thể nguyên vật liệu với khối lượng lớn để có thể được hưởng chiết khấu.
Quan tâm tới công tác dự báo diễn biến của thị trường nguyên vật liệu