Để khắc phục tình trạng thiếu các thông tin cụ thể, chi tiết về các gói thầu, sự biến động môi trường kinh doanh, sự biến động của thị trường cung ứng, về đối thủ cạnh tranh Công ty phải tiến hành xây dựng hệ thống thu thập thông tin một cách hiệu quả. Hệ thống thu thập thông tin sẽ do phòng Kinh tế thị trường đảm nhận và được thực hiện theo trình tự các bước như sau:
Sơ đồ 3.1. HỆ THỐNG THU THẬP THÔNG TIN PHỤC VỤ LẬP GIÁ DỰ THẦU.
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
Bước 2: Xác định nguồn thu thập thông tin
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
Xác định nhu cầu thông tin là cơ sở cho việc thu thập thông tin lập giá dự thầu. Ở Công ty hiện tại mới chỉ chú trọng tới các đối tượng đối tượng thông tin như định mức xây dựng của địa phương, các qui định của Nhà nước mà chưa chú ý tới các đối tượng thông tin khác để xây dựng một định mức hợp lí cho từng công trình. Cụ thể để xác định giá dự thầu cần tìm hiểu rõ các loại thông tin như sau:
- Thông tin về môi trường kinh doanh ngành xây dựng, những thay đổi chính sách của Nhà nước ảnh hưởng tới phương pháp tính giá dự thầu.
- Thông tin về nhà cung ứng: Thông tin về giá cả, chất lượng vật liệu, giá cước vận chuyển, những ưu đãi, điều kiện thanh toán, uy tín của các nhà cung cấp nguyên vật liệu ở từng địa phương. Hơn nữa phải đặc biệt chú ý tới diễn biến của thị trường cung cấp vật liệu xây dựng. Thông tin về nguồn nhân công tại địa phương, giá cả thuê máy, phương thức cho thuê, chất lượng máy cho thuê.
- Thông tin về khách hàng: Các yêu cầu đặc biệt của khách hàng với công trình, yêu cầu xây lắp công trình tại các vùng miền khác nhau. - Thông tin về đối thủ cạnh tranh: tình hình tài chính, thị phần, khách
hàng, giá cả, khả năng đầu tư đổi mới công nghệ, thế mạnh, ưu nhược điểm ...của các đối thủ cạnh tranh.
- Thông tin về sản phẩm thay thế: những công nghệ mới có thể sử dụng để tiết kiệm chi phí xây lắp, các loại nguyên vật liệu mới có thể giảm định mức hao phí.
- Tình hình hiện tại của Công ty: khả năng huy động vốn, năng lực trang bị máy móc thiết bị, khả năng đảm bảo nhân công, khả năng cung cấp nguyên vật liệu của Công ty chiến lược tranh thầu của từng gói thầu, vị thế của Công ty trên thị trường.
Bước 2: Xác định nguồn thu thập thông tin
Tuỳ từng nhu cầu thông tin cần thu thập mà xác định nguồn thông tin cụ thể, các nguồn thông tin có thể là: các chính sách được phổ biến rộng rãi, thông tin trên sách báo, mạng Internet, thông tin trong hồ sơ mời thầu, thông tin trong các báo cáo khảo sát trước đây, các catalog của các nhà cung cấp, thông tin thông qua mối quan hệ quen biết, các báo cáo về tình hình kinh doanh của Công ty.
Bước 3: Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
Xây dựng một nhóm nhân viên chuyên thu thập thông tin, phải tách riêng nhiệm vụ thu thập thông tin và tính giá dự thầu. Cán bộ tính giá chỉ tính giá còn nhiệm vụ thu thập thông tin do bộ phận Kinh tế thị trường đảm nhận. Do vậy nhóm thu thập thông tin thuộc Phòng kinh tế thị trường sẽ thu thập thông tin một cách chủ động, thường xuyên, đầy đủ và rộng rãi về các thông tin cần thiết.
Bước 4: Thực hiện thu thập thông tin
Sau khi xác định nhu cầu thông tin và các nguồn thông tin thì các cán bộ được giao nhiệm vụ phải tiếp cận và tìm hiểu cụ thể các thông tin đó, sau đó kiểm nghiệm xác nhận xem độ chính xác của các thông tin đó ra sao rồi làm báo cáo. Cuối cùng Công ty phải thường xuyên theo dõi hệ thống thu thập thông tin để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt.
Để đảm bảo xây dựng được hệ thống thu thập thông tin hiệu quả phục vụ tính giá dự thầu thì trước hết ban lãnh đạo Công ty phải nhận rõ tầm quan trọng của việc thu thập thông tin, đầu tư thích đáng cho công tác thu thập thông tin. Công ty cần có một quỹ riêng cho việc thu thập thông tin, mua sắm thiết bị phục vụ cho thu thập, xử lí thông tin. Tiếp sau đó phải có được đội ngũ cán bộ thu thập thông tin chuyên nghiệp, năng động, nhiệt tình với công việc. Đội ngũ cán bộ này cũng cần hợp tác chặt chẽ với đơn vị tính giá để việc thu thập thông tin chính xác và hiệu quả.
Xây dựng hệ thống thu thập thông tin riêng biệt sẽ giúp việc xác định giá thầu sẽ không chỉ dựa trên khuân mẫu chung, kinh nghiệm của nhà thầu, dựa trên qui định của Nhà nước mà sẽ được dựa trên những căn cứ xác đáng về tình hình cụ thể từng công trình, diễn biến thị trường,... do đó giá dự thầu sẽ bám sát thực tế hơn và có khả năng trúng thấu cao hơn. Đồng thời xây dựng hệ thống thu thập thông tin riêng biệt do Phòng kinh tế thị trường đảm nhận sẽ giúp Phòng phát triển dự án cũng như đơn vị tính giá dự thầu sẽ giảm bớt được lượng công việc phải đảm nhận, tập chung vào việc tính giá. Hơn nữa việc giao nhiệm vụ thu thập thông tin cho các cán bộ Phòng kinh tế thị trường thì lượng thông tin thu thập được sẽ đầy đủ và chính xác hơn do họ là đội ngũ chuyên nghiệp về thu thập thông tin. Ngoài ra việc phân chia nhiệm chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban tạo cơ sở cho việc kiểm tra và xác định nhiệm vụ từng đơn vị.