II- CễNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CễNG TY
2.Quy trỡnh thực hiện cụng tỏc lập dự ỏn
Trong những năm gần đõy đầu tư theo dự ỏn mới thực sự phỏt triển ở cụng ty, những dự ỏn này thuộc lĩnh vực xõy dựng (như dự ỏn khu nhà ở Thanh Trỡ) hay dự ỏn thuộc lĩnh vực tăng cường năng lực sản xuất kinh doanh (như dự ỏn xõy dựng nhà mỏy gạch Tuynel). Để dự ỏn được lập ra cú chất lượng cao, đỏp ứng cỏc yờu cầu về quản lớ chất lượng thỡ trong quy trỡnh lập dự ỏn, cụng ty luụn chỳ trọng nghiờn cứu cỏc vấn đề liờn quan sau đõy:
+ Nghiờn cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mụ đầu tư.
+ Tiến hành tiếp xỳc và thăm dũ thị trường trong và ngoài nước để xỏc định nhu cầu tiờu thụ, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, nguồn cung ứng thiết bị, vật tư cho sản xuất, xem xột khả năng về vốn đầu tư và tiến hành lựa
+ Tiến hành khảo sỏt chọn địa điểm xõy dựng. + Lập dự ỏn đầu tư.
+ Gửi hồ sơ dự ỏn và cỏc văn bản trỡnh bày đến người cú thẩm quyền quyết định đầu tư, tổ chức vay vốn đầu tư và cơ quan thẩm định dự ỏn đầu tư.
Thụng thường quy trỡnh lập dự ỏn đầu tư được mụ tả theo sơ đồ dưới đõy:
í tưởng: Bản chất là quỏ trỡnh nghiờn cứu cơ hội đầu tư, sau khi ý tưởng đó được sự phờ duyệt thỡ cỏc bộ phận tiến hành triển khai nú như sau:
* Bước 1: Nhận nhiệm vụ
Chủ nhiệm dự ỏn nhận nhiệm vụ dự ỏn thụng qua kế hoạch giao nhiệm vụ cho cụng ty/chủ nhiệm dự ỏn.
* Bước 2: Nghiờn cứu kế hoạch và cỏc tài liệu liờn quan, thu thập cỏc tài liệu cần thiết.
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, kế hoạch đó lập cho dự ỏn, chủ nhiệm dự ỏn/trưởng đơn vị cựng với chủ trỡ bộ mụn và cỏc thành viờn tham gia lập dự ỏn liờn hệ với cỏc bộ phận chức năng của cụng ty hay khỏch hàng để nhận tài liệu liờn quan đến cụng tỏc lập dự ỏn.
Lập danh sỏch tài liệu nhận được để quản lớ số tài liệu này theo biểu mẫu chung của cụng ty. Danh sỏch tài liệu được cập nhật thường xuyờn trong quỏ trỡnh thực hiện. Đồng thời cỏc bộ phận trờn đề xuất phương ỏn thực hiện thống nhất. Cụng tỏc thu thập tài liệu phải tuõn thủ đỳng thời gian quy định trong đề cương.
Việc nghiờn cứu cơ hội đầu tư phải xem xột tới cỏc vấn đề sau:
í
tưởng Lập đề ỏn
Lập dự ỏn đầu
+ Chiến lược phỏt triển KTXH của đất nước, phỏt triển SXKD của ngành và của Tổng cụng ty.
+ Tỡnh hỡnh thị trường đầu vào và đầu ra.
+ Tiềm năng về vốn, tự nhiờn, khoa học kĩ thuật của quốc gia, của ngành.
Lập đề ỏn: Đõy là giai đoạn hỡnh thành sơ bộ dự ỏn đầu tư trờn cơ sở biến ý tưởng thành những cụng việc và mục tiờu cụ thể, giai đoạn này gồm cỏc bước như sau:
+ Bước 1: Căn cứ vào kế hoạch dự ỏn được giao, chủ nhiệm dự ỏn chủ trỡ bộ mụn, cỏc thành viờn lập đề cương sơ bộ, rồi chi tiết việc thực hiện dự ỏn.
+ Bước 2: Phờ duyệt đề cương và tiến hành lập đề ỏn. Chủ nhiệm dự ỏn, giỏm đốc cụng ty hay khỏch hàng (nếu cần) phờ duyệt đề ỏn.
Lập dự ỏn đầu tư
Việc lập này theo đỳng đề ỏn đó được phờ duyệt, phũng kế hoạch & đầu tư được sự uỷ quyền của ban lónh đạo cụng ty để tiến hành lập cỏc bỏo cỏo nghiờn cứu tiền khả thi, nghiờn cứu khả thi. Tổ chức thực hiện dự ỏn khi được trao nhiệm vụ sẽ phải chịu trỏch nhiệm hoàn toàn về mọi khõu của việc lập dự ỏn và phải đảm bảo dự ỏn được lập đỳng tiến độ để lónh đạo cụng ty trỡnh duyệt và trỡnh cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền thẩm định. Đối với những cụng việc tổ dự ỏn khụng làm được hoặc cú thể làm được nhưng chất lượng khụng cao hoặc chi phớ thực hiện nú quỏ cao thỡ cú thể đề nghị cấp trờn thuờ tư vấn nhưng phải chịu trỏch nhiệm kiểm tra những phần việc này.
Trong quỏ trỡnh thực hiện lập dự ỏn thỡ phải luụn cú cỏc khõu kiểm tra việc thực hiện nú, cụng tỏc kiểm tra bao gồm:
a) Kiểm tra cấp bộ mụn: Theo kế hoạch đề ra, chủ trỡ bộ mụn kiểm tra cụng tỏc lập dự ỏn. Việc kiểm tra này nhằm phỏt hiện ra những sai sút ngay trong quỏ trỡnh lập dự ỏn, và cú những đề xuất kịp thời. Việc gúp ý sẽ ghi thành biờn bản kiểm tra.
b) Kiểm tra cấp dự ỏn: Chủ nhiệm dự ỏn cựng với trưởng đơn vị phối hợp tổ chức kiểm tra kết quả lập dự ỏn theo kế hoạch đó duyệt, việc kiểm tra này đảm bảo:
- Sự tương thớch giữa cỏc phần việc trong dự ỏn. - Kết quả đầu ra phự hợp với cỏc dữ liệu đầu vào. - Cỏc cụng việc khỏc phự hợp với kế hoạch của dự ỏn.
c) Kiểm tra cấp kĩ thuật, tài chớnh: Toàn bộ dự ỏn được chuyển về bộ phận quản lớ kĩ thuật, tài chớnh để xem xột, kiểm tra. Nhiệm vụ xem xột và phờ duyệt này đảm bảo:
- Cỏc giai đoạn cỏc phương ỏn thực hiện đó được thực hiện đỳng với kế hoạch hay chưa.
- Đỏp ứng yờu cầu cao nhất của khỏch hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vậy nếu phỏt hiện ra sai sút thỡ sẽ được đề nghị của chủ nhiệm dự ỏn bằng biờn bản kiểm tra.
d) Kiểm tra cấp cụng ty : Sau khi dự ỏn được kiểm tra tại phũng kinh tế kĩ thuật xong sẽ được chuyển cho ban lónh đạo cụng ty xem xột lần cuối nếu thấy sai sút thỡ sẽ được chuyển cho chủ nhiệm dự ỏn để xem xột và sửa đổi. Cỏc tiờu chớ để kiểm tra như sau:
Kiểm tra sự phự hợp của cỏc dự ỏn với cỏc văn bản phỏp quy của
Nhà nước .
Phự hợp với cỏc kết quả thiết kế (nếu cú).
Phự hợp với cỏc yờu cầu kế hoạch dự ỏn.
Hỡnh thức trỡnh bày theo quy định của cụng ty hoặc khỏch hàng.
Thực hiện đỳng cỏc quy định của cụng ty hay Nhà nước.
Như vậy cỏc cụng việc trờn hoàn tất thỡ bắt đầu in, đúng quyển, kớ, đúng dấu và gửi tới cơ quan thẩm định sau khi đó hoàn thành cỏc BCNCTKT và BCNCKT.
Phờ duyệt
Khi cỏc cơ quan cú chức năng thẩm quyền thẩm định và phờ duyệt thỡ dự ỏn được triển khai thực hiện. Tuỳ theo mức độ dự ỏn mà cỏc cơ quan thẩm định cú thể là Bộ kờ hoạch & đầu tư, Uỷ ban nhõn dõn, Bộ, cơ quan ngang Bộ... tham gia thẩm định, xột duyệt. Hoặc là cỏc dự ỏn nhỏ thỡ ban lónh đạo cụng ty, thậm chớ đại diện khỏch hàng cú thể thẩm định hoặc cú thể thuờ cỏc đơn vị chuyờn ngành khỏc thẩm định dự ỏn đầu tư.
Kết thỳc dự ỏn chủ nhiờm viết bỏo cỏo tổng kết nờu rừ yờu cầu đối với dự ỏn, kết quả đạt được sau khi đó ỏp dụng và đỏnh giỏ chung về chất lượng lập dự ỏn. Toàn bộ hồ sơ dự ỏn được lưu trữ theo trỡnh tự cỏc bước thực hiện và theo bộ phận. Cỏc hồ sơ này được quản lớ tại bộ phận văn phũng.