II. HẠCH TOÁN VẬT TƯỞ NHAÌ MÁY :
1. Hạch toán chi tiết vật tư :
Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư ở Nhà máy là phương pháp thẻ song song, vừa phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất ở Nhà máy. Các chứng từ, sổ sách để hạch toán chi tiết vật tư bao gồm : phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư, sổ chi tiết vật tư, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, thẻ kho.
1.1. Hạch toán chi tiết nhập vật tư :
Với nhiệm vụ, chức năng và năng lực sản xuất hiện có của Nhà máy là sửa chữa và đóng mới các loại xe và sản phẩm truyền thống là chính. Công việc đóng mới, sửa chữa và sản xuất sản phẩm y tế phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng có nhu cầu. Do vậy, chỉ khi nào có phát sinh
nhu cầu, phòng kỹ thuật mới lập dự toán vật tư. Sau đo,ï Phòng vật tư điều độ xem xét vật tư nào còn trong kho thì xuất kho để phục vụ cho sản xuất, sửa chữa; phần thiếu giao cho bộ phận cung ứng mua. Chính vì khi có nhu cầu sửa chữa hoặc đóng mới phát sinh mới lập dự toán và căn cứ vào đó để tiến hành mua sắm vật tư phục vụ cho sản xuất. Nên nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài, phòng vật tư chịu trách nhiệm điều tra, thăm dò thị trường vật tư về giá cả, chất lượng để mua. Điều này đã ảnh hưởng đến việc cung ứng vật tư cho tiến độ sản xuất.
Vật tư được nhập kho theo giá thực tế ghi trên hoá đơn, không có thuế VAT, cộng với các chi phí có liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ...(đối với hàng mua trong nước), và cộng với thuế nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu).
Thủ tục nhập kho được tiến hành như sau :
Vật tư khi mua về được Ban KCS kiểm tra chất lượng, số lượng, mẫu mã, quy cách có dúng theo những gì thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết không ? trước khi nhập kho. Nếu không đúng, Ban KCS lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư thành hai bản : một bản phòng vật tư giữ, một bản giao cho phòng kế toán để làm căn cứ theo dõi thanh toán. Nếu thiếu vật tư, tìm nguyên nhân để xử lý. Còn vật tư không đúng quy cách, chất lượng thì phòng vật tư làm thủ tục để khiếu nại bên bán (đối với vật tư có giá trị lớn). Ngược lại, Ban KCS ký xác nhận đã kiểm nghiệm ngay trên phiếu nhập.
Khi hoá đơn về, căn cứ vào hoá đơn (hoá đơn GTGT) và biên bản kiểm nghiệm. Phòng vật tư điều độ tiến hành lập phiếu nhập kho thành hai liên ghi đầy đủ, rõ ràng số phiếu nhập, ngày tháng năm lập phiếu, Tên địa chỉ người nhập, nhập tại kho, số hoá đơn, đơn vị tính, tên vật tư. Phụ trách phòng vật tư điều độ ký tên vào hai bảng rồi chuyển sang cho thủ kho để làm căn cứ kiểm nhận vật tư. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào hai phiếu, cùng người giao hàng ký tên vào. Một phiếu thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển lên phòng tài vụ kèm theo hoá đơn để kế toán ghi sổ, tính thành tiền và thanh toán cho người bán; phiếu còn lại chuyển cho phòng vật tư điều độ.
Đơn vị : Nhà máy cơ khí
Ô tô Đà Nẵng PHIẾU NHẬP KHO
Số : 01/2 ICI
Ngày 10 tháng 02 năm 2001 Định khoản : Tên và địa chỉ người nhập : Công ty TNHH TMDV Thái Thuận Nợ :
Nhập tại kho : Vật liệu
Có :
Lý do : HĐ 057927 Ngày 09/02/2001, Ông Cừu ký.
STT TÊN VẬT TƯ, SẢN PHẨM ĐVT Số lượng Đơn PHẨM ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 P.565 - 888 3,5 Lít P.210 - 926 2,5 Lit Thuế GTGT 10% Lon Lon 1009 10 09 632.500 667.0 00 6.325.0 00 6.003.0 00 12.328. 000 1.232.8 00 Tổng cộng 13.560. 800
Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ do thủ kho chuyển lên (hoá đơn, phiếu nhập kho) cùng hoá đơn thanh toán tiền vận chuyển, kiểm tra, đối chiếu, tính giá thực tế vật tư nhập kho và vào Sổ chi tiết vật tư liên quan. Trường hợp vận chuyển cùng lúc nhiều loại vật tư thì chi phí vận chuyển phân bổ theo số lượng vật tư vận chuyển.
1.2 Hạch toán chi tiết xuất vật tư :
Việc theo dõi tình hình xuất sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy hiện nay được phân cấp như sau :
+ Kế toán vật tư : Chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ tình hình xuất dùng vật tư trong toàn bộ nhà máy. Trong đó trực tiếp phản ánh, kiểm tra các khoản hao phí nguyên vật liệu phát sinh cho sản xuất các hợp đồng nhà máyký.
+ Thống kê kế toán Xí nghiệp (Xí nghiệp cơ khí, Xí nghiệp SCBD) : Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho sản xuất sản phẩm do xí nghiệp tự ký hợp đồng. Có nghĩa là trong quá trình sản xuất xí nghiệp có thể tiến hành song song các công việc nhận gia công các mặt hàng cho nhà máy và tiến hành sản xuất các sản phẩm do xí nghiệp nhận ngoài, thống kê kế toán xí Đơn vị : Nhà máy cơ khí Ô tô Đà Nẵng
Mẫu mã : 06 - VT
Tên kho : Ban hành theo : QĐ số 1141
THẺ KHO
Ngày lập thẻ : 10/02/2001
Tờ số :
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá : Sơn P 565 - 888
Đơn vị tính : Lít Mã số : ICI
Ngày nhập xuất
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG Ký
xác nhận của kế toán Số
phiếu Ngaìy tha ïng Nhậ p Xuâút Tôön Nhâ ûp Xuâút 10/02/ 01 19/02/ 01/ 2 1/2 - Tồn đầu kỳ - Nhập Cty TNHH TMDV Thái Thuận 35 8 5 32