- Nhật ký chứng từ số 8: để ghi có các tài khoản 511, 632, 156…
2. Nhận xét về công tác kế toán.
Nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý của Công ty. Kế toán của Công ty đã ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán tiền hàng đối với khách hàng, tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá, cung cấp số liệu giúp cho hoạt động kinh doanh cũng nh công tác quản lý vốn của Công ty đạt hiệu quả nhất định.
Hơn nữa, Công ty còn tổ chức một bộ máy kế toán khá toàn diện với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, đồng đều, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm. Việc phân công công tác rõ ràng, cụ thể cho từng nhân viên đã góp phần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, giúp cho công tác kế toán diễn ra một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và phản ánh đúng các chỉ tiêu tài chính.
- Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là quy mô kinh doanh lớn, các chi nhánh cách xa nhau, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên hình thức sổ kế toán tơng đối phù hợp mà công ty là hình thức Nhật ký- Chứng từ nhng có cải tiến và đợc thực hiện toàn bộ trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn Công ty. Công việc hạch toán đợc tiến hành tự động qua hệ thống máy vi tính đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Việc đối chiếu đợc thực hiện thông qua cơ sở nối mạng. Điều này cho thấy Công ty đã biết ứng dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại vào công việc hạch toán, nhằm giảm nhẹ khối lợng công việc kế toán mà vẫn đảm bảo đợc yêu cầu kế toán đặt ra là chính xác, đầy đủ, kịp thời và chi tiết. Mặc dù về lý thuyết hình thức Nhật ký- Chứng từ không phải là hình thức sổ phù hợp nhất cho áp dụng kế toán máy nhng Công ty đã có một chơng trình kế toán riêng để ứng dụng vào công tác kế toán của Công ty một cách thuận lợi nhất.
- Công ty Gas - Petrolimex đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 CĐKT/TC ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính và các thông t hớng dẫn sửa đổi bổ sung. Công ty không sử dụng
hết các tài khoản theo quy định mà chỉ sử dụng những tài khoản cần thiết phù hợp với đặc điểm của Công ty. Những tài khoản cấp 1 đã định sẵn trên cơ sở đó Công ty mở thêm những tài khoản chi tiết cấp 2, 3 để thuận tiện cho việc hạch… toán tơng ứng với đặc thù của Công ty.
- Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Ngoài ra Công ty còn có một số chứng từ kế toán đặc thù riêng của Công ty để thuận tiện cho việc quản lý khoa học và thống nhất trong toàn Công ty cũng nh trong ngành.
-Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song. Phơng pháp này có u điểm là đơn giản nhng lại theo dõi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán.
∗Tuy nhiên đi sâu vào tìm hiểu công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định k ết quả tiêu thụ ở Công ty Gas - Petrolimex, bên cạnh phần lớn những u điểm còn tồn tại một số hạn chế:
-Con số kế toán là những con số biết nói. Tuy nhiên việc lập và phân tích các số liệu kế toán về hàng hoá, tiền lơng, chi phí và tình hình tài chính của Công ty hầu nh cha đợc bộ phận kế toán quan tâm. Điều này đã làm giảm nhẹ đi ý nghĩa của công tác kế toán, làm giảm nhẹ đi chức năng tham mu cho Giám đốc để có những quyết định hiệu quả cho kinh doanh trong nền kinh tế thị tr- ờng cạnh tranh nh hiện nay.
-Về luân chuyển chứng từ: Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ quy định, các chứng từ do Công ty phát hành có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên đối với từng trờng hợp cụ thể việc luân chuyển chứng từ vẫn còn những bất cập:
+ Trờng hợp bán hàng qua kho Công ty và kho Chi nhánh,Xí nghiệp trực thuộc chứng từ luân chuyển lòng vòng, thiếu chặt chẽ về mặt pháp lý bởi chứng từ đợc lập trớc khi ngời mua nhận đợc hàng. Giả thết nếu có sự thay đổi về hàng hoá ghi trong hợp đồng , ngời mua từ chối nhận hàng thì rất khó xử lý số liệu vì số liệu đã đợc nhập vào máy. Muốn hủy bỏ số liệu này kế toán phải lập một hoá đơn GTGT khác để bỏ số liệu đã cập nhật vào máy dẫn đến lãng phí hoá đơn GTGT, chứng từ vì chứng từ và hoá đơn ghi âm thì không có ý nghĩa kinh tế. Trờng hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp hoá đơn luân chuyển lòng vòng không cần thiết. Chi nhánh, XN viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi cho Văn phòng Công ty để xuất chuyển hàng sang kho thủ tục của Văn phòng Công ty theo giá bán nội bộ Công ty. Văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT cho khách hàng gửi cho Chi nhánh, Xí nghiệp để làm căn cứ cho Chi nhánh, Xí nghiệp xuất hàng cho khách. Hàng hoá xuất cho khách trên chứng từ là xuất từ kho thủ tục của Văn phòng Công ty nhng thực tế là vẫn nằm trong kho của Chi nhánh, Xí nghiệp. Cùng nội dung kinh tế mà phải mất hai lần luân chuyển chứng từ.
+ Trờng hợp bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập: Hàng hoá hoàn toàn không nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối mà chỉ làm thủ tục coi nh nhập
kho. Thủ tục chứng từ hoàn toàn giống trờng hợp bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp. Hàng hoá xuất thẳng nhng trên chứng từ lại thể hiện hàng hoá đã nhập kho và xuất tại kho của Chi nhánh cảng đầu mối. Nh vậy là phản ánh không đúng sự vận động của hàng hoá. Tuy nhiên vẫn có thể chấp nhận đợc vì kho “thủ tục” này giúp cho Văn phòng Công ty theo dõi đợc lợng hàng nhập- xuất trong kỳ.
+ Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá: Các cửa hàng bán lẻ thờng gửi báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ và các hoá đơn GTGT về phòng kế toán Công ty không theo một chu kỳ đều đăn lúc 5 ngày lúc 10 ngày gây ra tình trạng thếu hụt thông tin làm ảnh hởng công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung.
-Về phơng pháp hạch toán
Có thể thấy rằng Công ty vận dụng hệ thống tài khoản mới vào quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kế quả tiêu thụ tơng đối toàn diện, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần nghiên cứu, xem xét khi vận dụng vào quá tình hạch toán.
+ Trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, tất cả các khoản doanh thu dù thu tiền ngay hay cha thu tiền kế toán đều phản ánh qua TK 131. Do vậy, đối với khách hàng trả tiền ngay kế toán phải hạch toán thêm một bút toán ghi giảm tài khoản công nợ cho khách:
BT1) Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131: Tổng số tiền bán hàng.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng cha có thuế. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
BT2) Phản ánh khoản tiền khách hàng trả ngay Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
Có TK 131: Số tiền khách hàng thanh toán.
Nh vậy việc hạch toán có nhợc diểm là làm cho công việc kế toán trở lên lòng vòng không phản ánh nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhng do doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán nên trình tự hạch toán này thuận tiện cho việc theo dõi công nợ vì nếu cùng một khách hàng máy sẽ bị lẫn lộn giữa khoản trả trớc và khoản phải trả của khách hàng. Hơn nữa, xét tình hình thực tế của Công ty ta thấy khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều, thanh toán chiếm tỷ trọng lớn thờng trả bằng tiền gửi Ngân hàng nên chỉ khi nào có giấy báo Có của Ngân hàng mới ghi giảm công nợ nên việc hạch toán qua tài khoản 131 là chấp nhận đợc.
+ Khi bán hàng cho Chi nhánh, Xí nghiệp Công ty phản ánh các khoản phải thu nội bộ qua TK 336 làm không hợp lý bởi đây là khoản phải thu. Điều này dễ gây nhầm lẫn cho máy giữa khoản phải thu và khoản khoản đã trả.
+ Công ty không sử dụng TK 531 - Giảm giá hàng bán theo quy định để hạch toán phần tiền giảm giá đối với khách hàng mua với khối lợng lớn, thờng
xuyên mà trừ trực tiếp luôn trên tổng số tiền khách hàng phải thanh toán ghi trên hoá đơn. Điều này gây khó khăn cho việc xác định tổng doanh thu bán hàng thực tế và số tiền giảm giá cho khách hàng.
+ Công ty hạch toán hàng tồn kho theo giá hạch toán. Công ty hạch toán phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán vào TK 1561112 ( Chênh lệch giá hạch toán và gái thực tế Gas), 1561322 (Chênh lệch giá hạch toán và giá thực tế bếp, phụ kiện) cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 632. Việc kết chuyển phần chênh lệch giá thực tế và giá hạch toán này làm ảnh hởng đến việc xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh do phần kết chuyển chênh lệch giá bao gồm cả phần chênh lệch giá của hàng tồn kho cuối kỳ. Do đó phần chênh lệch giá đã kết chuyển không phải là phần chênh lệch của hàng tiêu thụ trong kỳ.
+ Công ty không mở TK 1562 để theo dõi chi phí mua hàng mà tập trung vào TK 641. Cuối kỳ kế toán kết chuyển hết chi phí bán hàng sang TK 911. Do đó chi phí thu mua kết chuyển sang TK 911 bao gồm cả chi phí thu mua của hàng tồn kho cuối kỳ, không phản ánh chính xác giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.
+ Tất cả chi phí công ty tập hợp hết vào TK 641. Công ty không mở TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi riêng chi phí bán hàng để có biện pháp thích hợp làm giảm chi phí bán hàng tăng lợi nhuận của Công ty.
-Về sổ sách kế toán
Công ty không mở bảng kê số 8 để theo dõi tình hình mua và bán hàng, sổ này theo dõi cả nghiệp vụ nhập- xuất hàng hoá, sổ này làm căn cứ để ghi Có cho các TK 156 trên NK - CT mà Công ty lại mở bảng kê giá vốn hàng bán, sổ này chỉ theo dõi đợc hàng hoá tiêu thụ.
Mặc dù Công ty mở sổ chi tiết doanh thu nhng sổ này chỉ theo dõi nghiệp vụ xuất hàng, không có các thhông tin khác nh:đơn giá, số lợng..Do đó Công ty nên mở lại sổ chi tiết doanh thu TK 511để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý.
-Về thanh toán công nợ:
Hiện nay Công ty bán hàng theo kiểu mua đứt bán gọn, không bán hàng ký gửi. Khách hàng của Công ty lại rất đa dạng bao gồm: Ngời tiêu dùng, các khách hàng công nghiệp, thơng mại, các tổng đại lý, đại lý trong và ngoài ngành nh… ng hiện nay việc đôn đốc theo dỗi và thu hồi công nợ của Công ty còn cha đợc tốt đặc biệt là khách hàng đại lý tổng đại lý. Mặc dù trong hợp đồng có quy định: Các tổng đại lý, đại lý phải thanh toán ngay sau khi nhận hàng. nhng trên thực tế, các Đại lý, tổng đại lý này thờng không thanh toán đúng quy định, tình trạng nợ dây da và thanh toán theo hình thức nợ gối đầu vẫn còn tồn tại, dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn.
-Về quản lý công nợ vỏ bình Gas:
Vỏ bình Gas là bao bì luân chuyển tham gia vào quá trình kinh doanh dùng để chứa Gas phục vụ nhu cầu sinh hoạt của ngời tiêu dùng hoặc phục vụ cho sản
xuất kinh doanh của khách hàng công nghiệp, thơng mại. Tổng giá trị bình Gá chiếm tới 60% tổng giá trị tài sản của Công ty. Việc quản lý công nợ vỏ bình Gas sao cho có hiệu quả luôn đợc coi trọng. Hiện nay công tác quản lý vỏ bình Gas còn một số những tồn tại sau:
+ Lợng vỏ bình Gas do cửa hàng chuyên doanh, đại lý xăng dầu lu trữ có tần suất biến động lớn, nhng Công ty chỉ quản lý vỏ bình này trên số liệu thống kê về: tổng lợng vỏ bình các đơn vị lu trữ trong đó phân thành lợng vỏ bình đã thanh toán ký cợc và lợng vỏ bình cha thanh toán ký cợc tính đến thời điểm cuối tháng. Điều này dẫn đến sự thiếu hụt thông tin về sự biến động vỏ bình lu giữ tại các cửa hàng chuyên doanh và các đại lý Xăng Dầu tại thời điểm nhất định trong tháng, gây khó khăn cho lãnh đạo Công ty trong quản lý vỏ bình Gas.
+ Theo quy định khách hàng sử dụng bình Gas loại 12 Kg, 13 Kg, 48 Kg khi mua lần đầu sẽ phải thanh toán tiền ký cợc tơng ứng với giá trị mỗi vỏ bình Gas do Công ty quy định, lần mua sau khách hàng có thể đem vỏ bình của Công ty đến bất kỳ cửa hàng, đại lý nào của Công ty để xin đổi. Để khuyến khích khách hàng công nghiệp và thơng mại sử dụng hàng hoá của mình, công ty cho khách hàng này mợn vỏ bình Gas ( hợp đồng mợn vỏ bình) mà không phải đặt tiền ký cợc. Nhng thực tế hiện nay, lợng vỏ bình Gas cha thanh toán tiền ký cợc của khách hàng cho Công ty là rất lớn. Nếu lợng khách hàng công nghiệp, th- ơng mại có nhu cầu sử dụng bình Gas tăng, lợng cho mợn vỏ bình ngày càng lớn trong khi tiền đặt ký cợc vỏ bình thì không có. Điều này gây mất cân đối giữa giá trị lợng vỏ bình cho mợn với lợng hàng bán ra cho các đối tợng này, ở một phơng diện nào đó có thể coi Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn. Mặt khác, việc cho mợn vỏ bình Gas không có tiền ký cợc làm cho mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng thiếu sự rằng buộc.
-Về định mức hao hụt: Qua khảo sát thực tế chu trình luân chuyển LPG từ khâu nhập tầu, tồn chứa, đóng bình, xuất bán Gas bằng xe bồn và kiểm định bình mới phát sinh hao hụt. Tuy nhiên mức hao hụt khá thấp, nhiều khi có hao hụt thừa do nhập tầu và lợng Gas còn tồn lại trong quá trình luân chuyển vỏ bình nhng vấn đề đặt ra Công ty vẫn cha ban hành các định mức hao hụt cho từng công đoạn trong quá trình luân chuyển hàng hoá.
II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Gas - Petrolimex.