- Trởng phòng kế toán tài chính (kế toán trởng).
1. Phơng thức tiêu thụ hàng hoá.
Văn phòng công ty ngoài việc điều hành hoạt động kinh doanh của toàn Công ty, còn trực tiếp tham gia kinh doanh và tiến hành xác định kết quả kinh doanh của khối Văn phòng Công ty.
Trong môi trờng cạnh tranh quyết liệt với các công ty khác kinh doanh cùng ngành hàng. Công ty đã chọn cho mình nhhững phơng thức bán hàng phù hợp với một mạng lới tiêu thụ rộng khắp cả nớc hoạt động rất hiệu quả. Nhờ đó, thị trờng tiêu thụ của công ty ngày càng đợc mở rộng với tổng sản lợng bán ra ngày càng tăng. Công ty có các phơng thức bán hàng sau:
+ Phơng thức bán buôn trực tiếp ( Mã 50).
+ Phơng thức bán điều động nội bộ ngành (mã 53). + Phơng thức bán điều động nội bộ công ty (mã 6A). + Phơng thức bán qua Tổng đại lý, đại lý (mã 5B). + Phơng thức bán lẻ (mã 54).
+ Phơng thức bán chuyển khẩu.
1.1. Phơng thức bán buôn trực tiếp (Mã 50).
1.1.1. Bán buôn qua kho Công ty.
Đặc điểm của phơng thức này là khách hàng thờng mua với khối lợng lớn để tiêu dùng trực tiếp trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng giao đến cho ngời mua, nếu khách hàng tự vận chuyển sẽ đợc Công ty thanh toán cớc vận chuyển theo công thức:
Cớc vận chuyển = Cự ly vận chuyển ( Km) x Đơn giá vận chuyển (đ/Km) Khi xuất hàng bán phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 3 liên giao cho kho kàm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên lái phơng tiện vận chuyển ( đợc coi là một thủ kho) cùng ngời mua ký xác nhận vào cả 3 liên, giao liên 2 cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê xuất hàng cùng giấy tờ có liên quan về phòng bán hàng
dịch vụ để xác định số thực xuất, phòng này lu 1 liên, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán.
1.1.2. Bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp.
Đối với những hợp đồng có nhu cầu lớn, Công ty xuất bán qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp. Khi khách hàng có nhu cầu, phòng kinh doanh thuộc Văn phòng Công ty lập lệnh giao hàng đến các Chi nhánh, Xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ lệnh này, Chi nhánh, Xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi lên cho Văn phòng Công ty theo giá hạch toán (nếu bán cho Văn phòng Công ty theo giá cao hơn giá hạch toán lập hoá đơn GTGT), phòng bán hàng lập hoá đơn GTGT làm cơ sở cho Chi nhánh, Xí nghiệp giao hàng cho khách. Về hình thức Công ty có kho “thủ tục” tại các chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên lợng tồn kho luôn bằng không. Chi nhánh, Xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho Công ty nhng thực tế hàng vẫn nằm tại kho của Chi nhánh, Xí nghiệp chỉ xuất qua kho “thủ tục”. Công việc này đợc cài đặt chơng trình và đợc vi tính hoá toàn bộ. Công ty chủ yếu bán hàng theo phơng thức này.
1.1.3. Bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập.
Phơng thức này dùng cho khách mua với khối lợng lớn. Nó có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí liên quan đến việc bán hàng nh: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, thuê kho bãi và tránh ứ đọng vốn hàng hoá, rút ngắn đ… ợc chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Khi có khách mua hàng, Công ty lập hoá đơn GTGT gồm 03 liên. Hàng hoá sau khi khẩu sẽ đợc vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng yêu cầu mà không qua kho Chi nhánh tại cảng đầu mối. Tuy nhiên hàng nhập khẩu giao cho khách đã coi nh nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối (kho thủ tục). Chi nhánh viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao hàng cho Văn phòng Công ty theo giá mua nhng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng.
1.2. Phơng thức bán điều động nội bộ ngành.
Theo phơng thức này các công ty thành viên trong Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam ký hợp đồng làm Tổng đại lý bao tiêu, bán hàng cho công ty Gas - Petrolimex và không đợc bán ngoài nguồn Công ty Gas - Petrolimex. Các đại lý này đợc coi nh là một khách hàng của Công ty, không thanh toán bù trừ qua Tổng công ty mà thanh toán trực tiếp cho Công ty. Công ty trịu trách nhiệm vận chuyển và giao hàng tại kho trung tâm của Tổng đại lý, Đại lý. Nếu Tổng đại lý tự vận chuyên chở, sẽ đợc công ty thanh toán cớc vận tải theo quy định của Công ty (Theo công thức tính cớc vận chuyển ở phơng thức bán trực tiếp). Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ trên thị trờng, các Tổng đại lý phải lập các đơn hàng gửi về Công ty Gas, thời gian chậm nhất trớc 05 ngày đối với đơn hàng tháng và 15 ngày đối với đơn hàng quý.
Khi xuất hàng phòng bán hàng, dịch vụ viết hoá đơn GTGT làm 03 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng tại kho của Tổng đại lý, đại lý nhân viên lái phơng tiện vận chuyển (đợc coi là một thủ kho) cùng ngời
nhận hàng ký xác nhận vào cả 03 liên, giao cho khách hàng liên 2, giữ lại 02 liên để lập bảng kê. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê và các chứng từ liên quan về phòng bán hàng, dịch vụ, phòng này lu liên 1, và chuyển cho kế toán tiêu thụ liên 3 cùng bảng kê để kiểm tra việc hạch toán trên máy.
1.3. Phơng thức bán điều động nội bộ Công ty (mã 6A).
Để đảm bảo đủ và cân đối nguồn hàng trong toàn công ty, nhằm đáp ứng nhu cầu mua của khách hàng. Phơng thức bán nội bộ Công ty đợc thực hiện giữa văn phòng Công ty với các chi nhánh, Xí nghiệp hoặc giữa các Chi nhánh, Xí nghiệp với nhau theo giá bán nội bộ đợc Công ty quy định. Định kỳ một quý 1 lần tiến hành đối chiếu bù trừ công nợ giữa Công ty với các Chi nhánh, Xí nghiệp và giữa các Chi nhánh với nhau qua tài khoản 33621- Phải trả nội bộ Công ty. Công ty chịu trách nhiệm vận chuyển hàng giao cho các chi nhánh, Xí nghiệp. Trờng hợp Chi nhánh, Xí nghiệp tự vận chuyển sẽ đợc Công ty thanh toán cớc vận chuyển theo quy định (cách tính nh phơng thức bán trực tiếp).
Khi xuất hàng căn cứ vào đơn hàng của Chi nhánh, Xí nghiệp phòng bán hàng dịch vụ viết hoá đơn GTGT thành 03 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên lái phơng tiện vận chuyển cùng ngời nhận hàng ký xác nhận cả 03 liên, giao cho ngời nhận hàng liên 2, giữ 02 liên để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê xuất hàng và các chứng từ có liên quan về phòng bán hàng, phòng này lu lại liên 1, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiển tra việc hạch toán.
1.4. Phơng thức bán qua đại lý, Tổng đại lý (Mã 5B)
Theo quy định của Công ty Gas - Petrolimex, các đơn vị ngoài Tổng công ty có thể ký hợp đồng làm Tổng đại lý, Đại lý bao tiêu hàng hoá với Công ty và các đơn vị trực thuộc (Chi nhánh, Xí nghiệp) theo phân cấp quản lý của Công ty. Do đó, khi giao hàng xong, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ. Các tổng đại lý, đại lý này phải thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay cho lô hàng vừa nhận đợc. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng tiêu thụ, các Tổng đại lý, đại lý lập đơn hàng gửi Văn phòng Công ty.
Về phần vận chuyển, trong hợp đồng đại lý có quy định: Công ty Gas chỉ vận chuyển khi đơn hàng nhiều hơn 15 bình/ chuyến. Đối với các đại lý ngoài địa bán Hà Nội, Công ty chỉ vận chuyển cho bên đại lý khi bên này mua hàng đủ chuyến (1,5 tấn).
Khi xuất hàng, phòng bán hàng dịch vụ căn cứ vào đơn hàng, viết hoá đơn GTGT làm 03 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên lái phơng tiện vận chuyển cùng ngời nhận hàng ký xác nhận vào cả 3 liên, giao cho khách hàng liên 2, giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi hoá đơn cùng các chứng từ khác có liên quan về phòng bán hang, phòng này giữ lại 1 liên, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra, đối chiếu.
1.5 Phơng thức bán lẻ.
Theo phơng thức này hàng hoá của Công ty ( Gas bình, bếp, phụ kiện) đợc bán trực tiếp cho ngời tiêu dùng thông qua các cửa hàng bán lẻ của Công ty. Khi bán hàng, trờng hợp khách hàng muốn lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT sau khi xuất hàng thành 03 liên, giao cho khách hàng liên 2. Trờng hợp khách hàng không lấy hoá đơn bán hàng, cuối ngày hoặc định kỳ nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 02 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào bảng kê bán hàng. Cửa hàng sẽ lu liên 1, định kỳ 05 ngày gửi bảng kê bán hàng, báo cáo bán hàng, hoá đơn GTGT về phòng bán hàng dịch vụ để cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó gửi cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra việc hạch toán.
1.6. Phơng thức bán hàng chuyển khẩu.
Theo phơng thức này, Công ty sẽ là trung tâm thanh toán giữa bên bán và bên mua do không có đủ điều kiện đảm bảo để nhập khẩu Gas. Công ty Gas - Petrolimex đứng ra ký hợp đồng cung cấp Gas cho bên có nhu cầu mua (là khách nớc ngoài), hiện nay khách hàng của Công ty là Campuchia, đồng thời Công ty ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp. Theo hợp đồng mua hàng đợc ký với nhà cung cấp có quy định: lô hàng mà Công ty mua sẽ đợc vận chuyển thẳng tới một cảng của Campuchia do Công ty chỉ định, chi phí vận chuyển sẽ do nhà cung cấp chịu. Do lô hàng đợc vận chuyển thẳng từ nhà cung cấp đến ngời mua, nên lô hàng đợc theo dõi ở TK 151- Hàng đang đi đờng. Thời hạn thanh toán đợc quy định rõ trong hợp đồng: khách hàng mua chuyển khẩu phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày nhận hàng; Công ty Gas - Petrolimex phải thanh toán cho nhà cung cấp sau 30 ngày kể từ khi bên mua nhận đợc hàng.Theo quy định, chỉ có Công ty Gas mới có quyền ký hợp đồng bán hàng với khách hàng nớc ngoài theo phơng thức bán chuyển khẩu, đợc theo dõi và hạch toán tại Văn phòng Công ty. Kế toán tại Văn phòng Công ty sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan tới phơng thức bán chuyển khẩu gồm: Hợp đồng mua hàng với ngời bán, hợp đồng bán hàng với ngời mua, các hoá đơn giao hàng giữa ngời mua và nhà cung cấp, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng mới tiến… hành hạch toán.