- Kết cấu: đa dạng về hình thức, có thể được kết cấu theo kiểu 1 bên hoặc 2 bên Dù
c. Sửa chữa sai sót trong sổ kế toán: có 3 phương pháp
* Phương pháp cải chính
- Điều kiện áp dụng: phương pháp này dùng để sửa chữa những sai sót khi được phát hiện sớm chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng trong sổ và không ghi sai quan hệ đối ứng
Cách tiến hành:
+ Gạch ngang số sai bằng mực đỏ
+ Ghi lại số đúng bằng mực thường ở trên số ghi sai
+ Người chỉnh sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận việc chữa sổ. VD: Rút TGNH về nhập quỹ TM 10.000.000đ kế toán đã ghi sai:
Nợ TK “TM”: 10.000.000 Có TK “TGNH”: 1.000.000
* Phương pháp ghi bổ sung
- Điều kiện áp dụng: phương pháp này được áp dụng trong trường hợp số đã ghi (sai) nhỏ hơn số đúng hoặc kế toán bỏ sót chưa ghi sổ.
- Cách sửa chữa sổ: Trước hết tìm số chênh lệch giữa số sai và số đúng sau đó ghi thêm 1 bút toán bổ sung bằng mực thường.
- Ví dụ: Xuất quỹ TM trả lương cho CNVC số tiền 70.000.000đ kế toán ghi nhầm 60.000.000đ
Kế toán ghi:
Nợ TK “Phải trả CNVC”: 60.000.000 Có TK “Tiền mặt”: 60.000.000
Bút toán ghi bổ sung
Nợ TK “Phải trả CNVC”: 10.000.000 Có TK “Tiền mặt”: 10.000.000
* Phương pháp ghi âm (ghi đỏ)
- Điều kiện áp dụng: phương pháp này dùng mực đỏ để sửa hoặc dùng ký hiệu ( ) số đã sửa và được áp dụng trong trường hợp sai sót được phát hiện chậm trước hoặc sau khi khoá sổ, nó được áp dụng trong 3 trường hợp.
69
TK “TGNH” TK “TM”
1.000.000 10.000.000
+ Trường hợp 1: Định khoản đúng nhưng số tiền đã ghi lớn hơn số đúng + Trường hợp 2: Ghi trùng 2 lần 1 nghiệp vụ kinh tế
+ Trường hợp 3: Định khoản sai (ghi sai quan hệ đối ứng) - Cách sửa chữa sổ:
Trường hợp 1:
Trước hết tìm chênh lệch giữa số sai và số đúng sau đó ghi thêm 1 bút toán đỏ với số tiền là chênh lệch thừa.
Ví dụ: Vay ngắn hạn ngân hàng nhập quỹ TM số tiền 20.000.000đ, kế toán đã ghi sổ là 30.000.000đ
Kế toán ghi:
Nợ TK “TM”: 30.000.000
Có TK “Vay ngắn hạn NH”: 30.000.000
Ghi thêm bút toán đỏ hoặc mực thường nằm trong ngoặc đơn Nợ TK “TM”: (10.000.000)
Có TK “Vay ngắn hạn NH”: (10.000.000) Trường hợp 2:
Tương tự như trường hợp 1 ta sửa số liệu bằng cách ghi thêm 1 định khoản bằng mực đỏ với số tiền đúng bằng số ghi trùng.
Trường hợp 3:
Trước hết phải ghi bút toán đỏ để xoá sổ bút toán ghi sai. Sau đó ghi lại bằng bút toán đúng bằng mực thường.
Ví dụ: Công ty X đặt trước tiền hàng cho DN là 20.000.000đ, DN đã nhập quỹ tiền mặt.
- Kế toán ghi sai:
Nợ TK “Phải trả người bán”: 20.000.000 (cty X) Có TK “Tiền mặt”: 20.000.000
- Bút toán xoá sổ:
Nợ TK “Phải trả người bán”: (20.000.000) (cty X) Có TK “Tiền mặt”: (20.000.000)
- Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường
Nợ TK “Tiền mặt”: 20.000.000 (cty X) Có TK “Phải thu của khách hàng”: 20.000.000