III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nộ
7. Hạch toán công nợ đối với khách hàng
Hiện nay, với mạng lới tiêu thụ rộng khắp trong cả nớc Công ty Cơ khí Hà Nội có quan hệ thờng xuyên với rất nhiều khách hàng. Điều này đòi hỏi kế toán tiêu thụ phải nắm kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với từng khách hàng nhằm đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng kịp thời, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Công nợ của Công ty với khách hàng bao gồm: các khoản khách hàng nợ Công ty khi Công ty chấp nhận cho khách hàng mua chịu, khách hàng cam kết sẽ thanh toán đúng thời hạn quy định (ghi rõ bằng văn bản). Trờng hợp Công ty nợ khách hàng khi ký kết hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách theo đơn đặt hàng, khách hàng bắt buộc phải ứng trớc một khoản tiền hàng coi nh tiền đặt cọc. Đối với những khách hàng thờng xuyên, Công ty có thể cho khách hàng trừ nợ mua chịu vào khoản tiền đã ứng trớc. Việc hạch toán công nợ đối với khách hàng đợc thực hiện trên hai tiểu khoản:- TK 131.1: Phải thu của khách hàng.
- TK 131.2: Khách hàng ứng trớc. a> Trờng hợp khách hàng mua chịu
Sổ chi tiết tiêu thụ chỉ phản ánh đợc số tiền khách hàng nợ theo từng hoá đơn và tổng số tiền Công ty phải thu của khách hàng mua chịu trong một tháng chứ không phản ánh đợc chi tiết công nợ và tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng. Do vậy, đồng thời với việc phản ánh trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng thông qua Sổ chi tiết TK 131.1.
Sổ chi tiết TK 131.1 đợc kế toán ghi chép bằng tay, dùng cho cả năm, theo dõi từng tháng, mở cho tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một dòng sổ. Cơ sở để ghi Sổ chi tiết TK 131.1 là Hoá đơn GTGT lu tại phòng kế toán, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng.
Trờng hợp Công ty chấp nhận trừ nợ cho khách hàng vào số tiền đã ứng trớc cho hợp đồng khác, kế toán ghi vào cột Có TK 131.1, Nợ TK 131.2.
Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, trờng hợp khách hàng mua chịu, kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 1311. Đến cuối tháng Sổ này sẽ là căn cứ để hạch toán tổng hợp các khoản thu của từng khách hàng trên Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Sau khi tính ra tổng số công nợ phát sinh trong tháng, số d cuối tháng cho từng khách hàng, kế toán lập Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Đây chính là Bảng kê số 11 - phải thu khách hàng để theo dõi tình hình vốn bị chiếm dụng của Công ty, mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng. Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra dòng tổng cộng cho từng cột. Dòng tổng cộng bên Nợ TK131.1 trên Bảng theo dõi chi tiết TK131.1 phải trùng khớp với dòng tổng cộng bên Nợ TK 131.1 trên sổ chi tiết tiêu thụ. Bảng này là căn cứ để cuối tháng hạch toán trên NKCT số 8.
b> Trờng hợp khách hàng ứng trớc tiền hàng
Khi khách hàng muốn ký hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách, theo qui định của Công ty, khách hàng phải ứng trớc một phần giá trị hợp đồng có tính chất nh tiền đặt cọc. Khi khách hàng đến lấy sản phẩm, Công ty ghi nhận nghiệp vụ tiêu thụ và hạch toán doanh thu cho khoản tiền đã ứng trớc và cả khoản tiền khách hàng thanh toán nốt hoặc chấp nhận thanh toán theo hợp đồng. Khoản tiền ứng trớc này đợc theo dõi trên Sổ chi tiết TK 131.2. Sổ này cũng đợc mở cho cả năm, theo dõi từng tháng, mỗi khách hàng đợc ghi một dòng theo thứ tự phát sinh. Căn cứ để ghi sổ chi tiết TK131.2 là các hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng. Sổ này có mẫu giống sổ chi tiết TK 131.1
Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ này để lập Bảng theo dõi chi tiết TK131.2 (có mẫu giống Bảng kê số 11) và đợc mở cho từng tháng, mỗi khách hàng ghi trên một dòng. Bảng này cũng là căn cứ để cuối tháng vào NKCT số 8.
Sổ chi tiết TK 131.1
Tháng 10/2001
Bảng theo dõi chi tiết TK 131.1
Tháng 10/2001
`
dõi việc thực hiện hợp đồng: số hàng mà khách hàng đã lấy trong tháng, số hàng còn phải giao theo đúng hợp đồng. Sổ này còn thuận tiện cho việc đối chiếu công nợ với khách hàng. Sổ theo dõi công nợ đợc mở cho cả năm, theo dõi chi tiết mỗi khách hàng trên một trang sổ.
Sổ theo dõi công nợ năm 2001 Công ty khảo sát thiết kế Hồ Gơm. Ngày Hoá
đơn
Nội dung Nợ TK 131 Có TK 131
Số d đầu năm 65785000
Tháng 3/2001
Nhận Báo Có của Ngân hàng 65785000
25/3 05718 Hợp đồng 108/01 Bơm B1-86: 15 chiếc 135000000 VAT 6750000 Tồn cuối tháng 140750000 T9/2001 D đầu tháng 141750000 12/10 06250 Khoan cần K525: 1 chiếc 20628000
Báo Có của Ngân hàng 121750000