II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ thành phẩm tạ
4. Hoàn thiện việc hạch toán trích lập dự phòng phải thu khó đò
Ba nguyên tắc hạch toán kế toán là: khách quan, giá phí và thận trọng. Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội nói riêng cũng nh các doanh nghiệp Việt Nam nói chung đã thực hiện đợc hai nguyên tắc đầu song nguyên tắc thứ ba (thận trọng) vẫn cha đợc áp dụng. Nguyên tắc thận trọng trong hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm yêu cầu phải lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi cho mỗi kỳ sản xuất kinh doanh. Đặc biệt với đặc điểm doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm thờng có giá trị lớn và số lợng khách hàng ở xa thờng mua chịu tại Công ty Cơ khí Hà Nội tơng đối nhiều. Hơn nữa trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, việc bị cạnh tranh, làm ăn kém hiệu quả, tai hoạ hoặc rủi ro bất ngờ hoặc do sự thay đổi trong các chính sách của Nhà nớc dẫn tới doanh nghiệp bị thua lỗ, phá sản.. là điều rất có thể xảy ra. Khi đó khả năng thanh toán các khoản nợ cũng khó đảm bảo. Trong khi đó số khách hàng có quan hệ thanh toán chậm với công ty khá nhiều với số nợ phải thu khá lớn nh các công ty đờng, công ty xi măng..
Nh trờng hợp Công ty Ximăng Lơng Sơn – Hoà Bình đã bị phá sản, vì vậy số nợ cho tới nay vẫn không đòi đợc. Hay trờng hợp Công ty thép Nam Đô do nhà xởng của công ty này trớc kia là một vũng bùn, khi hàng hoá để trên nền nhà xởng do số lợng nhiều nên trọng tải lớn làm nền nhà bị vỡ làm số hàng này bị chìm, trong đó có cả số thép mà công ty thép Nam Đô mua chịu của Công ty Cơ Khí Hà Nội. Tai hoạ xảy ra không ai lờng trớc đợc, nó không chỉ gây thiệt hại cho công ty thép Nam Đô mà còn ảnh hởng đến số nợ phải thu của Công ty Cơ Khí Hà Nội.
Vì vậy, để tránh những rủi ro do biến động của thị trờng, giảm thiểu sự tác hại khi khách hàng không có khả năng trả nợ, đồng thời cũng là để phản ánh chính xác hơn nữa thực trạng về giá trị tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, hàng năm, Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi dựa trên kết quả nghiên cứu thị trờng và đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng do phòng kinh doanh đảm nhiệm.
Theo quy định hiện hành, để dự phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời doanh nghiệp phải so chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền cha trả (Hợp đồng kinh tế, đối chiếu công nợ, khế ớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ ...) Nợ khó đòi là khoản nợ quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhng vẫn không thu đợc. Trờng hợp đặc biệt, tuy cha quá hạn 2 năm nhng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác nh bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi... cũng đợc coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ. Các khoản nợ khó đòi đợc xử lý xoá sổ khi có các bằng chứng sau:
Đối với con nợ là pháp nhân phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Đối với con nợ là thể nhân: con nợ đang tồn tại nhng có đủ chứng minh không có khả năng trả nợ hoặc có lệnh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp
luật đối với những con nợ đã bỏ trốn hoặc đang thi hành án hoặc con nợ đã chết, không có khả năng trả nợ (kèm theo xác nhận của chính quyền địa phơng).
Kế toán phải dự tính đợc số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán cho niên độ sau. Để xác định đợc kế toán có thể dựa vào kinh nghiệm nhiều năm để ớc tính tỷ lệ các khoản phải thu khó đòi trên doanh thu, từ đó tính ra mức dự kiến phải thu khó đòi. Cũng có thể dựa vào thời gian quá hạn thực tế để tính nhng số trích lập không vợt quá số lợi nhuận phát sinh của niên độ kế toán.
Phơng pháp xác định mức dự phòng cần lập ớc tính trên doanh thu bán chịu (phơng pháp kinh nghiệm):
Số dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm tới
= Tổng số nợ phải thu ì Tỷ lệ phải thu khó đòi -
ớc tính
Theo thời gian quá hạn thực tế khoản nợ phải thu ở từng con nợ cụ thể số dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi ớc tính ở khách hàng đáng ngờ đợc xác định dựa vào tổng số nợ phải thu và khả năng tài chính của từng con nợ.
Mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm tới
của khách hàng i = Tổng số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i ì
Tỷ lệ phải thu khó đòi ớc tính ở khách hàng đáng
ngờ i
Để hoàn thiện việc trích lập theo dõi dự phòng phải thu khó đòi, theo em nên công ty nên bổ sung vào hệ thống tài khoản khoản của mình TK139-Dự phòng phải thu khó đòi và bổ sung thêm tiểu khoản 642.6-Chi phí dự phòng vào TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 139 -Dự phòng phải thu khó đòi (chi tiết theo từng con nợ) có kết cấu nh sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
D Có: Dự phòng phải thu khó đòi hiện còn
Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số dự phòng còn lại của năm cũ cha dùng đến:
Nợ TK 139 : Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 721: Ghi tăng thu nhập hoạt động bất thờng
Đồng thời, trích lập số dự phòng phải thu cho năm tới:
Nợ TK 642 (642.6) : Chi phí dự phòng
Có TK 139 : Trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi thu hồi hay quyết định xoá sổ khoản nợ phải thu khó đòi, bên cạnh bút toán phản ánh số tiền thu hồi đợc hay số tiền đã xoá sổ, kế toán còn phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã lập của những đối tợng này (nếu có)
Nợ TK 139 (chi tiết đối tợng): Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi
đã lập của các con nợ đã thu hồi hay quyết định xoá sổ.
Có TK 721: Ghi tăng thu nhập hoạt động bất thờng
Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng phải thu khó đòi nh trên.
Sơ đồ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi :
TK 721 TK 139 TK 642 (6426)
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán
Trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trư ớc khi lập báo cáo tài chính