III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI KÊNH PHÂN PHỐI DƯỢC PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TÂN ĐỨC
2. Thực trạng quản lý mạng lưới kênh phân phối dược phẩm tại công ty.
Hiện nay, hoạt động quản lý kênh phân phối do Giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng tài vụ và Bộ phận kho quản lý. Giữa các bộ phận luôn có sự hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động quản lý.
Giám đốc là người quản lý cao nhất trong hệ thống kênh phân phối. Giám đốc đề
ra các chính sách (giá cả, sản phẩm…), phương hướng và mục tiêu kinh doanh cho toàn công ty và kênh phân phối của mình. Giám đốc còn là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về mọi hoạt động trong kênh phân phối. Các quyết định về lựa chọn thành viên tham gia vào kênh, chính sách khen thưởng, kỷ luật…đều do giám đốc chỉ đạo.
Phòng kinh doanh: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác
định hướng kinh doanh: lựu chọn thành viên kênh, khách hàng và thị trường mục tiêu của công ty, triển khai thực hiện việc tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch…
=> Nhiệm vụ của phòng kinh doanh là: + lập kế hoạch, mục tiêu kinh doanh
+ tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh như mua hàng và bán hàng
Phòng tài vụ: tham mưu cho giám đốc và thực hiện việc quản lý tài sản , vốn đồng
thời kiểm tra giám sát hoạt động tiêu thụ của các thành viên trong kênh. => Nhiệm vụ của Phòng tài vụ là:
+ cập nhật, lưu trữ chứng từ sổ sách, hoá đơn liên quan đến việc xuất, nhập hàng cho các thành viên kênh
+ viết phiếu thu, chi tiền
+ theo dõi và quản lý tài sản, nguồn vốn của công ty + báo cáo quyết toán hàng năm
Bộ phận kho có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý hàng hoá
tồn kho, lập kế hoạch thu mua hàng, giao nhận và vận chuyển hàng hoá. => Nhiệm vụ của bộ phận kho là;
+ lập kế hoạch bảo quản, kiểm kê lượng hàng hoá dự trữ trong kho + thực hiện việc xuất - nhập hàng
+ sắp xếp, bảo quản hàng hoá và kiểm tra các điều kiện bảo quản + quản lý vật tư, máy móc và các phương tiện trong kho
Việc kiểm tra, đánh giá hoạt động tiêu thụ dược phẩm của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục. Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều cho nhân viên tổng kết, đánh giá hoạt động kinh doanh của các thành viên trong kênh dựa vào mức doanh số bán ra. Công ty cũng kiểm kê lượng hàng còn tồn ở trong kho của mình và kho của các thành viên kênh để có kế hoạch mua hàng cụ thể. Đối với các thành viên hoạt động hiệu quả công ty cũng có các chế độ khuyến khích phụ thuộc vào mức doanh số bán ra. Chính sách khuyến khích cũng được áp dụng với trình dược viên. Họ bán càng nhiều thì mức thưởng trên doanh số càng lớn.
Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty phải có những biện pháp khuyến khích cả vật chất lẫn tinh thần hơn nữa để các thành viên hoạt động có hiệu quả hơn.