0

Cơ cấu tổ chức của Công ty

Một phần của tài liệu THỰC TRẠNG &NHỮ GIẢ PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH XK TẠI CTY HAPROSIMEX SÀI GÒN (Trang 27-36 )

I. Khái quát về Công ty

3. Cơ cấu tổ chức của Công ty

a. khối các phòng quản lý.

• Phòng tổ chức hành chính.

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng:

+ Tham mu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức bộ máy, sắp xếp bố chí lực lợng lao động của công ty đảm bảo bộ máy hoạt động tinh giản, gọn nhẹ và có chất lợng cao.

+ Tham mu cho giám đốc công ty về quản lý, xét duyệt hồ sơ, tiếp nhận, điều động, bố trí sắp xếp, đề bạt, nâng bậc, định biên nhân sự; phối hợp đào tạo, nâng cấp trình độ cán bộ công nhân viên, tham mu xây dựng cơ cấu phát triển nguồn nhân lực trong dài hạn của công ty, thống kê nhân lực trong toàn công ty.

+ Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên trong điều kiện sản xuất kinh doanh phát triển trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.

+ Thực hiện công tác thanh tra, pháp chế, bảo vệ cơ quan.

+ Làm các báo cáo kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác tiền lơng, thu nhập hàng quý, năm theo quy định, xây dựng đơn giá tiền lơng, thu nhập hàng tháng cho cán bộ công nhân viên.

+ Làm công tác lao động tiền lơng, thực hiện tính toán bảng lơng hàng tháng và các chế độ thởng, trợ cấp, phúc lợi, cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

+ Quản lý, theo dõi sổ BHXH, BHYT của toàn thể các bộ công nhân viên trong đơn vị và thực hiện các nghiệp vụ liên quan.

- Công tác hành chính văn phòng:

+ Tập hợp thông tin về các mặt hoạt động của đơn vị, là đầu mối phối hợp với các phòng, bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ trong việc thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị.

+ Xây dựng lịch công tác, thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi của đơn vị.

+ Ban hành các văn bản quy định về quản lý của đơn vị, ý kiến chỉ đạo của giám đốc đối với tất cả các phòng, bộ phận trực thuộc.

+ Trang bị, Quản lý, theo dõi tình hình sử dụng cũng nh sự biến động của công cụ lao động thuộc tài sản trong toàn đơn vị.

+ Quản lý công tác hành chính, văn th lu trữ. Tiếp nhận công văn đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình giám đốc công ty duyệt rồi tiếp nhận lại sau khi đã có ý kiến giải quyết của giám đốc để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác và kịp thời nhanh chóng. Quản lý sử dụng con dấu của đơn vị.

+ Giải quyết cấp giấy giới thiệu, giấy đi đờng cho cán bộ công nhân viên trong toàn đơn vị.

+ Sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có liên quan đến việc điều hành của công ty.

+ Tổ chức các cuộc họp hội thảo, hội nghị giải quyết các công tác đối nội và đối ngoại của cơ quan.

+ Xây dựng kế hoạch mua sắm, thanh lý, phân phối công cụ lao động cho các phòng, bộ phận trực thuộc.

+ Xây dựng kế hoạch chi phí văn phòng phẩm hàng tháng, tổ chức mua sắm phân phối cho các phòng bộ phận.

+ Quản lý công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ trong phạp vi trụ sở co quan.

+ Đặt mua các ấn phẩm, báo trí cho đơn vị. Đặt in lịch, bu thiếp chúc mừng năm mới, sổ tay công tác của đơn vị hàng năm.

+ Quản lý việc sử dụng máy Fax, máy điện thoại, đảm bảo thông tin liên lạc của cơ quan đợc thông suốt.

+ Hớng dẫn khách đến cơ quan liên hệ công tác.

+Xây dựng, soạn thoả và trình giám đốc công ty ký các công văn, giấy tờ liên quan đến hoạt động của phòng.

+ Đợc quyền đề xuất các biện pháp, các điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao.

+ Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công. • Phòng tài chính kế toán tổng hợp:

- Ghi chép, tính toán phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vật t và tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng kinh phí của đơn vị.

- Xây dựng kế hoạch, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán. Kiểm tra việc giữ gìn sử dụng các loại tài sản vật t tiền vốn, kinh phí của đơn vị. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, pháp luật kinh tế tài chính của nhà nớc.

- Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra hàng phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.

- Lập báo cáo kế toán, thống kê theo quy định.

- Đôn đốc kiểm tra và lập báo cáo về tình hinh thực hiện kế hoạch của đơn vị.

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công.

b. Khối các phòng trực tiếp kinh doanh:

• Phòng dự án:

- Trực tiếp tham mu cho giám đốc công ty trong việc nghiên cu xây dựng các dự án sản xuất, đầu t, chuyển giao công nghệ theo chiến lợc phát triển của công ty.

- Hoạch định mô hình quản lý và tham gia các dự án sau khi dự án đợc các bộ ngành phê duyệt.

- Xây dựng các dự án đầu t sản xuất, chuyển giao công nghệ theo chiến lợc phát triển của đơn vị.

- Quan hệ công tác với các cấp bộ ngành, cơ quan chủ quản để giải quyết các thủ tục cần thiết phê duyệt các dự án đầu t.

- Thực hiện các công việc liên quan đến đăng ký tỷ lệ nội địa hoá ở Bộ Công Nghiệp.

- Thực hiện các công tác nghiệp vụ liên quan đến đăng kiểm xe máy.

- Chuẩn bị hồ sơ thiết kế xe máy, đảm bảo các thủ tục pháp lý về sở hữu công nghiệp, bản quyền, liên quan đến việc sản xuất, kinh doanh xe găn máy.

- Tìm hiểu, phân tích các đối tác kinh doanh trong và ngoài nớc, tham mu cho giám đốc quyết định chọn các đối tác kinh doanh và phơng thức hợp tác với các đơn vị đó.

- Lựa chọn, phân tích, dự thảo các hợp đồng hợp tác liên doanh, liên kết các văn bản, hồ sơ liên quan trình Giám đốc công ty quyết định.

- Thực hiện các công việc khác mà giám đốc công ty phân công. • Phòng xe máy( phòng kinh doanh):

- Trực tiếp nhận mệnh lênh từ giám đốc công ty, từ đó xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ.

- Thực hiện các nghiệp vụ trực tiếp liên quan đến hoạt động kinh doanh nh: soạn thảo, trình giám đốc ký hoặc đợc giám đốc uỷ quyền ký các hợp đồng mua bán hàng hoá trong nớc, các hợp đồng nhập khẩu.

- Thực hiện các tác nghiệp liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, mua bán hàng hoá trong nớc.

- Lựa chọn, phân tích tình hình diễn biến trên thị trờng trong và ngoài nớc về các lĩnh vực kinh doanh liên quan đến nhiệm vụ mà giám đốc công ty giao, từ đó tham mu cho giám đốc quyết định các đối sách phù hợp trong từng giai đoạn.

- Tổ chức hệ thống bán hàng, đại lý, bảo hành, quản cáo tiếp thị sản phẩm của đơn vị.

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công. • Phòng vật t thiết bị:

- Trực tiếp tham mu cho giám đốc công ty trong điều kiện cung ứng vật t thiết bị cho các đơn vị trong và ngoài công ty.

- Xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về lĩnh vực kinh doanh cung ứng vật t thiết bị.

- Xây dựng kế hoạch cung ứng vật t linh kiện nội địa hoá phục vụ cho việc lắp đặt xe máy căn cứ theo kế hoạch nhập khẩu bộ linh kiện của phòng xe máy.

- Tìm hiểu, tập hợp thông tin về nhu cầu sử dụng vật t, thiết bị, xe máy phục vụ công tác thi công xây dựng của các đơn vị trong và ngoài công ty.

- Tìm hiểu, tập hợp, phân tích các thông tin của đối tác, các doanh nghiệp sản xuất nớc ngoài về nguồn cung cấp các loại vật t, thiết bị, xe máy phục vụ công tác.

- Tìm hiểu, tập hợp thông tin về các doanh nghiệp sản xuất linh kiện nội địa hoá xe máy và chi tiết động cơ Diesel

- Bao cáo tham mu lãnh đạo đơn vị quyết định lựa chọn các đối tác hợp tác kinh doanh trong và ngoaì nớc về lĩnh vực cung ứng vật t thiết bị.

- Xây dựng, soạn thoả và trình giám đốc công ty ký các hợp đồng nhập khẩu vật t thiết bị, các hợp đồng cung cấp cho các đơn vị trong nớc.

- Tổ chức mua, cung cấp vật t, linh kiện sản xuất trong nớc phục vụ cho hoạt động của các xởng sản xuất, lắp ráp cơ khí của công ty.

- Tổng hợp nhu cầu vật t thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Lập quy trình chọn thầu cung cấp vật t thiết bị.

- Xây dựng, soạn thoả, và trình giám đốc công ty ký các công văn, giấy tờ liên quan đến việc kinh doanh cung ứng vật t thiết bị.

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công. • Phòng xuất khẩu lao động:

- Tìm hiểu, tập hợp, phân tích thông tin về tình hình xuất khẩu lao động của các đơn vị trong nớc, các nguồn sử dụng lao động ở nớc ngoài, từ đó báo cáo giám đốc công ty quyết định lựa chọn phơng hớng kinh doanh trong lĩnh vực xuất khẩu lao động.

- Chủ động liên hệ tìm kiếm các nguồn sử dụng lao động ở nớc ngoài.

- Xây dựng, dự thảo hợp đồng cung cấp lao động cho ngời sử dụng lao động ở nớc ngoài và hợp đồng lao động với ngời lao động trong nớc đi lao động ở nớc ngoài trình giám đốc công ty ký.

- Thờng xuyên cập nhật các văn bản, chính sách của nhà nớc về xuất khẩu lao động, qua đó trình giám đốc công ty quyết định phơng hớng kinh doanh phù hợp theo từng thời gian.

- Xây dựng các phơng án tuyển dụng, khám sức khoẻ, đào tạo nguồn lao động ở trong nớc đa đi lao động ở nớc ngoài.

- Chuẩn bị các thủ tục xuất nhập cảnh cần thiết cho ngời lao động. - Thực hiện công tác quản lý lao động ở nớc ngoài.

- Phối hợp phòng tài chính kế toán thu, chi các khoản chi phí liên quan đến việc đa công dân Việt Nam đi lao động ở nớc ngoài.

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn liên quan đến lĩnh vực xuất khẩu lao động.

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công. • Phòng tin học.

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về lĩnh vực tin học.

- Đề xuất phơng án thu nhập, tuyển dụng, phát triển cán bộ có trình độ, năng lực về tin học.

- Xây dựng phát triển tin học nhằm phục vụ tốt nhất chiến lợc kinh doanh của công ty.

- Xây dựng định hớng phát triển tin học, có thể nhận các đơn hàng trong và ngoài nớc về lập trình và tiến tới viết phần mềm về tin học.

- Tìm hiểu, tập hợp, tập hợp những thông tin mới nhất về tình hình phát triển trong lĩnh vực tin học trên thế giới và trong nớc để áp dụng vào phục vụ các mục đích kinh doanh của công ty.

- Tham mu cho giám đốc lập phơng án, kế hoạch bố trí sử dụng trang thiết bị, nâng cấp trang thiết bị tin học của công ty để phục vụ tốt và có hiệu quả trong sự nghiệp phát triển kinh doanh của công ty.

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công. • Phòng kỹ thuật:

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về phát triển cải tiến kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, ứng dụng công nghệ mới trong các hoạt động sản xuất lắp ráp của công ty.

- Xây dựng, quản lý các hồ sơ, tài liệu kỹ thuật liên quan đến hoạt động sản xuất, lắp ráp cơ khí của công ty.

- Nghiên cứu khảo sát và xây dựng, quản lý các hồ sơ tài liệu kỹ thuật về các dây chuyền máy móc, thiết bị, công nghệ sản xuất cơ khí của công ty.

- Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật của các loại hàng hoá, sản phẩm, chi tiết linh kiện cơ khí mà công ty đang sản xuất lắp ráp.

- Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công.

c. khối các chi nhánh văn phòng đại diện:

• Nhiệm vụ chính:

Các văn phòng đại diện thờng chú có nhiệm vụ tìm kiếm khai thác thông tin liện quan đến lĩnh vực hoạt động thơng mại của công ty.

Tham mu cố vấn cho Giám Đốc quyết định lựa chọn những đối tác có thể hợp tác liên doanh.

Chịu sự điều hành của giám đốc công ty và quản lý về nghiệp vụ của các phòng nghiệp vụ liên quan.

Thờng xuyên báo cáo với giám đốc công ty và các phòng nghiệp vụ về tình hình hoạt động của minh.

Đại diện công ty phát triển quan hệ hợp tác tốt với các đối tác trên địa bàn mà công ty có hợp tác sản xuất kinh doanh.

Quản lý tài sản công ty tại địa bàn.

Tuân thủ các nội quy, quy định của pháp luật và các cơ quan quản lý liên quan của chính quyền địa phơng,

Hạch toán phụ thuộc vào công ty.

Thực hiện các công việc khác do giám đốc công ty phân công. • Các chi nhánh chính của công ty:

- Chi nhánh Trùng khánh Trung Quốc. - Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. - Chi nhánh tại tỉnh Hà Tây.

d. Khối các xởng sản xuất:

- Nhận nhiệm vụ do giám đốc công ty giao: tiếp nhận các bộ linh kiện tổ chức sản xuất lắp ráp vệ sinh công nghiệp, bảo vệ môi trờng, đảm bảo chất lợng, an toàn lao động.

- Tham mu cho giám đốc về tình hình thị trờng giá cả, chất lợng sản phẩm, kiểu dáng sản phẩm.

- Quản lý tài sản công ty tại địa bàn.

- Chấp hành luật pháp của nhà nớc, quy định của chính quyền địa phơng sở tại, điều lệ tổ chức, hoạt động và các quy định khác của công ty.

- Chấp hành nghiêm chính các quy định về an ninh chật tự, an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa chay tại địa bàn.

- Chịu sự quản lý chỉ đạo về nghiệp vụ của các phòng thuộc công ty.

- Thờng xuyên báo cáo theo định kỳ tại công ty (1 tuần một lần) mọi hoạt động của xởng tại địa bàn.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác mà giám đốc giao. • Các xớng sản xuất chính của công ty:

- Các xởng lắp ráp xe máy

- Xởng lắp ráp động cơ xe máy nh quỳnh Hừng Yên. - Xởng sản xuất 275 Nguyễn Trãi Hà Nội.

- Xởng sản xuất, lắp ráp đồng hồ công t mét, bộ dây điện 20 Hoàng Cầu Hà Nội.

- Xởng sản xuất bộ đồ nhựa xe máy 275 Nguyễn Trãi Hà Nội. - Xởng cơ khi xe máy tại thành phố Hồ Chí Minh.

4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty quan hệ quốc tế đầu t

sản xuất.

Một phần của tài liệu THỰC TRẠNG &NHỮ GIẢ PHÁP NHẰM ĐẨY MẠNH XK TẠI CTY HAPROSIMEX SÀI GÒN (Trang 27 -36 )