II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu tại Công ty TST.
1. Một số giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ: Giải pháp mở rộng thị trờng.
1.4. Giải pháp đẩy mạnh công tác giao nhận hàng nhập khẩu.
* Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, trớc khi tàu cập cảng Công ty cần làm một số việc sau:
- Yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết có liên quan đến lô hàng nhập khẩu.
- Liên lạc với ngân hàng để mở th tín dụng gồm việc sử dụng và thời hạn có giá trị (nếu yêu cầu thanh toán bằng LC).
- Nếu hàng hoá nhập khẩu thuộc diện cần giấy phép, phải kiểm tra xem giấy phép còn hiệu lực hay không.
- Phải tiến hành những công việc sơ bộ cho việc làm thủ tục hải quan, kiểm tra biểu thuế và chuẩn bị nh tờ khai hải quan.
- Phải tiến hành công việc cần thiết với các nhà chức trách tại cảng nh đăng ký trớc công nhân xếp dỡ hàng hoá, diện tích bến cảng, các thiết bị bốc dỡ và những điều kiện lu kho.
* Công tác kiểm tra chất lợng, số lợng hàng nhập khẩu:
- Kiểm tra chất lợng là một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chất lợng của hàng nhập khẩu ảnh hởng trực tiếp đến lợng hàng bán ra, doanh thu và uy tín của Công ty. Vì vậy Công ty cần phải quan tâm hơn nữa tới hoạt động này. Trong giai đoạn tới khi Công ty chủ trơng nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì công tác kiểm tra chất lợng cũng cần có sự sửa đổi linh hoạt hơn. Nếu nh trớc kia việc kiểm tra chất lợng chỉ diễn ra khi hàng tới cảng thì bây giờ Công ty nên tiến hành ngay từ khi xếp hàng lên tàu, đặc biệt với những hàng hoá mà Công ty đặt theo mẫu yêu cầu thì nên tiến hành kiểm tra ngay trong quá trình sản xuất của nhà cung cấp, việc kiểm tra này giúp Công ty nhận đợc hàng phù hợp với chất lợng nh đã thoả thuận trong hợp đồng tránh tình trạng hàng đến nơi mà chất lợng không phù hợp phải trả lại, Công ty không nhận đợc hàng bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
- Kiểm tra số lợng là một mắt xích quan trọng trong quá trình mua có liên quan đến việc kiểm tra hiện trạng tất cả các hàng hoá đợc chuyển tới Công ty. Nó chính thức hoá hoạt động nhận hàng trớc khi lu kho, vì vậy mà công tác này cần đợc tiến hành khoa học hơn. Khi nhận đợc các chứng từ giao hàng cùng với kiểm tra chi tiết sẽ phải đối chiếu với yêu cầu của chứng từ mua hàng. Khi bốc hàng, dỡ hàng Công ty phải thờng xuyên bám sát hiện trờng cập nhật số liệu từng ngày từng giờ hạn chế tối đa mất mát. Công ty nên có giấy chứng nhận về trọng lợng (chứng từ lên bờ) khi cha biết chính xác mất mát thiệt hại và trong thời gian cho phép phải nhanh chóng kiểm tra hàng để kịp thời cho thủ tục khiếu nại (nếu có).
- Việc làm thủ tục hải quan cần phải nhanh chóng tránh để lu kho bến bãi gây tăng chi phí.
Yêu cầu đối với Công ty.
+ Phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về lô hàng nhập khẩu nh giấy phép, hoá đơn, chứng nhận xuất xứ, vận đơn, giấy chứng nhận chất lợng.
+ Phải kê khai đầy đủ vào tờ khai hải quan và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhà chức trách kiểm tra nếu đợc yêu cầu.
+ Phải nộp thuế và chi phí đầy đủ. - Thanh toán tiền hàng nhập khẩu.
Nếu Công ty không thực hiện đúng theo những điều kiện thanh toán thì sẽ bị yếu thế hơn trong những cuộc thơng lợng sau. Thậm chí dù là những lý do ngẫu nhiên cũng có thể làm giảm uy tín của Công ty (tiếng xấu sẽ nhanh chóng đồn xa). Bởi vậy khi đã nhận đợc hàng Công ty nên nhanh chóng làm các thủ tục cần thiết để thanh toán cho nhà cung cấp. Trớc khi thanh toán Công ty phải kiểm tra kỹ lỡng hoá đơn mà nhà cung cấp gửi tới xem họ có thực hiện đúng những thoả thuận trong hợp đồng hay không. Cụ thể:
+ Số lợng hàng hoá trong hoá đơn có phù hợp với số lợng trong hợp đồng hay không.
+ Giá các đơn vị hàng hoá trong hoá đơn có phù hợp với số lợng trong hợp đồng hay không.
+ Các điều kiện thanh toán có phù hợp với các điều kiện đã định hay không. Việc thanh toán cũng phải dựa vào báo cáo kiểm tra chất lợng hàng hoá của các bộ phận liên quan.
