II. Thực trạng công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty trong thời gian
2. Quy trình tuyển mộ, tuyển chọn của Công ty:
2.1. Quy trình tuyển mộ:
a. Giải pháp thay thế tuyển mộ
Khi Công ty có nhu cầu phải bổ sung lao động, trớc khi đa ra và xây dựng chơng trình tuyển mộ, tuyển chọn lao động, để tiết kiệm chi phí cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn Công ty sẽ xem xét bổ sung lao động bằng các biện pháp sau:
Công ty chỉ đạo bố trí sắp xếp lại công việc cho hợp lý;
Làm thêm giờ: có một số bộ phận trong Công ty thờng phải làm thêm giờ đó là các chi nhánh phải nhập hàng hóa từ tàu nên lệ thuộc vào giờ tàu vào cảng, để làm thủ tục xuất nhập khẩu, đón tàu hoặc phải làm tăng ca khi Công ty thực hiện các chơng trình khuyến mại, hay có đặt hàng của khách hàng, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay khi Công ty vừa thực hiện chơng trình cổ phần hoá nên các phòng nh phòng Tổ chức Hành chính và phòng Kế toán Tài chính đang phối hợp thực hiện cổ phần hoá nên có nhu cầu cao về nhân lực Tuy nhiên Công ty luôn cố… gắng sắp xếp, bố trí lại công việc để tránh không làm tăng quỹ lơng.
Bố trí điều động, thuyên chuyển lao động từ các chi nhánh, xí nghiệp, từ nơi thừa lao động sang nơi thiếu lao động;
Tuyển khoán gọn: áp dụng đối với trờng hợp thiếu lao động phổ thông ở các kho, nhà máy hoặc tuyển con em cán bộ công nhân viên của Công ty đang trong độ tuổi lao động nhng cha có việc làm;
Tìm kiếm từ nguồn lao động dự trữ là những ngời đã nộp đơn xin việc vào công ty từ những lần thi tuyển trớc nhng cha xin đợc việc Công ty xem xét thấy họ có đủ năng lực phẩm chất cho công việc…
b. Xây dựng kế hoạch tuyển mộ: Đợc quy định ở Điều 6 Chơng III Quy định về tuyển dụng lao động vào làm việc tại Công ty Cổ phần Hoá dầu Petrolimex.
Khi các giải pháp thay thế tuyển mộ tỏ ra không có hiệu quả, và việc tuyển dụng nhân viên mới là cần thiết, Công ty sẽ xem xét xây dựng kế hoạch tuyển mộ.
Hàng năm, căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, các đơn vị lập kế hoạch nhu cầu tuyển dụng lao động cùng với kế hoạch sản xuất kinh doanh theo chỉ đạo, h- ớng dẫn của Công ty.(Theo biểu mẫu số 01/KH-TDLĐ: “Kế hoạch tuyển dụng lao động năm ”…
Tại văn phòng Công ty: trên cơ sở nhu cầu bổ sung, thay thế lao động tại các Phòng nghiệp vụ, Phòng Tổ chức Hành chính lập kế hoạch tuyển dụng lao động ở Văn phòng Công ty và báo cáo Giám đốc phê duyệt. Tại các Chi nhánh, Xí nghiệp: trên cơ sở nhu cầu bổ sung, thay thế lao động tại các Phòng nghiệp vụ, Kho, Nhà máy; Giám đốc Chi nhánh, Xí nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng lao động của đơn vị và báo cáo Công ty phê duyệt.
Nội dung Kế hoạch tuyển dụng lao động ghi rõ số lao động cần bổ sung thay thế; nghề, chức danh công việc đảm nhận; thời gian tuyển dụng và hình thức hợp đồng lao động ký kết cũng nh các yêu cầu vể trình độ chuyên môn, chuyên ngành, ngoại ngữ, vi tính, giới tính, tuổi đời và các yêu cầu khác.
Xác nhận nhu cầu tuyển mộ:
Công ty xét duyệt chỉ tiêu tuyển dụng lao động cho các đơn vị theo 2 đợt trong năm vào quý 1 và quý 3 (Gồm tăng mới, số thay thế lao động nghỉ hu hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động). Các Chi nhánh, Xí nghiệp tự đánh giá và xác định nhu cầu nhân lực cho mình, và đề xuất tuyển dụng. Sau đó Phòng Tổ chức Hành chính sẽ tổng hợp các nhu cầu về tuyển dụng nhân lực lại, lập báo cáo trình Tổng giám đốc xét duyệt. Trong trờng hợp có nhu cầu bổ sung lao động đột xuất, phát sinh ngoài kế hoạch, các đơn vị báo cáo Công ty bằng văn bản; Công ty phê duyệt để các đơn vị tổ chức thực hiện.
Đối với các nhu cầu nhân lực rơi vào các vị trí lãnh đạo trong Công ty và các đơn vị, Công ty thực hiện bổ nhiệm cán bộ theo quy chế phân cấp quản lý và thực hiện công tác tổ chức cán bộ của Công ty Cổ phần Hoá dầu Petrolimex. Nguồn bổ nhiệm chủ yếu là tìm kiếm, đánh giá các nhân viên có năng lực trong Công ty, ngoài ra Công ty cũng xem xét bổ nhiệm cán bộ từ bên ngoài tổ chức là các cán bộ
từ các đơn vị khác trong ngành, đây là đặc thù của DNNN. Công ty không có hớng tuyển ngời ngoài Công ty vào các vị trí lãnh đạo quan trọng.
c. Thông báo tuyển lao động:
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng lao động của Công ty, Phòng Tổ chức Hành chính các đơn vị tổ chức thông báo tuyển dụng trên các phơng tiện thông tin đại chúng đồng thời niêm yết tại trụ sở công ty.
Nội dung thông báo tuyển dụng: căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển mộ là yêu cầu về công việc đối với ngời lao động, xuất phát từ việc phân công nhiệm vụ cán bộ công nhân viên trong phòng nên công tác phân tích công việc tơng đối đơn giản. Theo điều 7 chơng III Quy chế tuyển dụng của Công ty, nội dung thông báo tuyển mộ bao gồm các nội dung sau: Chức danh nghề, công việc; Số lợng lao động cần tuyển cho từng vị trí công việc; Trình độ chuyên môn, ngành nghề, cấp đào tạo; Hình thức hợp đồng lao động, mức lơng, thu nhập; Điều kiện làm việc khi đợc tuyển: địa điểm làm việc, thời điểm bắt đầu làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Hồ sơ dự tuyển; Thời hạn nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm tổ chức thi tuyển và các yêu cầu cần thiết khác.
Phơng pháp tuyển mộ: đối với nhu cầu về cán bộ Công ty áp dụng phơng pháp đề bạt bổ nhiệm lao động trong tổ chức cũng nh lao động ngoài tổ chức; đối với các nhu cầu về nhân lực khác, khi cần xem xét nguồn nhân sự ngoài tổ chức phơng pháp chủ yếu là cử cán bộ nhân sự trực tiếp liên lạc với các trờng đại học có đào tạo các ngành chuyên môn để tìm kiếm các sinh viên khá, để thuận tiện cho việc đào tạo nhân viên mới và đồng thời chắc chắn tìm đợc ngời có chuyên môn. Ngoài ra Công ty cũng thông báo trên báo chí hoặc trên mạng Internet nhng có hạn chế trong sử dụng để tiết kiệm thời gian lựa chọn hồ sơ.
Công ty thực hiện phân cấp quản lý: giao cho các đơn vị quyền chủ động tổ chức thi tuyển, xét tuyển lao động theo tiêu chuẩn quy định. Công ty chỉ phê duyệt ph- ơng án tuyển dụng và nhu cầu tuyển cho các Chi nhánh, Xí nghiệp.
2.2. Quy trình tuyển chọn:
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ:
Sau khi đa ra thông báo tuyển mộ, Công ty sẽ nhận hồ sơ, xem xét và lựa chọn các hồ sơ hợp lệ để báo cáo lên Ban giám đốc. Công ty nhận hồ sơ trực tiếp từ các đối tợng dự tuyển hoặc thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm có uy tín; vào sổ và cấp giấy biên nhận hồ sơ cho ngời dự tuyển trong đó ghi rõ ngày tháng nhận hồ sơ, hồ sơ bao gồm những giấy tờ gì. Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp với các đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động xem xét, đánh giá, phân loại hồ sơ, lập danh sách những ngời đủ điều kiện, tiêu chuẩn để dự thi. Sau khi sàng lọc các hồ sơ xin việc, Phòng Tổ chức Hành chính sẽ phối hợp cùng các phòng ban xây dựng đề thi và thông báo địa điểm thi, giờ thi tuyển cho các ứng viên có hồ sơ đợc lựa chọn.
Thi tuyển: các thí sinh sẽ phải tham gia một bài thi để kiểm tra trình độ. Bài thi này gồm có thi về ngoại ngữ, tin học, về kiến thức chuyên môn. Tuỳ thuộc vào vị trí công việc cần tuyển Công ty xây dựng để thi hợp lý.
Thi chuyên môn nghiệp vụ: bài thi về chuyên môn gồm 2 phần là thi viết và phỏng vấn trực tiếp. Trong bài thi viết có các bài tập kiểm tra kiến thức chuyên môn cơ bản, bài tập xử lý tình huống nghiệp vụ, bài tập trắc nghiệm…
Bài thi ngoại ngữ gồm bài dịch thuật, thi viết và thi nói;
Bài thi tin học kiểm tra mức độ sử dụng thành thạo tin học văn phòng và hiểu biết về phần cứng, lập trình, mạng…
Kiểm tra kiến thức xã hội, kỹ năng giao tiếp, quan điểm cá nhân, truyền thống gia đình, ngoại hình, điều kiện kinh tế…
Kiểm tra trình độ tay nghề ( Đối với lao động là công nhân trực tiếp): Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp với Phòng kỹ thuật, Trởng kho, Giám đốc nhà máy và một số công nhân tay nghề cao thực hiện kiểm tra trực tiếp cả về lý thuyết và thực hành.
Phỏng vấn: Công ty thực hiện theo hình thức phỏng vấn hội đồng. Nội dung của phỏng vấn gồm phỏng vấn về kiến thức chuyên môn đợc đào tạo, kiểm tra khả năng và mức độ kinh nghiệm trong chuyên môn, nghiệp vụ; phỏng vấn để kiểm tra kỹ năng nghe nói hiểu ngoại ngữ của ứng viên…
Hai hình thức phỏng vấn và thi có thể đợc đảo lộn thứ tự thực hiện tuỳ điều kiện và hoàn cảnh cụ thể.
Sau khi tổ chức thi tuyển, hội đồng thi tuyển sẽ tổng hợp và xem xét các kết quả. Căn cứ vào barem, Hội đồng thi tuyển sẽ cho điểm các ứng viên và lựa chọn các ứng viên cho công việc dựa trên thứ tự ngời có số điểm thi cao nhất cho đến khi đủ số lao động cần tuyển dụng.
Hội đồng thi tuyển sẽ tổ chức chấm điểm cho các ứng viên dựa trên barem điểm để từ đó tổng hợp và đánh giá kết quả theo các mức “Khả năng đáp ứng công việc”, “Có khả năng đáp ứng công việc”, “Khả năng đáp ứng công việc yếu” và “Không có khả năng đáp ứng công việc”.
Căn cứ vào kết quả đánh giá mà Hội đồng thi tuyển đa ra, Phòng Tổ chức Hành chính đề xuất Tổng giám đốc Công ty, Giám đốc chi nhánh, Xí nghiệp phê duyệt. Sau đó Phòng Tổ chức Hành chính Công ty gửi giấy thông báo trúng tuyển và chuẩn bị kí hợp đồng thử việc đối với ngời lao động, đồng thời thông báo cho các trờng hợp không trúng tuyển biết.
Về nguyên tắc ngời lao động trúng tuyển vào làm việc tại các đơn vị trong Công ty phải qua thời gian thử việc, hết hạn thử việc, nếu nhân viên đó đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ sẽ đợc tiếp nhận chính thức. Công ty ký hợp đồng thử việc đối với ngời lao động, theo quy định thì thời gian thử việc của lao động gián tiếp là 60 ngày, đối với lao động trực tiếp là 30 ngày. Hết thời hạn thử việc ngời lao động viết bản tự nhận xét, đánh giá kết quả công việc có xác nhận, đánh giá của đơn vị trực tiếp theo dõi gửi về phòng Tổ chức Hành chính. Phòng Tổ chức Hành chính sẽ căn cứ kết quả thử việc của ngời lao động, lập báo cáo đề xuất Tổng giám đốc/ Giám
đốc Chi nhánh, Xí nghiệp tiếp nhận và ký kết hợp đồng chính thức đối với những trờng hợp đạt yêu cầu.
Ký hợp đồng lao động chính thức với ngời lao động, lập hồ sơ nhân sự và thực hiện các chế độ, chính sách cho ngời lao động nh cấp sổ lao động, sổ Bảo hiểm xã hội hoặc theo dõi, cập nhật vào sổ đã có trong hồ sơ theo quy định của Bộ luật lao động. Trong trờng hợp ngời lao động không đợc tuyển do không đạt yêu cầu khi thử việc thì tổ chức chấm dứt hợp đồng thử việc và trả lại hồ sơ tuyển dụng.
Các đơn vị đợc bổ sung lao động có trách nhiệm bố trí công việc cho ngời lao động và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
Đối với các cán bộ lãnh đạo đợc đề xuất bổ nhiệm, Công ty thực hiện đánh giá tín nhiệm trớc khi đa ra quyết định bổ nhiệm. Dựa trên kết quả đánh giá tín nhiệm thu đợc và ý kiến tham gia góp ý của cấp uỷ Đảng, tập thể lãnh đạo thảo luận, nhận xét, đánh giá, biểu quyết nhân sự và làm tờ trình đề nghị cấp trên bổ nhiệm.
Đánh giá hiệu quả công tác tuyển mộ, tuyển chọn: Căn cứ vào báo cáo thử việc của ngời lao động, báo cáo công việc của ngời lao động Công ty sẽ đánh giá đợc năng lực của ngời lao động và quyết định có tiếp tục ký hợp đồng hay không. Ngoài ra Công ty còn thực hiện đánh giá thực hiện công việc 6 tháng/lần để đánh giá ngời lao độngBên cạnh đó báo cáo tổng hợp của phòng Tổ chức Hành chính do Trởng phòng làm sẽ đánh giá kết quả tuyển dụng của Công ty. Đồng thời xem xét lại nhu cầu tuyển dụng của các phòng, ban, đơn vị phản ánh hiệu quả tuyển dụng Nhìn chung công tác đánh giá hiệu quả tuyển mộ, tuyển chọn của Công ty… gắn liền với công tác tổ chức cán bộ và đánh giá cán bộ.