II. Đặc điểm cơ cấu tổ chức
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
2.7. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng tài chính đầu t:
Tài chính là nguồn lực quan trọng của bất kỳ một tổ chức nào. Tài chính có vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mới diễn ra một cách nhịp nhàng.
Với chức năng của mình đó là : Điều hành công tác tài chính, dự án đầu t và mua sắm thiết bị, quyết định và hớng dẫn chỉ đạo về pháp lý đầu t và pháp lý tài chính, nghiên cứu cơ hội đầu t, lập kế hoạch đầu t, xây dựng chơng trình đầu t cụ thể Phòng tài chính đầu t… giúp cho công ty quản lý về mặt tài chính, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến đầu t, tìm ra những cơ hội đầu t mới, quản lý tài chính đầu t tốt góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của sản xuất kinh doanh, tìm ra nhiều cơ hội đầu t tức là tạo ra sự ổn định về việc làm và thu nhập cho ngời lao động. Nhằm thoả mãn nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần cho ngời lao động.
Với chức năng, nhiệm vụ đó là quản lý, xây dựng các biện pháp thi công các dự án, đảm bảo an toàn lao động, giám sát kỹ thuật, chất lợng công trình, tiến độ thi công, khối lợng dự án, định mức thi công. Điều đó tạo ra tâm lý yên tâm cho ngời lao động khi tham gia làm việc tại các dự án, đảm bảo công trình hoạt động đúng tiến độ, đảm bảo chất lợng, kỹ thuật của công trình, điều đó dẫn đến tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng, thu hút đợc nhiều hợp đồng mới. Với những chức năng đó có tác động gián tiếp tới công tác tạo động lực cho ngời lao động.
2.9. Chức năng, nhiệm vụ Phòng hành chính:
- Quản lý điều hành công tác văn th, văn bản nhằm đảm bảo thông tin phục vụ kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động . Điều đó làm thoả mãn nhu cầu trao đổi thông tin cần thiết cho ngời lao động, ngời lao động thoả mãn với công việc hơn nếu những thông tin cập nhật đến với họ kịp thời,
- Mua và quản lý thiết bị văn phòng, quản lý đồ dùng và tài sản phục vụ cho cán bộ công nhân viên làm việc, bảo vệ trật tự trị an, đảm bảo an toàn tuyệt đối các khu làm việc của văn phòng. Nh vậy ngời lao động có thể yên tâm làm việc mà không bị chi phối bởi những mất trật tự bên ngoài. Tạo ra môi trờng làm việc an toàn cho ngời lao động có ảnh hởng rất lớn đến tâm lý ngời lao động, nó không chỉ ngăn chặn sự nghi ngờ lẫn nhau giữa các thành viên gây mất đoàn kết, ảnh hởng đến công tác tạo động lực mà nó còn thoả mãn nhu cầu an ninh, an toàn của con ngời.
- Quản lý duy trì tổ chức tốt bếp ăn phục vụ cho cán bộ công nhân viên khối văn phòng, thực hiện các hoạt động đón tiếp khách, hiếu hỉ, chuẩn bị chu đáo cho các cuộc hội nghị…
Với những chức năng đó của phòng hành chính, đảm bảo cho ngời lao động có đầy đủ sức khoẻ để làm việc, thoả mãn nhu cầu an ninh, an toàn nơi công sở, tạo cho ngời lao động tâm lý yên tâm khi làm việc, mặt khác việc phục vụ nhanh chóng các thông tin cho ngời lao động giúp họ giải quyết công việc
một cách nhanh hơn, tạo ra hiệu quả hoạt động cao của ngời lao động. Kích thích ngời lao động hăng say làm việc.
2.10. Chức năng, nhiệm vụ phòng Kế toán tài chính:
Với chức năng quản lý các khoản chi phí, cân đối ngân quỹ, thiết lập các kênh cung cấp tài chính, đảm bảo nguồn tài chính của công ty đợc ổn định, đảm bảo thu chi tài chính hợp lý. Trên cơ sở các số liệu phát sinh trong hoạt động thu chi để điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn hiện tại và t- ơng lai, nhằm đảm bảo doanh nghiệp làm ăn có lãi, tài chính của công ty không bị thất thu. Khi doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, tạo ra sự ổn định về thu nhập cho ngời lao động, kích thích ngời lao động hăng hái làm việc, gắn bó với doanh nghiệp.
2.11. Chức năng, nhiệm vụ phòng Công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là lĩnh vực không thể thiếu trong nền kinh tế phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc giúp cho việc giải quyết công việc diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Với chức năng, nhiệm vụ của phòng công nghệ thông tin đó là quản lý toàn bộ hệ thống tin học, sửa chữa và mua sắm hệ thống máy tính, cài đặt và hớng dẫn sử dụng phần mền đáp ứng một cách nhanh chóng nhu cầu làm việc của các thành viên, góp phần vào việc nâng cao hiệu suất hoạt động của ngời lao động. Ngời lao động sẽ đợc cung cấp thiết bị làm việc hiện đại nhất, đáp ứng nhu cầu phát triển mỗi thành viên, nâng cao năng suất của ngời lao động. Điều đó ảnh hởng rất lớn đến động lực lao động của ngời lao động trong công ty.
2.12. Các công ty thành viên:
- Quản lý, điều hành các chi nhánh và các dự án trực thuộc.
- Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ lên Ban giám đốc và Hội đồng quản trị - Giám đốc các công ty thành viên quyết định việc thành lập, tổ chức lại, sát nhập, giải thể các phòng ban, các đơn vị trực thuộc công ty thành viên
- Kiểm tra, giám sát các chi nhánh và các dự án trực thuộc công ty mình. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, mỗi công ty thành viên sẽ chịu trách nhiệm về các lĩnh vực riêng, tạo lên sự chuyên môn hoá trong công việc, nâng
cao hiệu quả hoạt động của các lĩnh vực sản xuất của công ty. Điều đó tác động đến động lực lao động của các thành viên.
Các chi nhánh theo dõi tiến độ thi công của các dự án trực thuộc
* Nhận xét :
Cơ cấu tổ chức đợc thiết kế gọn nhẹ, quy mô và rõ ràng. Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức, ngời lao động có thể mờng tợng khái quát về cách thức hoạt động của công ty. Điều đó giúp cho ngời lao động nhanh chóng hoà đồng vào các hoạt động của công ty, mang lại cho ngời lao động cảm giác làm chủ công ty vì họ có thể hiểu rõ về nó. Các phòng ban đợc phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu phát triển của công ty. Với chức năng, nhiệm vụ đó, mỗi bộ phận chức năng có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến sự thoả mãn nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần của mỗi thành viên, do đó nó có ảnh hởng đến động lực lao động của họ.
Do tổ chức bộ máy đợc thiết lập theo mô hình trực tuyến, nên mọi chính sách đều do cấp quản lý cao nhất quyết định, nhằm thực hiện quyền lực tập trung, tạo ra sự thống nhất trong cách thức hoạt động. Ngời lao động đợd làm việc theo đúng chuyên môn, năng lực, làm tăng hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên với mô hình trực tuyến, các phòng ban chỉ làm công tác tham mu, cố vấn và thực hiện, do đó nhiều khi hoạt động của các phòng ban bị hạn chế trong khuôn khổ. Thực tế cho thấy rằng Ban giám đốc cha thực sự quan tâm và hiểu hết về tạo động lực cho ngời lao động do đó phòng tổ chức lao động tiền lơng cũng bị hạn chế trong việc tạo động lực cho ngời lao động.
III. Đặc điểm về đội ngũ lao động
Cùng với việc đầu t trang thiết bị hiện đại, Cavico Việt nam cũng đặc biệt chú trọng đội ngũ lao động của mình. Tính đến hết ngày 25/12/2003 lao động toàn công ty là 1342 ngời, tăng 426 ngời so với đầu năm, tơng đơng với 47%. Trong đó lao động nữ là 81 ngời chiếm 6% tổng số lao động, lao động nam chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, chiếm tới 94 %. Điều này hoàn toàn phù hợp với tính chất công việc của công ty. Do tính chất công việc là lao động nặng nhọc độc hại, bởi vậy công ty cũng đã có những chính sách u đãi
đối với việc bố trí sắp xếp công việc cho lao động nữ, lao động nữ hầu hết là làm việc tại các văn phòng. Điều đó khích lệ rất lớn về mặt tinh thần đối với lao động nữ trong công ty.
Để tìm hiểu về đặc điểm của đội ngũ lao động của công ty ta lần lợt xét
Cơ cấu lao động theo độ tuổi
Bảng 2 : Độ tuổi lao động trong công ty Cavico Việt nam
Chỉ tiêu Độ tuổi lao động Từ 18-35 Từ 35-45 Từ 45-60 Chung Số lợng (ngời) Tỷ trọng % Số lợng ( ngời) Tỷ trọng % Số lợng ( ngời) Tỷ trọng % Số lợng ( ngời) Tỷ trọng % I. Tổng số 588 43,8% 467 34,8% 287 21,4% 1342 100% II. Trình độ Đại học, cao đẳng, và sau đại học 146 112 48 306 22,8% Trung cấp 68 56 46 170 12,7% Công nhân kỹ thuật 216 196 132 544 40,5% Lao động phổ thông 158 103 61 322 24% Nguồn : Phòng TC_LĐTL
Ta có thể thấy lực lợng lao động trẻ của công ty chiếm tỷ trọng rất lớn, chiếm tới gần 44 % tổng số lao động, lao động dới 18 tuổi hầu nh không có. Số ngời có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tới 22,8% tổng số lao động của công ty. Điều này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm tính chất hoạt động của công ty. Vì là công ty xây dựng, do đó đòi hỏi lao động không chỉ có trí tuệ mà nó đòi hỏi phải có sức khỏe. Bên cạnh đó tỷ lệ lao động có độ tuổi từ 45- 60
tuổi chiếm tỷ lệ là 24,1% đây là đội ngũ lao động có nhiều kinh nghiệm, bổ sung kinh nghiệm thực tế cho đội ngũ lao động trẻ. Sự kết hợp giữa lao động trẻ và đội ngũ lao động có nhiều kinh nghiệm tạo lên sức mạnh cho đội ngũ lao động của Cavico Việt Nam trong hiện tại và tơng lai. Lực lợng lao động trẻ là những ngời có nhiều nhiệt huyết, hoài bão, năng động, có khả năng tiếp thu khoa học kỹ thuật nhanh chóng. Trong số 588 lao động ở độ tuổi từ 18 – 35 tuổi thì số lao động có trình độ cao đẳng trở lên chiếm tới 146 ngời tơng đơng với 24,8% lao động trong độ tuổi từ 18-35 tuổi. Điều này cho thấy đội ngũ lao động quản lý của công ty đã đợc trẻ hoá, đây là những ngời có trí tuệ, có hoài bão, nhiệt tình với công việc, là những ngời dám nghĩ dám làm, và là những ng- ời có đủ sức khoẻ để thực hiện hoài bão của mình. Với nhiệt huyết và hoài bão của tuổi trẻ, tạo ra bầu không khí làm việc năng động, nhiệt tình, hợp tác và cạnh tranh lành mạnh trong toàn công ty. Nó sẽ kích thích tinh thần hăng say lao động, ý thức tự học hỏi của các thành viên trong công ty để có thể nâng cao năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của mình. Đây là điểm thuận lợi đối với công tác tạo động lực lao động. Tuy nhiên đối với đội ngũ lao động này thì nhu cầu vật chất và tinh thần rất lớn ngoài tiền lơng cao họ mong muốn đợc tận dụng hết năng lực của mình vào sản xuất, học hỏi, giao tiếp, nhu cầu khẳng định mình rất cao...Do đó công ty phải có những biện pháp thích hợp để đáp ứng những nhu cầu đó.
Nếu tạo động lực tốt sẽ tạo ra bầu không khí hợp tác và cạnh tranh lành mạnh trong toàn công ty.
Cơ cấu lao động theo chức năng:
Nếu phân chia lao động của công ty ra thành 2 loại là lao động trực tiếp và lao động quản lý ta có : Tính đến thời điểm ngày 25 tháng 3 năm 2004 số lao động trong toàn công ty là 1359 ngời, trong đó lao động trực tiếp là 957 ngời t- ơng đơng với 70,4% lao động toàn công ty, lao động quản lý là 402 ngời tơng đ- ơng với 29,6%. Đối với một doanh nghiệp sản xuất đơn thuần thì tỷ lệ này có phần cha hợp lý, số lao động quản lý tơng đối lớn, tỷ lệ hợp lý thờng là 1 lao động quản lý tơng ứng với 8 hoặc 9 lao động trực tiếp. Vì lao động trực tiếp là
những ngời trực tiếp tạo ra sản phẩm, do đó nếu số lao động quản lý càng ít thì chi phí cho bộ máy quản lý càng đỡ tốn kém, dẫn đến tiết kiệm đợc chi phí không cần thiết, hiệu quả hoạt động cao, làm tăng tiền lơng bình quân của ngời lao động. Tuy nhiên, ta thấy rằng tỷ lệ lao động quản lý và lao động trực tiếp của công ty vẫn nằm trong giới hạn cho phép vì công ty không chỉ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đơn thuần mà nó còn hoạt động trong lĩnh vực thơng mại và dịch vụ. Với tỷ lệ lao động quản lý và lao động gián tiếp của công ty, đảm bảo tiết kiệm đợc chi phí cho bộ máy quản lý mà hiệu quả hoạt động vẫn cao, góp phần làm tăng tiền lơng bình quân của công ty qua các năm. Điều đó làm tăng sự thoả mãn của ngời lao động đối với công việc, kích thích ngời lao động hăng hái làm việc, nâng cao năng suất hoạt động của mỗi cá nhân.
Cơ cấu lao động theo bậc thợ của công nhân trực tiếp sản xuất:
Tính đến thời điểm ngày 25 tháng 12 năm 2003 số lao động trực tiếp của công ty là 950 ngời. Nếu phân theo cấp bậc công việc ta có cơ cấu lao động theo bậc thợ của ngời lao động trong công ty nh sau:
Bảng 3 : Cơ cấu lao động theo bậc thợ
Bậc 2/7 3/7 4/7 5/7 6/7 7/7 Tổng
Số lợng ngời 207 363 273 67 19 15 950
Tỷ trọng 21,9% 38,45% 28,92% 7,1% 2,0% 1,63% 100%
Nguồn: Phòng TC_LĐTL
Ta thấy: Số lợng công nhân thợ bậc cao cha nhiều, thợ bậc 2/7 chiếm tỷ lệ tơng đối lớn, chiếm tới 21,9 %. Số lao động bậc 3/7 chiếm tới 38,45%, bậc 4/7 chiếm 28,92%. Nh vậy, ta thấy lao động bậc thấp chiếm đại đa số, điều này làm giảm hiệu quả sử dụng của hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hởng đến công tác tạo động lực lao động cho ngời lao động. Để tăng hiệu quả sử dụng máy móc, thiết bị hiện đại, tận dụng hết công suất của nó và để tạo động lực cho ng- ời lao động, đòi hỏi các nhà quản lý cần quan tâm hơn nữa tới việc đào tạo bồi dỡng, nâng cao tay nghề cho ngời lao động.
Bảng 4: bảng theo dõi hợp đồng lao động đến 25/12/2003 TT Diễn giải năm 2002 Năm 2003 Số lợng (ng- ời) Tỷ lệ (%) Số lợng (ngời) Tỷ lệ (%) 1 HĐLĐ vô thời hạn 14 1,4% 15 1,1% 2 HĐLĐ dài hạn 202 20,2% 402 30,0% 3 HĐLĐ ngắn hạn 623 62,3% 547 40,8% 4 HĐLĐ thời vụ 142 14,2% 349 26,0% 5 HĐLĐ phối thuộc 19 1,9% 29 2,1% Tổng cộng 1000 100% 1342 100% Nguồn : Phòng TCLĐ_TL
Theo bảng trên ta thấy: Số hợp đồng dài hạn tăng từ 20,2 % năm 2002 lên 30 % năm 2003, đồng thời hợp đồng ngắn hạn có xu hớng giảm đi. Điều này tạo ra sự thoả mãn về tinh thần cho ngời lao động, kích thích tâm lý ngời lao động hăng hái làm việc với mong muốn đợc ký kết hợp đồng dài hạn với công ty. Thông thờng ngời lao động khi tham gia ký kết hợp đồng lao động, họ thờng mong muốn đợc ký hợp đồng dài hạn, vì khi đó việc làm và thu nhập của họ ổn định hơn, họ đợc hởng nhiều u đãi hơn. Tạo ra sự thoả mãn không chỉ về nhu cầu vật chất mà còn về nhu cầu tinh thần cho ngời lao động, điều đó có ảnh h-