II. Triển khai chơng trình 6 Sigma.
4.Quy trình triển khai áp dụng 6 Sigma
Để có thể khai thác đợc lợi ích từ 6 Sigma một cách triệt để thì Sở giao dịch khi áp dụng nó nên sử dụng tối đa và linh hoạt sự kết hợp các công cụ chuyên dụng của 6 Sigma. Nhng trớc hết để có thể triển khai thành công chơng trình này cần phải xây dựng cho nó một quy trình áp dụng cụ thể và đồng thời tiến hành công tác đào tạo các nhân viên để họ có thể hiểu đợc và triển khai áp dụng chơng trình này.
Theo kinh nghiệm của các công ty đi trớc thì việc triển khai 6 Sigma đợc thực hiện theo các bớc sau:
* Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn chúng ta dành thời gian nghiên cứu
về 6 Sigma, xem xét tính cần thiết của 6 Sigma đối với tổ chức của mình và tiến hành đào tạo nhân lực. Cần đào tạo một số Đai đen trong tổ chức của mình để làm nòng cốt cho hoạt động cải tiến. Cũng cần phải dự kiến các nhân lực tham gia vào dự án cải tiến, phân công ngời phụ trách, các thành viên dự án.
* Giai đoạn triển khai: Trong giai đoạn này chúng ta sẽ áp dụng nguyên tắc
DMAIC ( DEFINE – MEASURE – ANALYSE – IMPROVE – CONTROL) để thực hành cải tiến.
- Bớc 1: Đánh giá thực trạng: Xem xét toàn bộ hệ thống kinh doanh sản xuất xem có đáp ứng đợc các yêu cầu của khách hàng không? Cần xác định chính xác các yêu cầu đối với sản phẩm là gì? Mức độ chất lợng cho từng qúa trình và sản phẩm
nh thế nào( mấy Sigma)? Từ đây chúng ta sẽ lựa chọn các khu vực trọng điểm để bắt đầu triển khai các nỗ lực.
- Bớc 2: Phân tích nguyên nhân các vẫn đề để tìm các nguyên nhân gốc rễ gây ra sự bất hợp lý, bất ổn định trong quá trình.
- Bớc 3: Dựa trên các kết quả phân tích chúng ta xây dựng các giải pháp để khắc phục các vẫn đề. Các giải pháp này phải đợc kiểm nghiệm chặt chẽ để không gây ra các hiệu quả tiêu cực. Thông thờng nếu cố gắng cải tiến quá trình chúng ta sẽ đạt đợc mức chất lợng ở mức 3-4 Sigma. Sauđó thì thật khó cải tiến nữa vì muốn đạt đợc hệ số cao hơn thì ta phải thiết kế lại toàn bộ quá trình kinh doanh với các công nghệ mới, phơng tiện sản xuất mới và thậm chí với những con ngời mới.
- Bớc 4: Các giải pháp đợc triển khai để khắc phục các lỗi chất lợng hay các điểm bất hợp lý. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm các giải pháp này phải đợc kiểm tra theo dõi chặt chẽ và nếu cần thì phải có những bổ sung mới.
- Bớc 5: Với các giải pháp hợp lý đã đợc kiểm nghiệm. Chúng ta tiêu chuẩn hoá chúng, biến thành các quy trình hớng dẫn của hệ thống quản lý. Hớng dẫn phơng pháp mới đối với những ngời vận hành và theo dõi kiểm tra để đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống.
3.1. Tính mức chất lợng của quy trình hiện tại ( Mấy Sigma).
Việc tính toán xem quy trình hiện tại đạt bao nhiêu Sigma sẽ chỉ ra cho ta số l- ợng biến động tác động vào một công việc hay một quá trình. Qua đó ta có thể đánh giá đợc mức chất lợng của quy trình hiện tại là nh thế nào. Muốn tính toán hệ số Sigma của một công việc, một quá trình hay một công ty chúng ta phải tính các yếu tố:
- Kết quả hoạt động của công việc hay quá trình, thông qua chất lợng sản phẩm. Một giá trị tiêu biểu mà chúng ta thờng tính đó là số khuyết tật của quá trình. Đó là tập hợp các khuyết tật xảy ra trong toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối, bao gồm các sản phẩm h hỏng, phế liệu, phế phẩm hỏng do KCS phát hiện, sản phẩm do khách hàng trả lại.
- Độ phức tạp của quá trình: Đợc đánh giá qua số cơ hội mà quá trình có thể gây ra các điểm không phù hợp với từng yêu cầu cụ thể của khách hàng hay tiêu chuẩn mà quy trình đặt ra.
Hệ số Sigma sẽ đợc tính dựa trên số khuýêt tật xảy ra trên một triệu cơ hội, gọi tắt là DPMO (Defect per Million Opportunity):
DPMO =
BA*1.000.000 A*1.000.000
Ví dụ : áp dụng ta tính hệ số Sigma của quy trình cho vay hiện tại ở Sở giao dịch: Thông qua lấy số liệu từ cuộc kiểm tra của phòngkiểm toán nội bộ đối với hoạt động cho vay trong năm qua ta có: Qua kiểm tra 70 bộ hồ sơ cho vay vốn ta xác định đợc các lỗi xảy ra trong mỗi bớc của quy trình tín dụng hiện tại nh sau:
* Số cơ hội xảy ra lỗi đợc tính bằng: yêu cầu chất lợng cần phải đạt đợc (tiêu chuẩn) ở mỗi bớc của quy trình cho vay:
- Bớc 1: Hớng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, kiểm tra tính đầy đủ và tiếp nhận hồ sơ. Tiêu chuẩn: Thủ tục đơn giản, thái độ lịch sự, thời gian tiếp nhận không quá 2 ngày
- Bớc 2: Thẩm định hiệu quả và khả năng trả nợ. Tiêu chuẩn: Thời gian thẩm định phù hợp quy định, nội dung thẩm định đủ đúng trình tự
- Bớc 3: Quyết định cho vay. Tiêu chuẩn: Phù hợp quy định về thời gian, quyết định chính xác
- Bớc 4: Giải ngân , kiểm tra giám sát. Tiêu chuẩn: Phù hợp thời gian, phù hợp trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác về số lợng
- Bớc 5: Thu nợ, thu lãi, phí và xử lý phát sinh. Tiêu chuẩn : đúng kỳ hạn, đúng các điều kiện nội dung quy định
- Bớc 6: Thanh lý hợp đồng tín dụng. Tiêu chuẩn: phù hợp vớihạn nợ trong hợp