E Kết quả thẩm định sai 7 88 7,7 96,7
F Quyết định cho vay không đúng hạn mức 3 91 3,3 100
Tổng cộng 91 100
Biểu đồ pareto về các sai lỗi
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 A B C D E F
Tên sai lỗi
Số
s
ai
lỗ
i
Từ biểu đồ Pareto ta có thể thấy đợc tỷ lệ mắc lỗi loại A là chiếm tỷ trọng lớn nhất hay lỗi sai sót về hồ sơ tín dụng là chiếm tỷ lệ cao nhất. Vậy cần tập trung mọi hành động để u tiên giải quyết vấn đề này trớc.
3.4. Phân tích loại, tác động và hình thức sai lỗi ( FAILURE MODES AND
Tỷ lệ % lỗi tích luỹ Số sai lỗi
Có thể phân tích các hàng hoá và dịch vụ để xác định các loại hỏng có khả năng xảy ra, tác động của chúngtới mọi mặt thể hiện và hoạt động của hàng hoá và sự vận hành của hệ thống dịch vụ. Phân tích loại hỏng và tác động của nó (FMEA) là nghiên cứu những tình trạng hỏng tiềm năng và tác động của chúng. Việc phân tích những phơng thức xảy ra sai lỗi và ảnh hởng của chúng là một hình thức để xác định và phân loại theo thứ tự u tiên đối với các vấn đề tiềm tàng. Bằng cách tiến hành các hoạt động dựa vào công cụ FMEA, một nhà quản lý, một đội cải tiến, hoặc ngời phụ trách quá trình có thể tập trung vào các kế hoạch ngăn ngừa, giám sát v à ứng phó đối với nơi có nhiều rủi ro nhất nh trong lĩnh vực cho vay tín dụng của các ngân hàng. Về mặt định nghĩa thì một FMEA bao gồm:
- Hình thức sai lỗi: Có thể hiểu là cách mà sản phẩm hay quá trình không đáp ứng đợc các yêu cầu. Thờng đợc hiểu nh là các khuyết tật.
- Tác động sai lỗi: Có thể hiểu là ảnh hởng của sai lỗi đến khách hàng ( gồm khách hàng bên trong và ngoài tổ chức) nếu nh nó không đợc ngăn chặn kịp thời.
- Nguyên nhân: Có thể hiểu là nguồn gốc gây ra sai lỗi, thờng do các biến động tác động vào quá trình.
FMEA có hai ứng dụng:
- FMEA thiết kế: Sử dụng trong phân tích các phần tử thiết kế. Tại đây ngời ta tập trung vào các tác động sai lỗi liên quan đến các chức năng của các phần tử trong thiết kế.
- FMEA quá trình: Đợc sử dụng để phân tích các chức năng của quá trình. Tại đây ngời ta tập trung vào các sai lỗi gây ra các khuyết tật lên sản phẩm.
Các FMEA có thể đợc thiết kế áp dụng cho bất kỳ một phân hệ nhỏ trong một qúa trình.
Các bớc tiến hành thực hiện FMEA.
Bớc 2. Liệt kê các vấn đề có thể này sinh (phơng thức xảy ra sai lỗi). Câu hỏi cơ bản là cái gì có thể xảy ra?.
Bớc 3. ghi ra tác động của mỗi loại hỏng có thể xảy ra đối với mỗi cấu phần. Bớc 4. Liệt kê các nguyên nhân gây ra đối với mỗi loại sai hỏng.
Bớc 5. Đánh giá vấn đề theo tính nghiêm trọng, khả năng xảy ra và khả năng có thể xác định. Sử dụng một thang điểm từ 1- 10 và cho điểm với từng vấn đề tiềm tàng.
Bớc 6. Tính hệ số u tiên rủi ro – PRN (Risk Priority Number). Nó đợc tính dựa theo các hệ số sau:
- Mức độ nghiêm trọng (Severity – SEV): chỉ ra mức độ ảnh hởng hay tác đọng của sai lỗi đến khách hàng.
- Khả năng xuất hiện (Occurrence – OCC): chỉ ra khả năng xuất hiện của các nguyên nhân gây các sai lỗi.
- Khả năng phát hiện (Detection – DET): chỉ ra khả năng hệ thống phát hiện ra nguyên nhân của sai lỗi nếu nó xảy ra.
Phiếu này có thể đợc sử dụng kèm với sơ đồ nhân quả, sau khi xác định đợc các nguyên nhân có thể gây ra sai lỗi của mỗi sai hỏng ta có thể cho điểm đánh giá từng nguyên nhân và từ đó u tiên vấn đề cần giải giải quyết. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoạt động tín dụng là hoạt động dịch vụ thờng gặp rất nhiều rủi ro, trong mỗi bớc của quá trình cho vay đều có thể gây ra các lỗi mà nó làm ảnh hởng tới chất lợng của việc cung cấp dịch vụ này. Chính vì vậy đối với mỗi bớc trong quá trình cho vay ta có thể lập đợc một FMEA riêng, nhằm để phát hiện và loại trừ các sai lỗi đáng tiếc có thể xảy ra cho Sở giao dịch. và
3.5. Chống sai lỗi ( POKA YOKE).–
Công cụ chống sai lỗi là một trong những công cụ đợc 6 Sigma sử dụng với mục đích nhằm vào việc phát hiện và khắc phục các sai lỗi trớc khi chúng trở thành lỗi sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Nó đặc biệt quan tâm tới một mối nguy cơ xuyên suốt bất kỳ quá trình nào: lỗi do con ngời gây ra.
Quá trình chức năng
Loại sai lỗi khả dĩ
Tác động của sai lỗi Nguyên nhân gây ra sai lỗi
Mức độ nghiêm trọng SEV Mức độ xuất hiện OCC Cơ chế phát hiện DET RPN Hành động khắc phục Hoàn thiện các điều kiện trớc khi giải ngân Định giá sai tài sản cầm cố thế chấp
Cho vay không đúng mức quy định CBTD và bộ phận thu thập thông tin Tăng cờng công tác thu thập thông tin Hớng dẫn khách hàng điền thiếu các khoản trong hợp đồng CBTD Tăng cờng công tác kiểm tra Cha đăng ký hợp đồng bảo đảm tiền vay tại cơ quan nhà nớc có thẩm quyền Thiếu căn cứ pháp luật để xử lý khi có phát sinh xảy ra CBTD Nh trên Bàn giao hồ sơ thiếu Phòng tín dụng và phòng liên quan Nh trên Giải ngân
Kiểm tra căn cứ giải ngân thiếu Nh trên Không theo dõi quá trình giải ngân Giải ngân thiếu Khiếu nại khách hàng Cán bộ kế toán
Chức năng của công cụ chống sai lỗi chính là: Phát hiện các lỗi, sự cố; khắc phục các lỗi sự cố và ngăn ngừa các lỗi sự cố.
Trình tự xây dựng phơng pháp và công cụ chống sai lỗi:
Bớc 1: Xác định các lỗi có thể xảy ra ngay cả khi đã có các hành động phòng ngừa. Xem xét lại mỗi bớc trong quá trình đang làm đồng thời đặt ra câu hỏi “trong bớc này lỗi nào có khả năng xảy ra nhất, lỗi do con ngời hay do lỗi thiết bị ?”.
Bớc 2: Quyết định một phơng thức phát hiện ra một lỗi hay sự cố máy móc có thể xảy ra hoặc sắp xảy ra.
Bớc 3: Xác định và lựa chọn hành động phù hợp khi sai lỗi bị phát hiện. “ Thiết bị chống sai lỗi” bao gồm các cơ cấu cơ bản sau:
- Kiểm soát: Một hành động có thể tự khắc phục lỗi quá trình.
- Dừng hệ thống: Một quy trình hoặc thiết bị ngăn chặn hoặc chấm dứt quá trình khi có lỗi xảy ra.
- Cảnh báo: Báo động cho những ngời liên quan đến công việc khi có một sai lỗi xảy ra.
Ví dụ: Sử dụng công cụ chống sai lỗi trong bớc giải ngân: Do trong khi giải ngân có thể mắc phải các lỗi: Quên không ghi ngày giải ngân, số hiệu Ta có thể… xây dựng các giải pháp khắc phục nh sau:
Do việc điền các thông tin vào chứng từ giải ngân đều đợc làm trên máy do đó có thể thiết kế chứng từ mầu và nếu thông tin nào đợc điền sẽ chuyển mầu sáng. Khi đó sẽ làm cho nhân viên kế toán không bị bỏ sót thông tin.