Công ty cổ phần Viglacera Xuân Hoà hoạt động dựa trên luật doanh nghiệp, cơ quan có quyền lực cao nhất là Đại hội cổ đông. Đại hội cổ đông bầu ra các thành viên của Hội đồng quản trị và Chủ tịch Hội đồng quản trị. Do đặc thù riêng, nhà máy không nằm trên cùng một địa bàn, chính vì vậy cơ cấu tổ chức các phòng ban được bố trí hợp lý để đảm bảo phục vụ cho sản xuất được ổn định liên tục trên cơ sở tinh giản bộ máy gián tiếp một cách tối đa. Theo mô hình dưới đây các phòng ban sẽ giúp cho Ban giám đốc Công ty có quyết định đúng đắn tại mọi địa điểm, đưa doanh nghiệp đi lên phù hợp nền kinh tế thị trường hiện nay.
Căn cứ vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình, các phòng ban được sắp xếp theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 3.1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ CÔNG TY ( Phần phụ lục 11)
Chức năng từng bộ phận: * HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ:
- Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có
toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Hội đồng quản trị của Công ty dự kiến gồm 05 người do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng quản trị tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc: có trách nhiệm trực tiếp trước HĐQT
về tình hình Công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban thực hiện kế hoạch và chiến lược mà Công ty đề ra. Trên cơ sở đó xét duyệt và xây dựng kế hoạch chỉ tiêu cụ thể.
Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc công ty nếu Điều lệ công ty.
*BAN GIÁM ĐỐC
- Phó giám đốc: giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý, kinh
doanh tiêu thụ sản phẩm. Phó Giám Đốc Phụ trách sản xuất kinh doanh, là người trợ giúp cùng điều hành chung mọi hoạt động của Công ty và là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật theo đúng tiêu chuẩn nhất định giúp Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của
công ty theo sự phân công của Giám đốc, chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Phó Giám đốc sẽ theo ủy quyền bằng văn bản của Giám đốc phân công công việc sao cho hợp lí nhất và sẽ báo cáo lại những công việc đã giải quyết với giám đốc.
* PHÒNG TỔ CHỨC:
- Phòng tổ chức - hành chính: là sự sát nhập của hai phòng: Phòng tổ
chức lao động và phòng hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty. Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty.Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc.
- Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu, phân tích phát triển thị
trường, vạch ra những chiến lược kinh doanh, tìm hiểu thị hiếu người tiêu dùng. Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh về cơ cấu sản phẩm, giá cả và những mặt hàng bán trong tương lai giúp Giám đốc có kế hoạch sản xuất, định hướng sản xuất và dự báo những sản phẩm có thế phát triển.
- Phòng tài chính kế toán: là phòng có chức năng nhiệm vụ giúp Giám
đốc trong công tác hạch toán, xác định giá thành sản phẩm, tình hình sản phẩm tiêu thụ. Giúp Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, nắm được kết quả kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty hàng ngày; quản lý tiền, phân tích toàn bộ tình hình kiểm tra giám sát việc thực hiện công tác kế toán tài chính theo đúng quy định của Nhà nước. Phối hợp với các phòng ban trong Công ty để cùng hoàn thành công việc được giao; Đề nghị lãnh đạo Công ty: Khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc và các quyền lợi khác đối với tập thể và các cá nhân thuộc phòng quản lý.
- Phòng kế hoạch, kỹ thuật: là sự sát nhập của 2 phòng kế hoạch đầu tư và
phòng kỹ thuật. Phòng có trách nhiệm nghiên cứu lập kế hoạch sản phẩm, nghiên cứu về đầu tư mới, tham mưu cho Giám đốc ra quyết định sản xuất. Đồng thời có trách nhiệm xây dựng quy trình công nghiệp, xây dựng quy chế phân loại sản phẩm, kiểm tra máy móc thiết bị, kiểm tra nghiệm thu phụ tùng khi nhập kho. Cải tiến khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm .
Ngoài những bộ phận quan trọng trên còn có bộ phận phòng bảo vệ.
Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo an ninh và an toàn trong Công ty.
Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong trường.
Như vậy là bộ máy quản lý của Công ty khá gọn nhẹ nhưng vẫn có thể đảm bảo tốt các yêu cầu công việc của Công ty. Tuy nhiên ta cũng thấy rằng công việc của giám đốc Công ty là nặng nề. Do vậy mà giám đốc nên san sẻ bớt công viêc hoặc uỷ nhiệm công việc cho 2 phó giám đốc.