5. Kết cấu đề tài
4.2.1. Khắc phục vấn đề chậm trễ
Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Nguyên nhân chủ yếu là do yếu tố con người, nhân viên nhận chứng từ mắc nhiều thiếu sót. Để khắc phục vấn đề chậm trễ, có một số giải pháp sau:
- Cần có một đội ngũ nhân viên tư vấn, am hiểu về các nghiệp vụ trong quy trình giao nhận. Nắm vững kiến thức về các hoạt động của Công ty, Incoterm, về giá cả trên thị trường, về thuế xuất nhập khẩu…Vì đối với những khách hàng ít kiến thức về xuất nhập khẩu, nhân viên thường phải mất thời gian để diễn giải, phân tích cho khách hàng để họ hiểu và tin tưởng khi chọn Công ty. Một đội ngũ nhân viên tư vấn tốt sẽ giúp cho bước này được giảm thời gian.
- Cần liệt kê ra danh sách các chứng từ cần thiết và những điều cần kiểm tra trong các chứng từ đó. Khi nghiệp vụ bắt đầu, chỉ cần lấy tài liệu đó ra để đối chiếu và thực hiện, như vậy sẽ nhanh chóng và chính xác hơn. Khi gửi thông tin cho khách hàng để họ chuẩn bị chứng từ cũng sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
61
Bảng 4.1: Ví dụ các loại chứng từ cần kiểm tra STT
Loại chứng từ cần kiểm
tra
Số
lượng Nội dung cần kiểm tra
Căn cứ kiểm tra 1 Hợp đồng ngoại thương (Sale contract) 1 bản sao - Tên hàng.
- Mô tả hàng hóa (Số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại) - Thời gian, địa điểm giao hàng - Phương thức giao hàng
- Phương thức thanh toán - Chứng từ được yêu cầu
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương làm cơ sở, căn cứ để kiểm tra các loại chứng từ khác 2 Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) 1 bản chính
- Thông tin người gửi, người nhận. - Mô tả hàng hóa (Số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại) - Thời gian, địa điểm giao hàng - Phương thức giao hàng
- Phương thức thanh toán
Các nội dung cần kiểm tra phải giống trên hợp đồng (hoặc L/C) 3 Vận đơn (Bill of Lading) 1 bản sao - Chữ kí của người phát hành.
- Phải có “Ship on board/On board/Clean on board”
- Thông tin người gửi, người nhận, người được thông báo.
- Thông tin hàng hóa.
- Cảng bốc hàng và dỡ hàng - Cước phí
- Số L/C (nếu có)
Kiểm tra các nội dung này khớp với hợp đồng (hoặc L/C) 4 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) 1 bản chính
- Thông tin người gửi, người nhận. - Cảng đi, cảng đến.
- Mô tả hàng hóa. - Số L/C (nếu có)
Nội dung kiểm tra dựa trên hợp đồng (hoặc L/C)
62
- Nhân viên chứng từ là người đặc biệt quan trọng, cần là người có tính kỹ lưỡng. Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin xem đã đủ, đúng hay chưa; nếu phát hiện ra sai sót cần biết chính xác nguyên nhân gây ra lỗi sai để có thể sửa chữa một cách nhanh chóng.