5. Kết cấu đề tài
3.1.4 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty
3.1.4.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty
Sơ đồ 3.1: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty
Tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng
Hỏi cước phí + báo giá khách hàng
Thực xuất tờ khai Giao hàng cho hãng tàu Đàm phán ký kết hợp đồng
Chuẩn bị và phát hành vận đơn Làm thủ tục thông quan
Gửi booking cho khách hàng + Chuẩn bị chứng từ Đặt chỗ với hãng tàu
Liên hệ với đại lý nước ngoài
41
3.1.4.2 Diễn giải chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
❖ Bước 1: Tiếp nhận và xử lý thông tin của khách hàng
Khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra một cách chi tiết và cẩn thận về sự thống nhất và hợp lệ giữa các chứng từ. Công việc này vô cùng quan trọng bởi nếu có sự sai lệch hoặc không hợp lệ giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng ký tờ khai, và việc điều chỉnh lại chứng từ sẽ rất mất thời gian và tốn chi phí.
Bộ chứng từ gọi là hợp lệ nếu tất cả nội dung hàng hóa trên tất cả chứng từ như hợp đồng, bản kê chi tiết…đều thống nhất với nhau. Nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin từ khách hàng như sau:
• Đặc điểm lô hàng (tên mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói, thời gian đóng hàng,
đi ̣a điểm đóng hàng…): căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại Container phù hợp, các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ: hàng khô thì chọn loại cont khô 20’ hoặc 40’, giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, khử trùng….
• Cảng đi, cảng đến: yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước thấp và ngược lại.
• Hãng tàu: nếu khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ hãng tàu mà họ thích thì bộ phận kinh doanh xem xét và báo giá cước của hãng tàu đó; nếu họ không yêu cầu thì nhân viên kinh doanh tư vấn cho khách hàng một số hãng tàu mà công ty làm đại lý để được cước phí rẻ nhất.
• Thời gian dự kiến xuất hàng: để công ty sắp xếp lịch trình tàu chạy cho phù hợp. • Thông tin của khách hàng (tên doanh nghiê ̣p, đi ̣a chỉ, số điê ̣n thoại, mã số thuế) để
42
Việc tiếp nhâ ̣n và xử lý thông tin khách hàng của công ty thường qua thư điện tử hoă ̣c điê ̣n thoa ̣i nên rất nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại rất thuận tiện cho cả hai bên.
Bước 2: Hỏi cước phí và báo giá khách hàng
Căn cứ thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh liên hệ với hãng tàu để hỏi giá cước, lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy. Ví dụ: Hãng tàu OOCL, ZIM Line… có thế mạnh trên các tuyến đi Châu Âu và Châu Mỹ. Hãng tàu Wanhai, Evergreen, NYK có thế mạnh trên tuyến đi Châu Á.
Chào giá cho khách hàng: nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành báo giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả, lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
❖ Bước 3: Đàm phán, kí kết hợp đồng
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) cho nhân viên kinh doanh để xác nhận lại thông tin: người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container, ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy….
Sau khi nhận được Booking request thì nhân viên kinh doanh sẽ đến gặp khách hàng kí hợp đồng dịch vụ giao nhận giữa khách hàng và công ty Marine Sky Logistics, đồng thời nhận các giấy tờ cần thiết. Bước ký hợp đồng giao nhận này rất quan tro ̣ng giúp cho việc làm hàng đơn giản hơn về mặt hàng pháp lý rất nhiều. Khi xảy ra vấn đề tranh chấp về sau thì cả hai bên sẽ căn cứ vào hợp đồng để giải quyết những tranh chấp đó.
43
❖ Bước 4: Đặt chỗ với hãng tàu
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên yêu cầu đặt chỗ (Booking request) của khách hàng để gửi Booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Bao gồm những thông tin sau: cảng đi, cảng đến, số lượng container, loại container, tên hàng, ngày tàu chạy, nơi đóng hàng hóa.
Nhận được yêu cầu đặt chỗ của nhân viên kinh doanh; các hãng tàu, đại lý sẽ phát hành Booking confirmation với những chi tiết mà nhân viên kinh doanh yêu cầu. Sau đó nhân viên kinh doanh gửi Booking cho nhân viên giao nhận.
❖ Bước 5: Gửi Booking cho khách hàng và chuẩn bị chứng từ:
Thông báo với khách hàng về lịch tàu
Sau khi có xác nhận của hãng tàu (Booking confirmation), nhân viên kinh doanh sẽ gửi Booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển của Công ty thì nhân viên giao nhận đem Booking đến văn phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy cont rỗng, phòng điều độ cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận Packing list cont, seal tàu, vị trí cấp cont, lệnh cấp cont có chữ ký của điều độ cảng cho phép lấy cont rỗng. Nhân viên giao nhận giao các chứng từ trên và seal tàu cho tài xế kéo xe container tới bãi chỉ định của hãng tàu, xuất trình lệnh cấp cont rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho thương vụ bãi và lấy cont rỗng vận chuyển đến kho của người xuất khẩu đóng hàng vào cont.
Chuẩn bị chứng từ
Nhân viên giao nhận chủ động liên hệ với chủ hàng, yêu cầu chủ hàng gửi qua email bản sao hoặc scan bản chính gồm:
44 - Hóa đơn thương mại (invoice).
- Bản chi tiết đóng gói hàng hóa (packing list).
- Giấy phép xuất khẩu (nếu có đối với mặt hàng cần giấy phép xuất khẩu). - Mã số thuế, booking để tiến hành kiểm tra và khai báo hải quan điện tử.
Sau khi có được các chứng từ và thông tin trên nhân viên giao nhận phải kiểm tra chi tiết về nội dung của các chứng từ trên, nếu có sai sót nào gọi điện thoại ngay cho khách hàng để chỉnh sửa sao cho phù hợp với việc khai báo hải quan điện tử.
❖ Bước 6: Làm thủ tu ̣c thông quan
Bước 6.1: Truyền số liệu qua mạng
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUSKD” để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu gửi thành công, hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây.
➢ Hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho người xuất khẩu, 01 bản dành cho hải quan lưu)
- Hợp đồng ngoại thương: 01 bản chính
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản chính
- Bản kê chi tiết hàng hóa
- Vận đơn (B/L) (sẽ nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư)
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: 01 bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
Lưu ý: Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng lý kiểm dịch, hồ sơ gồm có :
- 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật
45 - Hợp đồng ngoại thương (sao y)
- 1 invoice (bản chính) - 1 packing list (bản chính)
- Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có)
- Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư)
Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Khi hàng đã về đến cảng, nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container và tiến hành kiểm tra hàng. Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn. chứng thư này là chứng nhận tình trạng của hàng hóa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Hàng hóa sẽ được kiểm tra theo luồng (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).
Lưu ý :
- Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó. - Khi lên tờ khai hàng hóa đòi hỏi phải có độ chính xác cao cụ thể:
- Nếu tên hàng không phù hợp hoặc số lượng sai so với thực tế thì sẽ không được nhận hàng.
- Chi tiết hàng hóa không phù hợp, tên bill hoặc số container sai thì hải quan sẽ không cho thông quan.
- Mã HS (mã số thuế hàng hóa) sai thì dẫn tới thuế suất đánh trên hàng hóa đó sẽ không đúng gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Bước 6.2: Làm thủ tục hải quan tại cảng
Chia thành 2 trường hợp:
46
Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
- Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
- Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai Hải Quan, packing list đến cảng
- Ở cảng Cát Lái có các máy tính được để trước cửa, nhân viên giao nhận đánh số tờ khai vào dòng thứ nhất và đánh số 1 vào dòng thứ hai, sau đó ấn enter, hệ thống máy tính sẽ hiện ra cửa tiếp nhận hồ sơ số bao nhiêu. Nhân viên giao nhận tiến hành chuyển bộ hồ sơ cho nhân viên hải quan.
- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợpvới chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.
- Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
(Khi nộp tờ khai nhân viên giao nhận sẽ mất phí kẹp vô tờ khai có thể từ 50.000 đến 200.000đ, hoặc có thể nhiều hơn tùy trường hợp).
Trả tờ khai
- Hải quan chỉ kiểm tra sơ bộ của tờ khai có đúng với những gì đã khai hay không và đóng dấu thông quan xuất khẩu lên 2 tờ khai và trả 1 tờ khai cho nhân viên giao nhận.
Thanh lý hải quan bãi
- Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến Hải quan thanh lý hàng xuất ở Cát Lái để thanh lý.
- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.
- Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí. - Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
47
(Khi thanh lý nhân viên giao nhận sẽ mất phí chi cho Hải quan thanh lý là 10.000đ/1 cont)
Vào sổ tàu hàng xuất
Nhân viên giao nhận đem tờ khai đã thanh lý và phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu đến vị trí vô sổ tàu đưa cho nhân viên ở đó. Sau khi kiểm tra trên hệ thống, nhân viên vô sổ tàu trả ra 2 liên, nhân viên giao nhận kiểm tra các thông tin về số cont, số seal, tên tàu, số chuyến có đúng với booking không sau đó ký vào và giữ lại liên màu vàng, trả lại liên trắng
Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
➢ Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
- Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
- Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu, 2 tờ khai Hải Quan, Hợp đồng thương mại (sao y), Invoice (bản chính), Packing list (bản chính).
- Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợpvới chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.
- Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa.
Kiểm hóa hàng xuất
- Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.
- Nhân viên giao nhận phải chủ động liên hệ với hải quan phân kiểm hoặc xem thông tin trên bảng điện tử để xem ai sẽ kiểm tra hàng của mình, sau đó liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
48
- Xuống bãi tìm container của mình, sau đó gọi điện thoại cho hải quan kiểm hóa nói là hàng của mình đã có trong bãi, mời anh (chị) xuống xem kiểm tra. Khi hải quan kiểm hóa tới, nhân viên giao nhận tiến hành mở cửa container, cắt bao bì đóng gói mở hàng hóa, hải quan sẽ tiến hành xem hàng có đúng với những gì đã khai hay không.
- Nếu hàng hóa đúng với những gì đã khai trên tờ khai, hải quan kiểm hóa bấm seal kiểm hóa và nhân viên giao nhận bấm seal tàu và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.
Trả tờ khai
Hải quan sau khi kiểm tra sẽ trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm: 1 tờ khai, Hợp đồng thương mại (sao y), Invoice (bản chính), Packing list (bản chính)
Thanh lý hải quan bãi
- Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai chínhvà bản sao
- Nhân viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.
- Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
Vào sổ tàu hàng xuất
- Nhân viên giao nhận đem tờ khai đã thanh lý và phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu đến vị trí vô sổ tàu đưa cho nhân viên ở đó. Sau khi kiểm tra trên hê thống, nhân viên vô sổ tàu trả ra 2 liên, nhân viên giao nhận kiểm tra các thông tin về số cont, số seal, tên tàu, số chuyến có đúng với booking không sau đó ký vào và giữ lại liên màu vàng, trả lại liên trắng.
- Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Việc xác nhận các loại chứng từ để thông quan phải thông qua nhiều người nên
49
tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
❖ Bước 7: Giao hàng cho hãng tàu
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp Container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lệnh lấy Container, đồng thời nhận bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của người điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ đưa bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất cảng đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng (theo trên booking confirm) và đóng phí hạ container cho