Sau khi đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty với tư cách là bên nhập khẩu phải thực hiện đầy đủ các điều khoản đã được quy định trong hợp đồng. Phòng Kinh doanh máy sẽ chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện hợp đồng theo trình tự sau:
Nguồn: Tự khảo sát
Hình 4.1 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm hàng hoá Thanh toán Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Làm thủ tục hải quan Nhận hàng
4.1.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Đối với các mặt hàng Công ty hiện đang nhập khẩu để kinh doanh thì Công ty không phải xin giấy phép nhập khẩu vì đã đăng ký ngành nghề kinh doanh trong giấy phép đăng ký kinh doanh.
4.1.3.2 Thuê phương tiện vận tải
Theo hợp đồng giữa hai bên, lô hàng nay được nhập khẩu theo điều khoản CFR (Cost and Freight) nên bên bán phải chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải. Theo hợp đồng thì:
− Cảng chất hàng (Loading port): Cảng Tokyo, Nhật Bản − Cảng đến (Destination port): Cảng Cát Lái
− Thời gian giao hàng (Time of shipment): chậm nhất là ngày 11/11/2013
− Giao hàng từng phần (Partial shipment): Allow − Trung chuyển (Transshipment): Allow
4.1.3.3 Mua bảo hiểm
Lô hàng được nhập theo điều kiện CFR nên bên bán không có trách nhiệm mua bảo hiểm, do đó để hạn chế tổn thất trong trường hợp xảy ra rủi ro, Primexco có thể chủ động mua bảo hiểm cho hàng hoá. Tuy nhiên, trong trường hợp này, Primexco không mua bảo hiểm cho lô hàng nhập khẩu.
CFR (Tiền hàng và Cước phí) là một điều kiện Incoterms mà trong đó, người bán có nghĩa vụ thuê và trả phí phương tiện vận tải để chuyển hàng đến cảng đích, mọi rủi ro và tổn thất hàng hoá kể từ khi hàng được chuyển qua lan can tàu ở cảng bốc sẽ do người mua chịu trách nhiệm. Điều kiện này khá giống với CIF (Tiền hàng, Bảo hiểm và Cước phí), tuy nhiên đối với điều kiện CIF, người bán còn bắt buộc phải mua bảo hiểm cho lô hàng. Thông thường, nếu nhập khẩu bằng điều kiện CFR, để hạn chế tổn thất trong trong quá trình vận chuyển, nhà nhập khẩu sẽ chọn mua bảo hiểm cho lô hàng theo các điều kiện bảo hiểm thích hợp.
Đối với tính chất của hàng hoá mà Primexco nhập khẩu là máy in offset, có giá trị cao và do là máy móc nên dễ dàng hư hỏng nếu gặp nước hoặc va chạm mạnh, không mua bảo hiểm cho hàng hoá sẽ làm Công ty có khả năng chịu tổn thất rất lớn. Với nhiều đơn hàng trước, Công ty thường nhập khẩu bằng điều kiện CIF, nhưng lần này, do không đàm phán được với đối tác về vấn đề bảo hiểm nên phải nhập khẩu theo CFR. Không mua bảo hiểm tuy có
thể tiết kiệm được một phần chi phí, nhưng lại là một lựa chọn không an toàn cho hàng hoá là máy móc, đây là hạn chế lớn nhất của Công ty trong quy trình nhập khẩu này.
4.1.3.4 Thanh toán
Do Cuulong Trading là đối tác có quan hệ thương mại lâu năm với Primexco, nên dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, lô hàng được thanh toán bằng hình thức T/T với hai lần trả:
− Thanh toán lần 1: Bên mua trả cho bên bán JPY4,100,000 (một nửa giá trị lô hàng) ngay sau khi nhận được B/L copy do bên bán gửi.
− Thanh toán lần 2: Bên mua trả phần còn lại là JPY4,100,000 cho bên bán trong vòng 90 ngày kể từ khi B/L có hiệu lực (ngày 8/12/2013).
4.1.3.5 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Bộ chứng từ rất quan trọng đối với việc thanh toán và nhận hàng, cần được xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng để tránh những trở ngại trong quá trình giao dịch. Bộ chứng từ cần đầy đủ và đồng nhất với nhau, trong trường hợp này bao gồm:
− Hợp đồng thương mại (Contract): PR-CL131102, lập ngày 17/10/2013 − Hoá đơn thương mại (Commercial invoice): PHK131102PR
− Vận đơn đường biển (B/L): OOLU3084328790 − Phiếu đóng gói (Packing list): 2 containers
Do hàng hoá là máy móc đã qua sử dụng nên trường hợp này không cần C/O, người kiểm tra xuất xứ của hàng hoá là hải quan.
4.1.3.6 Làm thủ tục hải quan và nhận hàng
Hiện nay, Primexco khai báo hải quan bằng hình thức hải quan điện tử, mẫu tờ khai là HQ/2012-TKĐTNK, quy trình thủ tục hải quan điện tử được thực hiện theo các bước sau:
− Bước 1: Lập tờ khai hải quan. Công ty sử dụng các phần mềm có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận tờ khai của Hải quan. Ngoài việc khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai, Công ty bắt buộc phải có những chứng từ kèm theo là hợp đồng, hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói,...
− Bước 2: Nhận kết quả tờ khải hải quan. Sau khi nộp tờ khai, Công ty sẽ nhận được thông tin phản hồi từ Hải quan về số tờ khai và kết quả phân luồng.
Đối với lô hàng nhập khẩu này, số tờ khai là 166108, kết quả phân luồng là luồng đỏ, tức Công ty phải mang hồ sơ giấy lên đơn vị Hải quan để kiểm tra chi tiết và kiểm tra thực tế hàng hoá.
Sau khi thực hiện hai bước trong quy trình làm hải quan điện tử, Công ty in tờ khai để đi nhận hàng.