GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MÁY IN CỦA PRIMEXCO
5.1 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU
Quy trình nhập khẩu hiện nay của Công ty như đã phân tích ở phần trên đã tương đối hợp lý và đầy đủ đối với một doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, quá trình này cần được ngày càng nâng cao để hoạt động nhập khẩu có thể diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn, tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí. Một trong những vấn đề rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu là vấn đề về bảo hiểm; với những điều kiện nhập khẩu mà bên xuất khẩu không chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và rủi ro đã được chuyển giao cho bên nhập khẩu trong quá trình hàng hoá được vận chuyển, thì mua bảo hiểm cho hàng hoá là cách tốt nhất để giảm thiểu tổn thất nếu có rủi ro xảy ra cũng như tạo tâm lý an tâm cho doanh nghiệp.
Trường hợp điển hình của Công ty là đơn hàng đã được nhắc đến trong phần phân tích. Với một đơn hàng có giá trị nhập khẩu đến 1,7 tỷ đồng thì mua bảo hiểm là một khoản chi rất nhỏ để đảm bảo an toàn cho số tiền phải bỏ ra nếu xảy ra tổn thất, nhưng Công ty lại không lựa chọn phương án này. Vấn đề này nên được tính toán kỹ lưỡng hơn trong những hoạt đồng sau này, do rủi ro là điều không thể lường trước được.
Việc nhập khẩu bằng điều kiện CFR không có có bảo hiểm cũng là một trong những hệ quả của việc yếu thế trong đàm phán, do đó Công ty có thể nâng cao tiếng nói của mình trong hoạt động đàm phán bằng cách nghiên cứu kỹ về các điều kiện ngoại thương trước khi ký kết hợp đồng để tránh nhận những thoả thuận bất lợi từ phía đối tác. Ngoài ra, có thể thường xuyên cho các nhân viên trực tiếp đảm nhiệm các hoạt động nhập khẩu tham gia các khoá học về nghiệp vụ để cập nhật và nâng cao kỹ năng chuyên môn, giúp quá trình nhập khẩu thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn.
Mặt khác, các thủ tục hải quan và thanh toán, nhận hàng phải được thực hiện một cách thành thạo và chính xác để tránh mất thời gian và gây các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
5.2 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HÀNG HOÁ VÀ DỊCH VỤ
Máy in offset là sản phẩm có kết cấu phức tạp, đòi hỏi một trình độ kỹ thuật nhất định để có thể kiểm tra, sửa chữa. Do đó, để tạo niềm tin lâu dài đối với khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ của Công ty, nhà quản lý cần
tổ chức bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị định kỳ cho khách hàng sử dụng máy. Để thực hiện tốt công việc này, Công ty cần một đội ngũ công nhân viên có trình độ kỹ thuật cao và có hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực này. Các nhà quản lý cấp cao có thể tổ chức tham quan, học hỏi kinh nghiệm tại nước xuất khẩu cho các nhân viên đảm nhiệm hoạt động bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị trực tiếp tham gia.
Định hướng rõ rằng giải quyết các vấn đề của khách hàng quan trọng hơn bán hàng và cho khách hàng cảm thấy các sản phẩm từ máy in do Công ty cung cấp tạo ra nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh của họ: điều tra nhu cầu của khách hàng ở hiện tại và tương lai, tạo ra hoạt động phổ cập kiến thức về máy in offset cho khách hàng nhằm làm họ thấy các sản phẩm in offset có thể thoả mãn những nhu cầu đó tốt hơn và mang tính kinh tế hơn máy in kỹ thuật số như thế nào, tập trung vào độ bền và tính thẩm mĩ cao hơn máy in kỹ thuật số của máy in offset, cùng với chi phí thấp hơn máy in kỹ thuật số với số lượng in lớn hơn.
5.3 CẢI THIỆN CƠ CẤU MẶT HÀNG VÀ THỊ TRƯỜNG NHẬP KHẨU
Ngoài duy trì mối quan hệ lâu dài với những đối tác cũ ở các thị trường nhập khẩu truyền thống đã phân tích ở phần trên, hoạt động nghiên cứu thị trường sẽ giúp Công ty tìm ra những thị trường mới có tiềm năng, làm đa dạng thị trường nhập khẩu và góp phần đổi mới hoạt động của Công ty. Điều này đòi hỏi Công ty có bộ phận nghiên cứu thị trường riêng biệt, nhưng với nguồn nhân lực hiện tại, phòng Kinh doanh máy chỉ có 9 nhân viên ở thành phố Hồ Chí Minh và 5 ở chi nhánh Hà Nội thì cần phân công nhiệm vụ rõ ràng để có thể hoạt động hiệu quả.
Bên cạnh đó, với mặt hàng chủ đạo là máy in offset, để hoạt động kinh doanh được lâu bền thì Công ty cũng nên nghiên cứu, tìm hiểu những loại máy khác sử dụng trong công nghiệp in ở Việt Nam và thế giới để nắm bắt xu hướng tiêu dùng của ngành. Hiện nay, tuy in offset vẫn là công nghệ được sử dụng phổ biến nhất trong ngành in ở nước ta, nhưng theo khảo sát của VPA (2013) thì nguồn vốn đầu tư vào loại máy này đang có dấu hiệu chững lại, do đó, để đa dạng hoá mặt hàng và nâng cao thị phần của Công ty trong lĩnh vực nhập khẩu ngành in, Công ty nên tìm ra sản phẩm có khả năng thay thế, nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng và chủ động nhập khẩu khi khách hàng có nhu cầu. Ngoài thực hiện các hoạt động khảo sát, nghiên cứu thị trường một cách thụ động, Công ty có thể gửi nhân viên ra các thị trường tiềm năng để khảo sát xu hướng thay đổi của thế giới, tiếp cận công nghệ hay tìm nhà cung ứng mới.
5.4 GIẢM CHI PHÍ NHẬP KHẨU
Theo phân tích ở mục 4.3, chi phí là nhân tố cấu thành giá bán hàng hoá nhập khẩu, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của Công ty, do đó chi phí cũng là một trong những yếu tố quan trọng có thể giảm để làm tăng lợi nhuận nhập khẩu. Công ty có thể giảm chi phí nhập khẩu bằng cách lựa chọn và nghiên cứu kỹ lưỡng về hàng hoá và nhà cung ứng, lựa chọn phương thức thuê tàu cũng như mua bảo hiểm hợp lý; tổ chức công tác đón nhận hàng hoá chu đáo và kịp thời để giảm chi phí lưu kho lưu bãi; kiểm tra và bảo quản hàng hoá nghiêm túc để có những phản hồi kịp thời với phía nhà cung ứng, tránh đưa những mặt hàng kém chất lượng vào kinh doanh.
Ngoài ra, nên xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn Công ty do giảm chi phí không phải là vấn đề của riêng các lãnh đạo cấp cao, mà đây là vấn đề được đặt ra cho toàn doanh nghiệp, đòi hỏi tất cả các thành viên trong Công ty cùng quan tâm. Giảm chi phí không chỉ là giảm các khoản chi phí lớn, mà hoạt động của từng cá nhân cũng có thể giúp Công ty giảm được những khoản phí không cần thiết.
5.5 MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHÁC
Như đã phân tích, tỷ giá ảnh hưởng rất nhiều đối với một doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên việc theo dõi diễn biến tỷ giá cũng là hoạt động không kém phần quan trọng. Tuy tỷ giá là đại lượng thay đổi thường xuyên, nhưng nắm được diễn biến tỷ giá và nghiên cứu xu hướng thay đổi của tỷ giá trong tương lai giúp Công ty lựa chọn thời điểm và mặt hàng nhập khẩu thích hợp hơn, tránh ảnh hưởng tiêu cực của biến động tỷ giá và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Khách hàng của Công ty hiện nay đa số là những doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh cùng với một số ít ở Hà Nội mặc dù Công ty hoàn toàn có khả năng mở rộng kinh doanh. Do đó, có thể chủ động tìm kiếm khách hàng ở các tỉnh thành lớn, có ngành in phát triển nhanh như Đà Nẵng, Bình Dương hay Đồng Nai, một cách trực tiếp hay gián tiếp. Trong trường hợp hoạt động hiệu quả thì điều này sẽ góp phần rất lớn trong tăng trưởng của Công ty.
Hiện nay, tiêu chí ngoại ngữ khi tuyển dụng nhân viên của Công ty vẫn là tiếng Anh, trong khi đó, thị trường nhập khẩu chủ yếu hiện nay lại là Nhật Bản và cơ cấu thị trường vẫn đang thay đổi rất chậm. Để có những thay đổi tích cực trong nguồn nhân lực, Công ty nên tuyển những nhân viên thông thạo tiếng Nhật thay vì thuê các thông dịch viên, do nhân viên sử dụng được tiếng Nhật và nắm được các kỹ năng chuyên ngành sẽ linh động hơn trong quá trình đàm phán. Bên cạnh đó, văn hoá cũng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt
động đàm phán. Người Nhật Bản có lòng tự hào dân tộc rất cao, do đó sử dụng tiếng Nhật trong quá trình đàm phán mà không cần thông dịch viên sẽ làm tăng giá trị của Công ty, đồng thời gây thiện cảm với đối tác, dễ dàng đạt được những thoả thuận tốt nhất cho Công ty.