Tổ Chức Công Tác Kế Toán Doanh Nghiệp - Trƣờng đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh - Khoa kế toán - kiểm toán. Bộ môn hệ thống thông tin kế toán - Nhà xuất bản Phƣơng Đông. Trong Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa tác giả còn chia những nhân tố sau:
a)Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp
a.1) Xác định nhu cầu thông tin: Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng nhu cầu thông tin trung thực, hợp lý dáng tin cậy cho đối tƣợng sử dụng thông tin. Do đó khi tiến hành tổ chức công tác kế toán việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có ý nghĩa quan trọng.Xác định nhu cầu thông tin của doanh nghiệp làm sơ sở cho việc xác định các đối tƣợng kế toán trong doanh nghiệp, tổ chức vận dụng chế độ kế toán và vận dụng các phƣơng pháp kế toán phù hợp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán. a.2) Xây dựng danh mục đối tƣợng kế toán: Đối tƣợng kế toán là tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các đối tƣợng kế toán đƣợc xác định dựa trên yêu cầu thông tin đƣợc cung cấp, bên cạnh đó cần xác định các đối tƣợng quản lý chi tiết có liên quan.
a.3) Tổ chức chứng từ kế toán:Khi các đối tƣợng kế toán có các biến
động tăng giảm cần phải có phƣơng pháp và cách thứctheo dõi ghi chép các biến động. Chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tín phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản, Điều 4- Luật Kế toán).
Căn cứ hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải đƣợc thể hiện đầy đủ sau đó sẽ phân loại chứng từ và tạo điều kiện tốt cho việc ghi sổ kế toán.
a.4) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:Vận dụng hình thức kế toán
tuân thủ chế độ sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm quản lý doanh nghiệp.
a.5) Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán: Việc vận dụng các
hình thức kế toán cần tuân thủ chế độ sổ sách kế toán và phải phù hợp với các đặc điểm quản lý của doanh nghiệp. Khi tiến hành tooe chức kế toán trong điều kiện tin học hóa, sổ sách là các kết quả cuối cùng do phần mềm kế toán in ra, do đó cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức cuae sổ sách kế toán theo quy định của chế độ kế toán.
a.6) Các chính sách kế toán khác: Trong điều kiện tin học hóa công tác
kế toán, các chính sách, phƣơng pháp kế toán cần đƣợc trình bày đầy đủ, rõ ràng nhằm thuận tiện cho việc đánh giá, lựa chọn phần mềm hoặc viết chƣơng trình kế toán. Các chính sách bao gồm: Phƣơng pháp kê khai hàng tồn kho; phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho; phƣơng pháp tính giá TSCĐ; Phƣơng pháp hạch toán ngoại tệ.
a.7) Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán:Căn cứ vào yêu cầu thông tin để xác định các báo cáo kế toán cần cung
cấp. Báo cáo kế toán gồm tất cả các hình thức cung cấp thông tin kế toán có thể ở dạng giấy hoặc kết xuất dạng files Execl, PDF,… Thông tin mà hệ thống kế toán báo cáo có thể nằm trong các sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo tài chính hay các báo nội bộ.
Ngoài hệ thống sổ sách theo quy định thì doanh nghiệp cần rất nhiều biểu mẫu khác để phục vụ cho nhu cầu thông tin. Do đó tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa, cần căn cứ nhu cầu thông tin thiết kế chi tiết các báo báo kế toán cần thiết đặc biệt là các báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp còn là căn cứ quan trọng khi đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán.
b) Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong điều kiện kế toán thủ công hay ứng dụng tin hoặc hóa. Tuy nhiên do đặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy cùng với sợ hỗ trợ của công nghệ nên sẽ có sự khác biệt hơn so với hình thức thủ công. Bên cạnh đó, cũng đặc ra những thách thức ảnh hƣởng đến việc tổ chức bộ máy kế toán đó là khả năng gian lận của nhân viên kế toán sẽ cao hơn, độ bảo mật, an toàn của thông tin. Vì vậy, bộ máy kết toán trong doanh nghiệp đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp hệ thống thông tin kế toán đáp ứng đƣợc các yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp trong việc ghi nhận, xử lý, cung cấp thông tin đảm bảo an toàn cho tài sản.
c) Tổ chức lựa chọn trang thiết bị và phần mềm kế toán
c.1) Tổ chức lựa chọn trang thiết bị: Khi lựa chọn trang thiết bị cần quan tâm đến chất lƣợng, sự hữu hiệu và hiệu quả chi phí.
c.2) Tổ chức lựa chọn phần mềm: Việc tổ chức lựa chọn phần mềm kế
toán sẽ ảnh hƣởng nghiêm trọng đến hệ thống kế toán.