TNHH MTV xăng dầu Tây Nam Bộ-CN xăng dầu Hậu Giang
3.2.1. Kế toán vốn bằng tiền 3.2.1.1. Kế toán tiền mặt 3.2.1.1. Kế toán tiền mặt a) Quy trình ghi sổ Hình 3.5: Hình thức ghi sổ TK 111 b) Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi c) Tài khoản sử dụng
Chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, biên bảng kiểm kê quỹ,
hóa đơn GTGT,… Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 111 Sổ cái tổng hợp TK 111 Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
TK 111 – Tiền mặt
+ TK 1111000000 - Tiền mặt VND
d) Nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 02/08/2016 thu 12.100.000đ tiền bán hàng từ cửa hàng
số 14 (phiếu thu số 0000001061).
Căn cứ vào phiếu thu số 0000001061(Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 12.100.000
Có TK 1312000000 12.100.000
Nghiệp vụ: Ngày 14/082016 Thanh toán tiền cƣớc viễn thông tháng
7/2016 cho Viễn Thông Hậu Giang (phiếu chi số: 0000001112).
Căn cứ phiếu chi số :0000001112 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411123000 800.000
Nợ TK 1331100000 80.000 Có TK 1111000000 880.000
Nghiệp vụ: Ngày 21/08/2016 Thay bàn phím ATC tại cửa hàng số 19
(phiếu chi số: 0000001126).
Căn cứ vào phiếu chi số: 0000001126 (Phụ lục 1), kế toán định khoản: Nợ TK 6411051800 700.000
Nợ TK 1331100000 70.000 Có TK 1111000000 770.000
e) Sổ kế toán tổng hợp
- Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000(Phụ lục 1)
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốc.
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu: + Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gốc).
+ Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc)
+ Ghi Nợ tài khoản 1111000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 1312000000, 1121073006,…)
+ Ghi Có tài khoản 1111000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 6411051800, 1331100000,...)
- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1111000000 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000.
* Sổ cái tổng hợp tài khoản 1111000000 gồm các chỉ tiêu sau:
+ Phát sinh Nợ: Lấy dòng tổng cộng số tiền (chính là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 1111000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1111000000).
+ Phát sinh Có: Lấy dòng cộng tổng số tiền (chính là tổng số phát sinh Có của tài khoản 1111000000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1111000000).
+ Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1111000000 dựa trên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
-Sổ cái tổng hợp sẽ đƣợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu của bảng chi tiết từ đó lập Báo cáo tài chính
Cuối năm, sổ cái sẽ đƣợc in ra giấy, đóng thành cuốn và lƣu tại phòng kế toán.
f) Sổ kế toán chi tiết
- Sổ chứng từ kế toán 1111000000 (Phụ lục 1)
Trình tự ghi sổ
- Hằng ngày, chứng từ gốc sau khi theo dõi số cái tổng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ chứng từ kế toán của tài khoản 1111000000.
Sổ chứng từ kế toán 1111000000 bao gồm các chỉ tiêu sau:
+ Cột Chứng từ: Mã (do kế toán qui định), Số hiệu (số thể hiện trên chứng từ gôc) và Ngày (ngày, tháng lập trên chứng từ gốc).
+ Cột Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc). + Cột Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1111000000 dựa vào chứng từ gốc.
+ Cột số tiền bên Nợ: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. + Cột số tiền bên Có: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. - Tổng số phát sinh
+ Cột Nợ (là số phát sinh Nợ TK 1111000000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
+ Cột Có (là số phát sinh Có TK 1111000000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu sổ chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu kiểm tra sổ cái tổng hợp. Nếu số liệu khớp đúng thì từ sổ cái tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính.
Sổ chứng từ kế toán đƣợc in thành quyển và lƣu tại phòng kế toán.
3.2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng a) Qui trình ghi sổ a) Qui trình ghi sổ
Chứng từ kế toán: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê ngân hàng
kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu,…)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 112 Sổ cái tổng hợp TK 112 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
Hình 3.6: Hình thức ghi sổ TK 112
b) Chứng từ sử dụng
- Giấy báo Nợ - Giấy báo Có
- Bảng sao kê ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu,...)
c) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”
- Tài khoản: 1121073006 – Tiền gửi Ngân hàng Thƣơng mại Cổ Phần Việt Nam CN Hậu Giang.
- Tài khoản: 1121073007 - Tiền gửi Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam CN Hậu Giang.
- Tài khoản: 1121073008 - Tiền gửi Ngân hàng Thƣơng mại Cổ Phần Xăng dầu Petrolimex (Tài khoản thanh toán).
- Tài khoản: 1121073009 - Tiền gửi Ngân hàng Thƣơng mại Cổ Phần Xăng dầu Petrolimex (Tài khoản thẻ).
d) Một số nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 01/08/2016 Công An Thành Phố Vị Thanh chuyển
khoản 30.000.000 đồng trả tiền hàng ngày 27/07/2016.
Căn cứ vào Giấy báo Có số 0002006448 (Phụ lục 2) kế toán định khoản: Nợ TK 1121073006 30.000.000
Có TK 1311100000 30.000.000
Nghiệp vụ: Ngày 03/08/2016 Cty TNHH Hồng Phát chuyển khoản
5.000.000 đồng trả tiền hàng ngày 26/07/2016.
Căn cứ vào giấy báo có số 0002006451 (Phụ lục 2), kế toán định khoản: Nợ TK 1311000000 5.000.000
Nghiệp vụ: Ngày 29/08/2016 Số tiền 145.000.000 đồng từ phải thu khác
đƣợc chuyển vào Ngân hàng TMCP xăng dầu Petrolimex để bổ sung lƣơng 02/9/2016.
Căn cứ vào giấy nộp tiền 0002007433 (Phụ lục 2), kế toán định khoản: Nợ TK 1121073008 145.000.000 Có TK 1388800000 145.000.000 e) Sổ sách kế toán tổng hợp - Sổ cái tổng hợp 1121073006(phụ lục 2) - Sổ cái tổng hợp 1121073008(phụ lục 2) Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (giấy báo Nợ, Có,..), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốc.
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1121073006, 1121073008 gồm các chỉ tiêu:
+ Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gốc).
+ Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc)
+ Ghi Nợ tài khoản 1121073006, 1121073008: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 1311100000, 1388800000,…)
+ Ghi Có tài khoản 1121073006, 1121073008: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 1311000000, 3338100000,...)
- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1121073006, 1121073008 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản1121073006, 1121073008. * Sổ cái tổng hợp tài khoản 1121073006, 1121073008 gồm các chỉ tiêu sau: + Phát sinh Nợ: Lấy dòng tổng cộng số tiền (chính là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 1121073006, 1121073008 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1121073006, 1121073008).
+ Phát sinh Có: Lấy dòng cộng tổng số tiền (chính là tổng số phát sinh Có của tài khoản 1121073006, 1121073008 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1121073006, 1121073008).
+ Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1121073006, 1121073008 dựa trên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Cuối năm, sổ cái sẽ đƣợc in ra giấy, đóng thành cuốn và lƣu tại phòng kế toán.
f) Sổ kế toán chi tiết
- Sổ chứng từ kế toán 1121073006 (Phụ lục 2) - Sổ chứng từ kế toán 1121073008 (Phụ lục 2)
Trình tự ghi sổ
- Hằng ngày, chứng từ gốc sau khi theo dõi số cái tổng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ chứng từ kế toán của tài khoản 1121073006, 1121073008.
Sổ chứng từ kế toán 1121073006, 1121073008 bao gồm các chỉ tiêu sau:
+ Cột Chứng từ: Mã (do kế toán qui định), Số hiệu (số thể hiện trên chứng từ gôc) và Ngày (ngày, tháng lập trên chứng từ gốc).
+ Cột Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc). + Cột Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1121073006, 1121073008 dựa vào chứng từ.
+ Cột số tiền bên Nợ: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. + Cột số tiền bên Có: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. - Tổng số phát sinh
+ Cột Nợ (là số phát sinh Nợ TK 1121073006, 1121073008,…): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
+ Cột Có (là số phát sinh Có TK 1121073006, 1121073008,…): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu sổ chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu kiểm tra sổ cái tổng hợp. Nếu số liệu khớp đúng thì từ sổ cái tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính.
Sổ chứng từ kế toán đƣợc in thành cuốn và lƣu lại tại phòng Kế toán.
3.2.2. Kế toán các khoản phải thu 3.2.2.1. Kế toán tạm ứng 3.2.2.1. Kế toán tạm ứng
a) Quy trình ghi sổ
Hình 3.7: Hình thức ghi sổ TK 141
b) Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi,…
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 141 Sổ cái tổng hợp TK 141 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
- Phiếu chi - Phiếu thu
c) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 1411200000 “Tạm ứng”
d) Một số nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 02/08/2016 Tạm ứng 12.000.000 đ cho tài xế Nguyễn
Văn Tâm thay vỏ xe ôtô bảng số 65N-2598.
Căn cứ vào phiếu chi số 0000001062 (Phụ lục 3), kế toán định khoản: Nợ TK 1411200000 12.000.000
Có TK 1111000000 12.000.000
Nghiệp vụ: Ngày 12/08/2016 Chi 3.000.000 đ tiền mặt thanh toán tạm
ứng cho nhân viên bộ phận bán hàng của Chi nhánh đi tập huấn Phòng cháy chửa cháy.
Căn cứ vào phiếu chi số: 0000001099 (Phụ lục 3), kế toán định khoản: Nợ TK 1411200000 3.000.000
Có TK 1111000000 3.000.000
Nghiệp vụ: Ngày 29/08/2016 Thu hồi số tiền tạm ứng thay võ xe còn dƣ
của Nguyễn Văn Tâm còn dƣ số tiền 3.000.000đ.
Căn cứ vào phiếu thu 0000001142 (Phụ lục 3), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 3.000.000
Có TK 1411200000 3.000.000
e) Sổ sách tổng hợp
- Sổ cái tổng hợp 1411200000 (phụ lục 3) Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi,..), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gôc.
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1411200000 gồm các chỉ tiêu: + Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gôc).
+ Ghi Nợ tài khoản 1411200000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 1111000000)
+ Ghi Có tài khoản 1411200000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 1111000000,...)
- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1411200000 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản 1411200000.
* Sổ cái tổng hợp tài khoản 1411200000 gồm các chỉ tiêu sau:
+ Phát sinh Nợ: Lấy dòng tổng cộng số tiền (chính là tổng số phát sinh Nợ của tài khoản 1411200000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản 1411200000).
+ Phát sinh Có: Lấy dòng cộng tổng số tiền (chính là tổng số phát sinh Có của tài khoản 1411200000 đƣợc lấy từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại của tài khoản1411200000).
+ Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1411200000 dựa trên bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
-Sổ cái tổng hợp sẽ đƣợc đối chiếu, kiểm tra với số liệu của bảng chi tiết từ đó lập Báo cáo tài chính
Cuối năm, sổ cái sẽ đƣợc in ra giấy, đóng thành cuốn và lƣu tại phòng kế toán.
f) Sổ kế toán chi tiết
- Sổ chứng từ kế toán 1411200000 (Phụ lục 3) Trình tự ghi sổ
- Hằng ngày, chứng từ gốc sau khi theo dõi số cái tổng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ chứng từ kế toán của tài khoản 1411200000.
Sổ chứng từ kế toán 1411200000 bao gồm các chỉ tiêu sau:
+ Cột Chứng từ: Mã (do kế toán qui định), Số hiệu (số thể hiện trên chứng từ gốc) và Ngày (ngày, tháng lập trên chứng từ gốc).
+ Cột Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc). + Cột Tài khoản đối ứng: là tài khoản đối ứng với Nợ, Có của tài khoản 1411200000 dựa vào chứng từ.
+ Cột số tiền bên Nợ: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. + Cột số tiền bên Có: đƣợc lấy từ số tiền trên chứng từ. - Tổng số phát sinh
+ Cột Nợ (là số phát sinh Nợ TK 1411200000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
+ Cột Có (là số phát sinh Có TK 1411200000): Do phần mềm kế toán dựa trên cột số tiền.
- Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu sổ chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết rồi đối chiếu kiểm tra sổ cái tổng hợp. Nếu số liệu khớp đúng thì từ sổ cái tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo tài chính.
Sổ chứng từ kế toán đƣợc in thành cuốn và lƣu lại tại phòng Kế toán.
3.2.2.2. Kế toán phải thu khách hàng a) Quy trình ghi sổ a) Quy trình ghi sổ
Hình 3.8: Hình thức ghi sổ TK 131
b) Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn bán hàng
Chứng từ kế toán: Hợp đồng bán hàng, hợp đồng mua hàng, phiếu thu, biên bảng kiểm kế hàng,… Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ chứng từ kế toán TK 131 Sổ cái tổng hợp TK 131 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết
- Hợp đồng mua bán - Phiếu thu
- Biên bảng kiểm kê hàng - Chứng từ có liên quan khác
c) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 1311100000 - Phải thu khách hàng mua buôn/TN đầu mối - Tài khoản: 1312000000 - Phải thu cửa hàng trực thuộc
d) Một số nghiệp vụ điển hình
Nghiệp vụ: Ngày 01/08/2016 Xuất 1.600 lít dầu DO 0.005S bán cho
Công ty TNHH Huỳnh Sơn chƣa thu tiền, đơn giá 14.440 đồng/lít. Thuế suất thuế GTGT là 10%.
Căn cứ vào hóa đơn số0043678 (Phụ lục 4), kế toán định khoản: Nợ TK 1311100000 25.414.400
Có TK 5111000000 23.104.000 Có TK 3331100000 2.310.400
Nghiệp vụ: Ngày 05/08/2016 Nhận giấy báo Có Ngân hàng Nông
nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam do DNTN Hoàng Hôm trả tiền mua hàng, trị giá thanh toán 237.180.000đ mua ngày 27/07/2016.
Căn cứ vào vào Giấy báo Có 0002006525(Phụ lục 4), kế toán định khoản: Nợ TK 1121073007 237.180.000
Có TK 1311100000 237.180.000
Nghiệp vụ: Ngày 09/08/2016 Nhập quỹ 1.908.060 đ tiền mặt số tiền do
Cửa hàng số 14 chuyển trả tiền hàng. (Phiếu thu số: 0000001073)
Căn cứ vào phiếu thu số: 0000001073 (Phụ lục 4), kế toán định khoản: Nợ TK 1111000000 1.906.080
Có TK 1312000000 1.906.080
e) Sổ sách kế toán tổng hợp
- Sổ cái tổng hợp 1312000000 (Phụ lục 4)
Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu thu, chi,..), tiến hành phân loại, tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội kinh tế lập bảng tổng hợp chứng từ gốcc.
* Bảng tổng hợp chứng từ gốc tài khoản 1311100000, 1312000000 gồm các chỉ tiêu:
+ Chứng từ: Mã chứng từ (do kế toán quy định), số hiệu (lấy từ chứng từ gốc), ngày tháng chứng từ (ngày tháng trên chứng từ gốc).
+ Diễn giải: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (chứng từ gốc)
+ Ghi Nợ tài khoản 1311100000, 1312000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Có tác tài khoản khác (ví dụ: 5111000000, 3331100000,..)
+ Ghi Có tài khoản 1311100000, 1312000000: trong đó ghi tổng số tiền và ghi Nợ tài khoản khác (ví dụ: 1111000000, 1121073007,...)
- Từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại tài khoản 1311100000, 1312000000 ghi vào sổ cái tổng hợp tài khoản 1311100000, 1312000000.